Rådgiver innen forskingsadministrasjon

Universitetet i Oslo; Oslo; On-site; NOK 670,000 - 780,000; Full time

Job summary

Universitetet i Oslo søker en rådgiver innen forskningsadministrasjon til Senter for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN). Stillingen rapporterer til administrativ leder og inngår i Team SMN, med ansvar for administrativ oppfølging av prosjekter og samarbeidspartnere i et internasjonalt miljø.

Du vil få varierte arbeidsoppgaver som dekker budsjettering, ekstern finansiering og utvikling av administrative rutiner.

Qualifications

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå
• Relevant erfaring innen administrative oppgaver
• Gode norsk- og engelskkunnskaper (skriftlig og muntlig) er en forutsetning
• Gode datakunnskaper: evne til å orientere seg i et bredt spekter av programvare og administrative systemer
• God økonomiforståelse

Responsibilities

• Ansvar for administrativ oppfølging av forskningsgruppens prosjekter i alle faser, leiesteder og eventuell annen utadrettet aktivitet
• Bistå administrativt i gjennomføringen av eksternt finansierte prosjekter; årlige rapporteringer, økonomisk oppfølging, kontakt med samarbeidspartnere, bistand ved tilsettinger, sluttrapportering og arkivering
• Bistå ved søknad om nye prosjekter (EU, NFR og andre) herunder budsjettering
• Bistå i utvikling og implementering av administrative rutiner ved senteret og forskningsgruppen
• Bistå ved innkjøp av vitenskapelig utstyr og forbruksmateriell
• Bistå med samarbeidsavtaler med partnere
• Bistå med utadrettet kommunikasjon for senteret, herunder vedlikehold av lokale websider
• Bistå ved faglige møter, konferanser og seminarer etter behov
• Tilrettelegge ved oppstart av nye medarbeidere, herunder ansvar for å informere om relevante administrative rutiner
• Generell støtte til forskningsseksjonen(e)s og senterets ansatte, blant annet rundt organisering av arrangementer, møteplanlegging og hjelp til med reiseregninger
• Andre oppgaver kan bli lagt til rollen etter behov og kompetanse

Skills

Administrativ erfaring

Norsk og engelsk

Education

Bachelorgrad eller tilsvarende

Tools

Websak+

Unit4

Vortex

BookitLab

Microsoft Access

Tableau

Job description

Vi har ledig fast stilling som rådgiver innen forskningsadministrasjon ved Senter for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN).

SMN er i vekst og vi søker en ny kollega til nyopprettet stilling innen forskningsadministrasjon. Stillingen er organisatorisk plassert i Team SMN, senterets administrative stab, som vil bestå av 7 personer. Det er ønskelig med oppstart så snart som mulig, fortrinnsvis før 1. mars 2027.

For å lykkes i rollen bør du trives i møte med mange mennesker og en variert arbeidsdag med mange ulike parallelle oppgaver. Stillingen rapporterer til administrativ leder for SMN og informerer løpende til seksjonslederne.

• Bistå med samarbeidsavtaler med partnere

Andre oppgaver kan bli lagt til rollen etter behov og kompetanse.

Om stillingen

Vi har ledig fast stilling som rådgiver innen forskningsadministrasjon ved Senter for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN).

Senter for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN) er et tverrfaglig senter i grenseflaten mellom fysikk og kjemi, og skal fremme forskning i materialvitenskap og nanoteknologi. SMN samler hovedtyngden av fagmiljøene innen materialvitenskap og nanoteknologi ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, UiO. Senteret har et spesielt fokus på applikasjonsbasert grunnforskning innen avanserte uorganiske materialer for energi og miljø, nano- og kvanteteknologi samt livsvitenskap.

SMN er nettopp blitt vertskap for deler av UiOs satsing innen internasjonalt ledende grunnforskning med relevans for utvikling av fremvoksende teknologier, som finansieres med midler fra Kunnskapsdepartementet; Fremvoksende teknologier - Universitetet i Oslo .

SMN er i vekst og vi søker en ny kollega til nyopprettet stilling innen forskningsadministrasjon. Stillingen er organisatorisk plassert i Team SMN, senterets administrative stab, som vil bestå av 7 personer. Det er ønskelig med oppstart så snart som mulig, fortrinnsvis før 1. mars 2027.

Som rådgiver innen forskningsadministrasjon ved SMN vil du bidra til at senterets forskningsmiljøer videreutvikler sin posisjon som internasjonalt anerkjente miljøer på høyt faglig nivå ved å administrere gjennomføringen av prosjekter og å tilrettelegge for senterets ansatte. Du vil jobbe i et spennende og internasjonalt miljø.

