Senior Project Assistant

Bravida Norge AS; Stavanger; On-site; NOK 700,000 - 850,000; Full time

Benefits offered by this job

Personlig utvikling

Fleksibel arbeidstid

Job summary

Bravida Norge AS søker en Senior Project Assistant som skal støtte prosjektdirektør i en hektisk og kompleks prosjektorganisasjon. Rollen innebærer å skape struktur rundt møter, dokumentasjon og oppfølging, og være en sentral støtte for ledelse og prosjektteamet.

Du vil jobbe tett med seniorledelse, prosjektledere, kunder og interne fagmiljøer, og bidra til effektiv arbeidshverdag, planlegging av møter og presentasjoner, samt oppfølging av fremdrift og leveranser.

Qualifications

• Erfaring fra en koordinerende administrativ eller prosjektstøttende rolle.
• Gode organisatoriske evner og sans for detaljer.
• Sterk gjennomføringsevne og evne til å følge saker helt i mål.
• Gode ferdigheter i PowerPoint, Word, Excel og andre relevante digitale verktøy.

Responsibilities

• Ha ansvaret for kalender, møtebooking og praktisk tilrettelegging for seniorledelse.
• Være en proaktiv administrativ støtte for prosjektdirektør og prosjektledelsen.
• Utarbeide møtereferater og følge opp tiltak, beslutninger og frister.
• Holde oversikt over fremdrift, milepæler og parallelle aktiviteter.
• Koordinere aktiviteter og informasjonsflyt mellom prosjektledere, interne fagmiljøer og kunder.
• Utarbeide og kvalitetssikre presentasjoner og prosjekt-/lederdokumentasjon.
• Identifisere hva som haster og prioritere oppgaver.
• Bidra til å avlaste prosjektledere og sikre en strukturert arbeidshverdag.
• Planlegge leverandørkonferanser og andre arrangementer.
• Bidra i markedsarbeid og innhold til LinkedIn.

Skills

kalenderstyring

møtekoordinering

møtereferat

tiltakoppfølging

presentasjoner

rapportering

informasjonsflyt

kunderelasjoner

Tools

PowerPoint

Word

Excel

Job description

Large Projects Norway

Bravida etablerer en ny divisjon for gjennomføring av noen av Norges mest komplekse og samfunnskritiske prosjekter. Divisjonen Large Projects Norway jobber primært med prosjekter innen infrastruktur, datasentre og nye industrisektorer.

I alle sektorer jobber vi med høy grad av digitalisering, en strukturert prosjektledelsesmetodikk og et sterkt fokus på helse og sikkerhet.

Dette er en mulighet for deg som ønsker å bidra i en satsning som skal forme hvordan store tekniske prosjekter planlegges, organiseres og gjennomføres i årene som kommer.

Les mer om satsningen og den nye divisjonen her: Bravida/large-projects-norway.

Om prosjektet

Bravida er tildelt en av Norges største tekniske installasjonskontrakter – et hyperscale datasenter på Undheim i Time kommune.

Prosjektet omfatter 80 MW effektkapasitet og ca. 70 000 m² bygningsmasse, fordelt på to sammenkoblede bygg med tilhørende infrastruktur.

Gjennom fellesforetaket DC Nordic (Bravida og Backe Industri) leveres prosjektet som en flerårig design- og build-kontrakt med ansvar for både bygg, tekniske installasjoner og prosjektledelse.

Prosjektet er allerede i gang og ferdigstilles i 2028 – og vil spille en viktig rolle i utviklingen av digital infrastruktur, sky og kunstig intelligens i Norden.

Vi søker en Senior Project Assistant som får en sentral rolle i å støtte prosjektdirektør i en hektisk og kompleks prosjektorganisasjon. Du blir en viktig ressurs for å sikre at møter, aktiviteter, beslutninger og oppfølging blir håndtert på en strukturert og effektiv måte. Som Senior Project Assistant blir du en sentral støttefunksjon for både ledelse og prosjektorganisasjonen. Du vil ha ansvar for å skape struktur rundt møter, aktiviteter, dokumentasjon og oppfølging, samtidig som du bidrar til god informasjonsflyt og fremdrift i prosjektene.

