Dokumentforvalter

Marianne Lager; Rypefjord; On-site; NOK 420,000 - 540,000; Full time

Benefits offered by this job

Offentlig tjenestepensjon

Videreutdanning og utvikling

Introduksjonsprogram for nyansatte

Job summary

Hammerfest kommune søker dokumentforvalter til Dokumentsenteret i Rypefjord. Rollen innebærer registrering og arkivering av dokumenter, veiledning, samt arbeid med digitale løsninger og prosesser for å sikre åpenhet og rettssikkerhet.

Du vil være en del av et fagmiljø med høy kompetanse; oppgaver omfatter journalføring, arkivering og brukerstøtte. Vi tilbyr solid pensjonsordning og mulighet for videreutdanning.

Qualifications

• Omfatter erfaring med saksbehandlingssystemer og kjennskap til kommunal forvaltning og relevant regelverk.
• Fysisk arbeid knyttet til håndtering og flytting av arkivmateriale må kunne utføres.
• Gode digitale ferdigheter og norsk flytende skriftlig og muntlig.

Responsibilities

• Poståpning, arkivvurdering, fordeling og journalføring av dokumenter
• Registrering og arkivering i kommunens sak- og arkivsystem og aktuelle fagsystemer
• Kvalitetssikring av dokumentasjon og arkiv
• Brukerstøtte og opplæring i sak- og arkivsystem og andre relevante systemer
• Tilgjengeliggjøring av arkivdokumenter for saksbehandlere og offentligheten
• Deltakelse i digitaliseringsprosjekter og utvikling av gode arbeidsprosesser
• Avslutning og ordning av arkiver

Skills

Digitale ferdigheter

Samarbeid

Kommunikasjonsevner

Education

Relevant utdanning på videregående nivå

Fagbrev innen service- og administrasjon

Job description

• Registrering og arkivering i kommunens sak- og arkivsystem og aktuelle fagsystemer

Dette tilbyr vi

Service og dokumentsenter Rypefjord

Hammerfest kommunes dokumentsenter holder til i Rypefjord, rett utenfor Hammerfest. Vårt team består i dag av tre dokumentforvaltere, en systemadministrator og en arkivleder. Sammen sørger vi for at kommunens dokumentforvaltning ivaretas i tråd med gjeldende lover, forskrifter og interne rutiner.

Som dokumentforvalter hos oss får du en sentral rolle i arbeidet med å sikre god dokumentasjon, åpenhet og rettssikkerhet i kommunen. Her forvalter vi både fysiske og digitale arkiver, og du vil bidra til at kommunens dokumentasjon blir registrert, behandlet, bevart og gjort tilgjengelig i tråd med gjeldende regelverk.

Hos oss blir du en del av et fagmiljø med høy kompetanse og stort engasjement. Vi tilbyr interessante arbeidsoppgaver og et godt arbeidsmiljø hvor samarbeid, kunnskapsdeling og faglig kvalitet står i fokus.

Arbeidsoppgaver

Som dokumentforvalter vil du bidra til god dokument- og arkivforvaltning i kommunen. Du vil arbeide med både daglige arkivoppgaver, kvalitetssikring og veiledning, og bidra i utviklingen av våre digitale løsninger og arbeidsprosesser.

Arbeidsoppgaver:

• Poståpning, arkivvurdering, fordeling og journalføring av dokumenter
• Registrering og arkivering i kommunens sak- og arkivsystem og aktuelle fagsystemer
• Kvalitetssikring av dokumentasjon og arkiv
• Brukerstøtte og opplæring i kommunens sak- og arkivsystem og andre relevante systemer
• Tilgjengeliggjøring av arkivdokumenter for saksbehandlere og offentligheten
• Deltakelse i digitaliseringsprosjekter og utvikling av gode arbeidsprosesser
• Avslutning og ordning av arkiver

Kvalifikasjonskrav

Utdanning

• Relevant utdanning på videregående nivå, gjerne fagbrev innen service- og administrasjon eller tidligere kontor- og administrasjonsfaget

Ferdigheter

• Erfaring med saksbehandlingssystemer og kjennskap til kommunal forvaltning og relevant regelverk er en fordel
• Må kunne utføre fysisk arbeid knyttet til håndtering og flytting av arkivmateriale
• Gode digitale ferdigheter
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
• Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner

Personlige egenskaper

• Arbeider grundig og nøyaktig, og har en serviceinnstilt tilnærming

Dette tilbyr vi

I denne stillingen har du rett på en av Norges sikreste pensjonsordninger: offentlig tjenestepensjon. Der defleste tjenestepensjonerkun utbetales i 10 år, eroffentlig tjenestepensjon enutbetaling som varer fra den dagen du slutter å jobbe og livet ut. Pensjonen inkluderer også uføre- og etterlattepensjon hvis noe uventet skulle skje.

Med pensjonsrett i KLP får du medlemspris og gunstige betingelser på en rekke bank, forsikring og spareprodukter.Her finner du informasjon om offentlig tjenestepensjon

Videre får du:

• Gode muligheter for videre- og etterutdanning
• Eget introduksjonsprogram for nyansatte
• Lønn etter avtaleverk

Tilsetting skjer på de vilkår og med de plikter som følger av lov, tariffavtale og reglementer.

Nærhet til alt

Velkommen til Hammerfest, en spennende kommune med en kreativ og entusiastisk befolkning. Sammen har vi alle muligheter for å skape et godt lokalsamfunn og et godt sted å bo!

Video: https://www.youtube.com/watch?v=F8ZcoEu74n4&ab_channel=Hammerfestkommune

Jobbe og bo i Hammerfest

Hammerfest kommune ligger i innsatssonen i Finnmark og Nord-Troms, her får du for tiden:

• Skattefradrag på alminnelig inntekt
• Gratis barnehageplass
• Nedskriving av studielån inntil kr 60 000,- per år

Nyttige nettsteder å besøke:

• Jobb hos oss
• Visit Hammerfest

Generell informasjon

Når du søker jobb hos oss, vil navnet ditt stå på en offentlig søkerliste. Ønsker du å bli unntatt fra offentlig søkerliste må du begrunne dette.