For å lykkes i rollen bør du trives i møte med mange mennesker og en variert arbeidsdag med mange ulike parallelle oppgaver. Stillingen rapporterer til administrativ leder for SMN og informerer løpende til seksjonslederne

SMN har majoriteten av sine kontorer og laboratorier på Gaustad i Livsvitenskapsbygningen , Forskningsparken , Kristen Nygaards hus , og MiNaLab .

Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være

Oppgavene vil variere og vil være innenfor følgende oppgavespekter:

• Ansvar for administrativ oppfølgning av forskningsgruppens prosjekter i alle faser, leiesteder og eventuell annen utadrettet aktivitet
• Bistå administrativt i gjennomføringen av eksternt finansierte prosjekter. Det innebærer årlige rapporteringer, økonomisk oppfølging, kontakt med samarbeidspartnere, bistand ved tilsettinger, sluttrapportering og arkivering. Du skal ha oversikt over eksternfinansiert virksomhet ved forskningsseksjonen(e) og holde ledelsen orientert om pågående aktivitet
• Bistå ved søknad om nye prosjekter (EU, NFR og andre) herunder budsjettering
• Bistå i utvikling og implementering av administrative rutiner ved senteret og forskningsgruppen
• Bistå ved innkjøp av vitenskapelig utstyr og forbruksmateriell
• Bistå med samarbeidsavtaler med partnere
• Bistå med utadrettet kommunikasjon for senteret, herunder vedlikehold av lokale websider
• Bistå ved faglige møter, konferanser og seminarer etter behov
• Tilrettelegge ved oppstart av nye medarbeidere, herunder ansvar for å informere om relevante administrative rutiner
• Generell støtte til forskningsseksjonen(e)s og senterets ansatte, blant annet rundt organisering av arrangementer, møteplanlegging og hjelp til med reiseregninger

Andre oppgaver kan bli lagt til rollen etter behov og kompetanse.

Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?

Kvalifikasjonskrav:

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet
• Relevant erfaring innen administrative oppgaver
• Gode norsk- og engelskkunnskaper (skriftlig og muntlig) er en forutsetning
• Gode datakunnskaper: evne til å orientere seg i et bredt spekter av programvare og administrative systemer
• God økonomiforståelse

Ønskede kvalifikasjoner:

• Det er en fordel med administrativ erfaring fra høyere utdanningssektor, eller annen relevant offentlig forvaltning, innen forskningsadministrasjon
• Erfaring med prosjektbudsjettering og økonomisk rapportering anses som en fordel
• Erfaring fra datasystemer som Websak+, Unit4, Vortex, BookitLab, Microsoft Access og Tableau
• Kjennskap til ansettelsesprosesser
• Kjennskap til universitetssektoren
• Interesse for realfag og teknologi

UiO er underlagt Sikkerhetsloven, som stiller krav til organisasjonens håndtering av skjermingsverdige objekter og kunnskap, samt annen relevant lovgivning som berører behandling av og tilgang til sensitiv informasjon. På bakgrunn av dette er det en forutsetning for tiltredelse at kandidaten er sikkerhetsmessig egnet. Vi gjør oppmerksom på at vi vil kunne benytte bakgrunnssjekk som en del av vår rekrutteringsprosess.

Hva vi ser etter hos deg?

Personlige egenskaper:

• Serviceinnstilt
• Initiativrik, kreativ og løsningsorientert
• Selvstendig og ansvarsbevisst
• Strukturert og evne til å håndtere mye informasjon
• Trives med rutineoppgaver
• Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
• Evne til å jobbe både selvstendig og i team
• Trives med å jobbe med flere saker parallelt og evner å jobbe under tidspress

Vi kan tilby deg

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling
• Engasjerte kollegaer i et godt arbeidsmiljø
• Gode velferdsordninger i tillegg til et familievennlig Oslo med mange muligheter for kultur og utendørs aktiviteter
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse , som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger
• Lønn som rådgiver, stillingskode 1434, innenfor et lønnsspenn fra kr. 670 000 - kr. 780 000, avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2% i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no .

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger - kanskje den neste er deg?

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en , oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen .

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter. Mer informasjon om likestillingstiltak ved UiO finner du her .

Vi håper at du søker på stillingen hos oss.

Formelle retningslinjer

De best kvalifiserte søkerne vil bli innkalt til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.

Kontaktpersoner for stillingen

For informasjon om stillingen kontakt Anja Olafsen Sjåstad