Rådgiver for administrasjon og sikring

Kristin Armstrong-Oma; Stavanger; On-site; NOK 650,000 - 750,000; Full time

Job summary

Universitetet i Stavanger søker en rådgiver for administrasjon og sikring ved Arkeologisk museum. Stillingen er del av museumsdirektørens stab og ledig fra 1. januar 2027.

Du vil ha helhetlig fagansvar, utvikle og kvalitetssikre rutiner, og samarbeide tett med drifts- og administrasjonspersonale, fellestjenester og eksterne leverandører. Rollen kombinerer strategisk utvikling med operativ oppfølging i en sentral institusjon.

Qualifications

• Relevant høyere utdanning minimum bachelor-nivå innen administrasjon, organisasjon, sikkerhet eller tilsvarende (omfattende realkompetanse kan kompensere).
• Omfattende erfaring fra administrasjon, drift og/eller sikkerhetsarbeid, gjerne i offentlig virksomhet eller kulturarvinstitusjon.
• Erfaring med sikringsarbeid, risikovurderinger eller internkontroll.
• God digital kompetanse og erfaring med administrative IT-verktøy.
• Svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk, samt god engelsk.
• Førerkort klasse B.

Responsibilities

• Ha overordnet fagansvar og gi rådgivning i sikring og administrative fellestjenester.
• Utvikle, forvalte og revidere strategier, planer og rutiner i tråd med krav og standarder.
• Utføre risikovurderinger og følge opp avvik og leverandører.
• Koordinere innkjøp, administrasjon og fellestjenester internt og med eksterne leverandører.
• Bidra i utredning, rådgivning og utviklingsprosjekter innenfor administrasjon og sikring.

Skills

Analytisk

Selvstendig arbeid

Prosessutvikling

Samarbeid med fagmiljøer

Initiativ og forbedringsvilje

Planlegging og organisering

Evne til å prioritere

Kommunikasjonsevner på norsk og eng-

Education

Bachelorgrad innen administrasjon/organisasjon/sikkerhet

Tools

Administrative IT-verktøy

Job description

Om stillingen

Universitetet i Stavanger har ledig stilling som rådgiver for administrasjon og sikring ved Arkeologisk museum. Stillingen inngår i museumsdirektørens stab og er ledig fra 1. januar 2027.

Vi søker en selvstendig, strukturert og utviklingsorientert rådgiver med helhetlig fagansvar for museets arbeid med sikring og administrative fellestjenester. Du vil ha en sentral rolle i å utvikle, koordinere og kvalitetssikre arbeidet innenfor begge områdene, gi råd til museets ledelse og bidra til at museet har oppdaterte planer, rutiner og systemer som understøtter en trygg og effektiv drift.

Stillingen innebærer stor grad av selvstendighet og ansvar. Du må kunne identifisere behov, initiere forbedringstiltak, foreta faglige vurderinger og omsette disse til konkrete løsninger og tiltak. Rollen kombinerer strategisk utviklingsarbeid med operativ oppfølging og koordinering.

Arkeologisk museum holder til i egne bygg i Stavanger sentrum og driver Jernaldergården på Ullandhaug. Museet forvalter arkeologiske samlinger av nasjonal verdi, og arbeidet med å sikre samlinger, bygg, ansatte og publikum er en integrert del av virksomheten. Stillingen innebærer tett samarbeid med museets drifts- og administrasjonspersonale, universitetets fellestjenester, Statsbygg som byggeier og museets eksterne leverandører. Museets brannvern- og beredskapsarbeid ivaretas av egne fagressurser som rådgiveren samarbeider tett med.

Du blir en del av et lite administrativt miljø med bred kontaktflate mot hele museet. Vi ser etter deg som trives med å ta eierskap til egne ansvarsområder, bygge systemer og arbeidsprosesser, og som motiveres av å veksle mellom langsiktig utviklingsarbeid og praktisk oppfølging i hverdagen.

Hovedoppgaver

Sikring

• ha det overordnede fagansvaret for museets sikringsarbeid og være faglig rådgiver for museumsledelsen på området
• utvikle, forvalte og revidere museets sikringsstrategi, planverk og rutiner, og påse at disse er i tråd med gjeldende krav og standarder
• gjennomføre risikovurderinger for bygg, samlinger, utstillinger og arrangementer, og fremme forslag til prioriterte tiltak
• ha systemansvar for museets adgangskontroll, alarm- og vaktholdsordninger, samt følge opp avvik og leverandører
• forberede saker for museets sikringskomité og følge opp vedtak
• representere museet i sikringsspørsmål overfor universitetets fellestjenester, Statsbygg, leverandører og offentlige myndigheter

