Rådgiver NTNU Konferanser

Norwegian University of Science and Technology (NTNU); Trondheim; On-site; NOK 520,000 - 700,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksibel arbeidshverdag

Pensjonsordning i Statens pensjonskass

Moderne arbeidsverktøy

Job summary

NTNU søker en strukturert rådgiver til Enhet for konferanser i Trondheim, Campus Kalvskinnet. Stillingen innebærer planlegging, veiledning og gjennomføring av nasjonale og internasjonale konferanser, med ansvar for hele prosessen fra oppstart til avslutning.

Du vil samarbeide tett med fagmiljøer og oppdragsgivere, håndtere påmeldinger, abstracts og konferansens økonomi, og sikre at arrangementene blir av høy kvalitet og avholdt som planlagt.

Qualifications

• Utdanning på minimum bachelornivå eller tilsvarende realkompetanse som kan kompensere for utdanningskravet.
• Erfaring fra relevant prosjektarbeid og/eller arrangement.
• God digital kompetanse og systemforståelse.

Responsibilities

• Rådgivning, planlegging og avklaring av tjenesteleveranse for konferanser i samarbeid med oppdragsgiver og avtalepartner.
• Oppsett av påmeldingssider med betaling og deltakerhåndtering.
• Abstracts- og paperbehandling ved vitenskapelige konferanser.
• Konferanseregnskap og budsjettoppfølging.
• Avklare, reservere og følge opp konferansested og sosialt program.
• Være bindeledd mellom konferansen og tekniske leverandører.
• Administrere konferansens sekretariat og sikre at registrering og logistikk fungerer.
• Bistå i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis.

Skills

Prosjektledelse

Konferanseplanning

Kommunikasjon

Engelsk flytende

Education

Bachelorgrad

Job description

Om stillingen

I Avdeling for utdanning er det ledig en fast stilling som rådgiver ved Enhet for konferanser. Enheten bistår NTNUs fagmiljøer og samarbeidspartnere med profesjonell planlegging og gjennomføring av nasjonale og internasjonale konferanser, og da spesielt vitenskapelige konferanser.

Ved enheten, bestående av 10 personer, får du jobbe med ulike konferanser og samarbeide tett med ulike fagmiljøer ved NTNU. Du følger konferansene fra planlegging til gjennomføring og bidrar til å skape gode møteplasser for kunnskapsdeling og faglig samarbeid.

Arbeidsmiljøet er svært godt, med stor delingskultur og samarbeidsvilje. Du får ansvar og mulighet til å utvikle deg gjennom varierte oppgaver og nye utfordringer.

Vi søker deg som er strukturert og selvgående med stor gjennomføringsevne. Du er kvalitetsbevisst og med et iboende ønske om å skape gode konferanser av høy kvalitet for NTNU.

Din nærmeste leder er enhetsleder, og ditt arbeidssted er i Trondheim, Campus Kalvskinnet. Det er ønskelig med tiltredelse så snart som mulig.

Hva går jobben ut på?

Stillingens hovedområde er planlegging, veiledning og gjennomføring av konferanser.

Som Ansatt Ved Enhet For Konferanser Må Du Like å Ta Regi Og Lede Prosjekter Fremover i Samarbeid Med Oppdragsgiver. Arbeidsoppgavene Vil Variere Ut Ifra Konferanseform Og Kan Omfatte

• Rådgivning, planlegging og avklaring av tjenesteleveranse for konferanser i samarbeid med avtalepartner
• Oppsett av påmeldingssider med betaling og deltakerhåndtering
• Abstracts- og paperbehandling ved vitenskapelige konferanser
• Oppgaver knyttet til konferanseregnskap
• Avklare, reservere og følge opp konferansested og sosialt program
• Være bindeledd mellom konferansen og tekniske leverandører
• Administrere konferansens sekretariat og sørge for at alt fra registrering, logistikk og sosiale arrangement fungerer
• Bistå i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis

Endring av konferansetjenester kan forekomme.

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

Du Har

• utdanning på minimum bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for utdanningskravet
• erfaring fra relevant prosjektarbeid og/eller arrangement
• god digital kompetanse og systemforståelse
• svært gode muntlige og skriftlige ferdigheter i norsk, samt gode ferdigheter i engelsk

Det en fordel at/om du har

• erfaring med prosjektledelse, arrangementsgjennomføring og koordineringsarbeid
• erfaring fra administrativt arbeid relevant for stillingens arbeids- og ansvarsområde
• erfaring med prosjektregnskap og bestillingsprosesser, gjerne fra offentlig sektor
• erfaring med nettsidearbeid og digitale publiseringsverktøy
• kjennskap til prosesser knyttet til innlevering og håndtering av abstracts og paper
• kjennskap til NTNUs virksomhet

Personlige egenskaper

Vi Vil Legge Vekt På At Du

• har gode relasjons-, kommunikasjons- og samarbeidsevner og møter ulike mennesker på en åpen og inkluderende måte
• er serviceinnstilt og løsningsorientert
• arbeider selvstendig og strukturert, og evner å drive flere prosjekter fremover samtidig.
• er proaktiv, initiativrik med god gjennomføringskraft, og håndterer uforutsette situasjoner når det kreves

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen.

Hvorfor skal du velge oss?

• Du blir en del av Norges største universitet med et viktig samfunnsoppdrag – kunnskap for en bedre verden.
• Gode muligheter for kompetanseutvikling og karrierebygging.
• Fleksibel arbeidshverdag med ordninger for balanse mellom jobb og fritid.
• Attraktive velferdsordninger, blant annet pensjonsordning i Statens pensjonskasse.
• Moderne arbeidsverktøy og tilgang til et bredt faglig nettverk.
• Mulighet til å bidra til utvikling av utdanning, forskning og innovasjon i et internasjonalt miljø.
• Stabilitet og trygghet som følger med en statlig stilling.

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinas