Konsulent

Oslo kommune; Oslo; On-site; NOK 620,000 - 760,000; Full time

Benefits offered by this job

Sentral beliggenhet i Oslo

Lønn og pensjonsordning

Job summary

Oslo kommune søker en administrativ leder med ansvar for utforming, utsending og kontrakter til bydeler i forbindelse med AKS-plasser for ungdomsskolen. Du følger opp HR- og innkjøpsrapporter, og sikrer god dialog med samarbeidspartnere, foresatte og bydeler.

Stillingen krever høyere utdanning (min. bachelor), erfaring fra skoleadministrativt arbeid og solid kompetanse i Microsoft Office og IKT. Personalegnethet og evne til å arbeide tverrfaglig vektlegges.

Qualifications

• Fullført høyere utdanning, minimum bachelor.
• Erfaring fra skoleadministrativt arbeid.
• Gjerne superbruker i Wintid og Vigilo.
• Generelt svært god kompetanse innenfor Microsoft programvare og IKT-kompetanse.
• Svært gode skriftlige og muntlige ferdigheter.
• Personlig egnethet vektlegges.

Responsibilities

• Besvare og fordele digital post
• Besvare sentralbord
• Diverse resepsjonsoppgaver og elevforvaltning
• Bestille varer og tjenester, fakturakontroll og kontering av fakturaer
• Ved behov, bistå med kontrakter, lønnsunderlag og lønnstransaksjoner
• Ansvar for utforming, utsending og kontrakter til bydeler ifm AKS-plasser til skolens ungdomsskoleelever
• Ha løpende dialog og samarbeid med eksterne samarbeidspartnere, foresatte og bydeler som elevene tilhører
• Uttak, analyse og oppfølging av ulike HR- og innkjøpsrapporter
• Samarbeide med skolens AKS om relevante administrative arbeidsoppgaver
• Bistå med å lage bemanningsplaner i skolens AKS
• Publisere rekrutteringsannonser ifm utlysninger
• Bistå med å sikre at ansatte til enhver tid har gjeldende kurs og opplæring
• Bistå med at skole og AKS til enhver tid jobber tett sammen
• Budsjettarbeid og økonomioppfølging
• Permisjonshåndtering
• Ansvar for Taxifix, i samarbeid med baseleder i AKS
• Ansvar for vikarinnkalling og timelister for ansatte, i samarbeid med ansatte i skole og AKS

Skills

Microsoft Office

IKT-kompetanse

Skriftlige ferdigheter

Muntlige ferdigheter

Serviceinnstilt

Education

Bachelorgrad

Ledelse og styring

Tools

HR-Agresso

Everyone

UNIT4

Websak

Teams

Inschool

Framsikt

Wintid

Vigilo

Job description

• Ansvar for utforming, utsending og kontrakter til bydeler ifm AKS-plasser til skolens ungdomsskoleelever
• Ansvar for vikarinnkalling og timelister for ansatte, i samarbeid med ansatte i skole og AKS
• Generelt svært god kompetanse innenfor Microsoft programvare og svært god IKT-kompetanse

Arbeidsoppgaver

• Besvare og fordele digital post
• Besvare sentralbord
• Diverse resepsjonsoppgaver og elevforvaltning
• Bestille varer og tjenester, fakturakontroll og kontering av fakturaer
• Ved behov, bistå med kontrakter, lønnsunderlag og lønnstransaksjoner
• Ansvar for utforming, utsending og kontrakter til bydeler ifm AKS-plasser til skolens ungdomsskoleelever
• Ha løpende dialog og og samarbeid med eksterne samarbeidspartnere, foresatte og bydeler som elevene tilhører
• Uttak, analyse og oppfølging av ulike HR- og innkjøpsrapporter
• Samarbeide med skolens AKS om relevante administrative arbeidsoppgaver
• Bistå med å lage bemanningsplaner i skolens AKS
• Publisere rekrutteringsannonser ifm utlysninger
• Bistå med å sikre at ansatte til enhver tid har gjeldende kurs og opplæring
• Bistå med at skole og AKS til enhver tid jobber tett sammen (herunder rekruttering av elever o.l.)
• Budsjettarbeid og økonomioppfølging
• Permisjonshåndtering
• Ansvar for Taxifix, i samarbeid med baseleder i AKS
• Ansvar for vikarinnkalling og timelister for ansatte, i samarbeid med ansatte i skole og AKS

Kvalifikasjoner

• Fullført høyere utdanning, minimum bachelor
• Du har gjerne utdanning innenfor ledelse og styring e.l.
• Erfaring fra skoleadministrativt arbeid
• Erfaring fra skoleadministrative systemer som HR Agresso, Everyone, UNIT4, økonomisystemer, Websak, Teams, Inschool, Framsikt, Wintid og Vigilo. Gjerne superbruker innenfor Wintid og Vigilo
• Generelt svært god kompetanse innenfor Microsoft programvare og svært god IKT-kompetanse
• Svært gode skriftlige og muntlige ferdigheter
• Personlig egnethet vil bli vektlagt

Personlige egenskaper

• Du er positiv, fleksibel, effektiv og serviceinnstilt
• Inneha et positivt menneskesyn; være tydelig, strukturert, omsorgsfull og handlekraftig
• Du er selvstendig, kreativ og klarer å sette deg inn i nye oppgaver på kort varsel
• Du ønsker å bidra til et godt samarbeidsmiljø for alle
• Du evner å ta gode faglige beslutninger i en hektisk og spennende arbeidshverdag
• Du har godt humør og er løsningsorientert
• Du ser muligheter, fremfor begrensninger
• Du er villig til å bidra også utenfor eget arbeidsområde i hektiske perioder
• Du tilstreber en forutsigbar hverdag med trygge rammer for både elever og kollegaer
• Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• En jobb som gir mening, mestring, utvikling og profesjonelt handlingsrom
• Verdifull og spennende erfaring i et skolemiljø med høy faglig bevissthet og svært hyggelige, engasjerte og dyktige ansatte
• Varierte arbeidsoppgaver
• Sentral beliggenhet i et av Oslos hyggeligste områder
• Lønn og pensjonsvilkår etter gjeldende avtaleverk