Dette er en rolle for deg som liker å ha oversikt, tar ansvar og ser hva som må gjøres – ofte før noen trenger å spørre. Du vil jobbe tett med seniorledelse, prosjektledere, kunder og interne fagmiljøer, og bidra til at både den daglige arbeidshverdagen og større prosjektaktiviteter flyter godt.

Rollen krever at du kan håndtere mange parallelle oppgaver og skifte mellom detaljer og helhet. Noen dager vil handle om kalender og møtekoordinering, mens andre vil være preget av prosjektoppfølging, presentasjoner, kundeoppfølging eller planlegging av arrangementer.

Du vil blant annet

• Ha ansvar for kalender, møtebooking og praktisk tilrettelegging for seniorledelse
• Være en proaktiv administrativ støtte for prosjektdirektør og prosjektledelsen
• Utarbeide møtereferater og følge opp actions, beslutninger og frister
• Holde oversikt over fremdrift, milepæler og parallelle aktiviteter
• Koordinere aktiviteter og informasjonsflyt mellom prosjektledere, interne fagmiljøer og kunder
• Utarbeide, strukturere og kvalitetssikre presentasjoner, rapporter og annen prosjekt- og lederdokumentasjon
• Identifisere hva som haster, prioritere oppgaver og sørge for at viktige saker blir fulgt opp
• Bidra til å avlaste prosjektledere og sikre en effektiv og strukturert arbeidshverdag
• Planlegge og koordinere leverandørkonferanser, interne aktiviteter og andre arrangementer
• Bidra i markedsarbeid, blant annet gjennom tilrettelegging av aktiviteter og innhold til LinkedIn

Vi ser gjerne at du har

• Erfaring fra en koordinerende, administrativ eller prosjektstøttende rolle
• Svært gode organisatoriske evner og sans for detaljer
• God gjennomføringsevne og evne til å følge saker helt i mål
• Erfaring med møtekoordinering, referatskriving og oppfølging av actions og deadlines
• Gode ferdigheter i PowerPoint, Word, Excel og øvrige relevante digitale verktøy
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• Erfaring med presentasjoner, dokumentasjon og annen kommunikasjon
• Erfaring med planlegging og gjennomføring av møter eller arrangementer er en fordel

Vi tror du er typen som:

Tar eierskap til oppgavene dine og evner å se hva som må gjøres, også uten at noen trenger å be deg om det. Du skaper orden og struktur, selv når det er mange oppgaver, mennesker og prosesser som skal håndteres samtidig.

Du er komfortabel med å jobbe tett på seniorledelse og har tryggheten til å følge opp, stille spørsmål og utfordre når noe ikke blir gjort eller frister står i fare for å ryke. Samtidig har du høy detaljkontroll og sans for kvalitet, samtidig som du klarer å løfte blikket og se helheten.

Du håndterer korte frister, høyt tempo og hyppige endringer uten å miste oversikten. Du kommuniserer tydelig og profesjonelt med kolleger, ledelse og kunder, og møter andre med en serviceorientert og løsningsorientert holdning. Samtidig er du tydelig, selvgående og trygg på å ta egne beslutninger.

Du trives med å være «limet» i organisasjonen – den som sørger for at mennesker, informasjon, oppgaver og aktiviteter henger sammen, og at ting faktisk blir fulgt opp og gjennomført.

Hvorfor Bravida

Bravida er en etablert og solid aktør som nå satser tungt på store og samfunnskritiske prosjekter.

Etableringen skjer trinnvis gjennom 2026 og gir deg en sjelden mulighet til å komme inn tidlig – og være med å utvikle både avdelingen og måten vi jobber på. Samtidig står våre verdier sentralt i alt vi gjør: Vi tar vare på virksomheten, tar ansvar, gjør det enkelt og er proaktive. Det er slik vi skaper fremdrift, bygger tillit og leverer resultater i komplekse prosjekter.

Her får du kombinasjonen av trygghet og påvirkningskraft, i en satsning med tydelige ambisjoner.

Interessert?

GreatPeople er Bravidas samarbeidspartner i denne satsningen og bistår med organisasjonsoppbygging og rekruttering av nøkkelkompetanse. Vi er nå i en spennende oppbyggningsfase og ønsker å komme i kontakt med aktuelle kandidater allerede nå.

Vi ser frem til å høre fra deg!