Administrative fellestjenester

• ha det overordnede ansvaret for museets administrative fellestjenester, herunder intern- og ekstern kommunikasjon, innkjøp og bestilling, postmottak, fellesressurser og kontaktpunkt mot universitetets fellestjenester, Statsbygg og eksterne leverandører i drifts- og servicesaker
• utvikle og vedlikeholde rutiner, årshjul og internkontroll for museets fellestjenester, slik at arbeidsprosessene er robuste og mindre sårbare ved fravær og personellskifter
• ha ansvar for museets innkjøpsrutiner i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser, samt veilede ansatte i bestillinger og anskaffelser
• kartlegge behov og identifisere forbedringsmuligheter innen administrative arbeidsprosesser og tjenester
• koordinere administrative oppgaver i samarbeid med museets administrasjons- og driftspersonale, og selv bidra i den daglige oppgaveløsningen i førstelinjetjenesten

Utredning og rådgivning

• utrede og forberede saker for museets ledelse innenfor stillingens ansvarsområder
• bidra til videreutvikling av museets internkontroll- og kvalitetssystemer på det administrative området
• lede eller delta i utviklings- og forbedringsprosjekter innenfor administrasjon og sikring
• bidra med faglige vurderinger, analyser og beslutningsgrunnlag for museets ledelse

Kvalifikasjoner

Du må ha:

• relevant høyere utdanning på minimum bachelornivå innen administrasjon, organisasjon, sikkerhet, samfunnssikkerhet, ledelse eller tilsvarende fagområder. Omfattende og særlig relevant realkompetanse kan kompensere for utdanningskravet
• omfattende relevant erfaring fra administrasjon, drift og/eller sikkerhetsarbeid, fortrinnsvis fra offentlig virksomhet eller kulturarvinstitusjon.
• erfaring med sikringsarbeid, risikovurderinger eller internkontroll
• god digital kompetanse og erfaring med administrative IT-verktøy
• svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk, samt god framstillingsevne på engelsk
• førerkort klasse B

Det er en fordel om du har:

• spesialkompetanse innenfor sikring gjennom utdanning, kurs eller erfaring fra arbeid med sikkerhet og sikring
• erfaring med utredningsarbeid og saksforberedelse for ledelse, styrer eller utvalg
• erfaring med innkjøp og anskaffelser i offentlig sektor
• kjennskap til standarder, krav og veiledere for sikring i museumssektoren

Videre blir det lagt vekt på at du:

• arbeider selvstendig og analytisk, tar initiativ og fremmer konkrete løsningsforslag
• samarbeider godt med ulike fagmiljøer og eksterne samarbeidspartnere
• evner å prioritere når flere oppgaver krever oppmerksomhet samtidig
• trives med å veksle mellom strategisk planlegging, utviklingsarbeid og praktisk oppfølging

Stillingen gir tilgang til museets samlinger og sensitive opplysninger knyttet til sikring og forvaltning av disse. Den som ansettes må derfor legge frem ordinær politiattest før tiltredelse, jf. politiregisterforskriften § 34-18.

Derfor skal du velge UiS

Vi tilbyr:

• en selvstendig og viktig stilling med fagansvar og gode muligheter til å videreutvikle museets arbeid innen sikring og administrative fellestjenester
• et inkluderende og engasjert arbeidsmiljø ved en institusjon som forvalter kulturarv og samlinger av nasjonal verdi
• lønn etter Statens lønnsregulativ lønnsplan 90.500, kode 1434, kr 650 000-750 000 brutto per år. I særskilte tilfeller kan høyere avlønning vurderes.
• medlemskap i Statens pensjonskasse med gode pensjons-, forsikrings- og låneordninger

Les mer om ansattgoder og fordeler på uis.no .

Mangfold og inkludering

Mangfold er en styrke ved universitetet. Ulike erfaringer, perspektiver og bakgrunner bidrar til bedre løsninger og et godt arbeids- og læringsmiljø. Vi ønsker søkere med ulike kvalifikasjoner, livserfaringer og perspektiver, og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av kjønn, alder, funksjonsevne, kulturell bakgrunn eller om du har hatt opphold i arbeidslivet. UiS legger til rette for ansatte i ulike livsfaser og for medarbeidere med behov for individuell tilrettelegging.

Kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn vil bli invitert til intervju i tråd med gjeldende regelverk. Dersom dette gjelder deg, kan du oppgi det i jobbsøkerportalen. Les mer om ordningen her .

Har du spørsmål?

Ta gjerne kontakt dersom du ønsker å vite mer om stillingen:

• Museumsdirektør Kristin Armstrong-Oma, tlf: 51832601, e-post: [e-mail]

Har du spørsmål om ansettelsesprosessen, kan du kontakte:

• HR-rådgiver Elin Rødland, tlf: 51832383, e-post: [e-mail]