Administrasjonssjef ved Klinisk institutt 2

Administrasjonssjef; Bergen; On-site; NOK 910,000 - 990,000; Full time

Benefits offered by this job

Medlemsskap i Statens pensjonskasse

Gode velferdsordningar

Job summary

Universitetet i Bergen søker ein administrasjonssjef ved Klinisk institutt 2 (K2) i medisinsk fakultet. Stillinga er 100% og tilsetjing frå januar 2027, eller etter avtale.

Administrasjonssjefen har personalansvar og er linjeleiar for teknisk tilsette, og inngår i instituttleiar si leiargruppe. Du vil utvikle og implementere administrative system og rutinar, inkludert å bruke kunstig intelligens for å forenkle arbeid og overvake tenesteyting.

Qualifications

• Mastergrad eller tilsvarande og relevant erfaring
• Ledelseserfaring frå større fagmiljø
• Evne til å byggje god organisasjonsforståing

Responsibilities

• Leie administrasjonen ved instituttet i samspel med instituttleiar
• Ansvar for dagleg drift og budsjett i samarbeid med instituttleiar
• Utvikle administrative prosedyrar og rutinar, inkludert bruk av kunstig intelligens
• Administrativ støtte for instituttets leiargruppe og koordinering av utgreiingar

Skills

Leiarerfaring

Administrasjon

Organisasjonsforståing

Kommunikasjon

Engelsk skriftleg/muntleg

Education

Mastergrad

Lederutdanning/Administrativ erfaring

Tools

Økonomisystemer

IT-kompetanse

Job description

Kunnskap som formar samfunnet

UiB skal vere blant Europas fremste universitet, internasjonalt kjent for høg kvalitet i forsking og utdanning. Som samfunnsinstitusjon skal vi bidra til ei berekraftig og demokratisk utvikling og vere ein attraktiv og inkluderande studie- og arbeidsplass.

Video: https://youtu.be/M5n6RnScNgA

Administrasjonssjef

Ved Klinisk institutt 2 (K2), Det medisinske fakultet, er det ledig ei leiarstilling som administrasjonssjef (100 %) med tilsetjing frå januar 2027, eller etter avtale. Administrasjonssjefen ved K2 rapporterer til instituttleiar og inngår i instituttleiar si leiargruppe.

Klinisk institutt 2 har om lag 350 tilsette (~300 vitskapleg og 50 teknisk/administrativt tilsette) og eit budsjett på om lag 200mill. kroner i året. K2 har delt studieadministrasjon med Klinisk institutt 1 og desentralisert økonomadministrasjon.

Klinisk institutt 2 er ei klinisk og translasjonell forskingseining som byggjer på tett samarbeid mellom klinikarar og forskarar. Instituttet utfører medisinsk forsking, rettleiing, formidling og undervisning på eit høgt internasjonalt nivå. Instituttet har viktige oppgåver innan medisinutdanninga, ulike mastergradprogram og Ph.d.-program innan medisin, odontologi, farmasi og ernæring. Ei viktig satsing dei neste åra er å utvide fleircampusmodell for medisinutdanninga (Vestlandslegen) til Førde og Haugesund, i tillegg til Bergen og Stavanger.Instituttet er lokalisert på Campus Haukeland, samt på Haraldsplass diakonale sykehus.

Administrasjonssjefen har personalansvar for administrasjonen og er linjeleder for teknisk tilsette, som i dag inkluderer studiekonsulentar, ph.d.- koordinator, avdelings-, over- og senioringeniørar, i alt om lag 40 tilsette. Dette inkluderer å sikre at alle desse tenesteområda fungerer effektivt og oppfyller måla sine. I tillegg har administrasjonssjefen ansvar for å utvikle og implementere administrative system og rutinar for å sikre god kvalitet på tenestene.

Vi ser etter ein positiv og miljøskapande leiar som finn det inspirerande å jobbe i eit miljø med stor breidde. Den vi ser etter, har god kapasitet for sjølvstendig, strukturert og resultatorientert arbeid. Du trivst med eit høgt aktivitetsnivå med varierte arbeidsoppgåver på instituttet, og du har glede av å lukkast saman med andre. Du bør vere grundig og systematisk og samtidig sjå innovative løysingar som kan frigjere kapasitet frå operasjonelle til meir strategiske leiaroppgåver. Dei neste åra vil bruk av kunstig intelligens verte stadig viktigare, og det er viktig at du er nysgjerrig og kreativ når det gjeld denne utviklinga.

Arbeidsoppgåver:

• Leie administrasjonen ved instituttet i samspel med instituttleiar
• Ta del i strategisk arbeid og oppgåver knytt til omstilling
• Ansvarleg for dagleg drift og overordna administrative funksjonar i instituttadministrasjonen, inkludert personalansvar for tekniske- og administrative stillingar
• Utvikle tenlege administrative prosedyrar og rutinar, inkludert innføring av kunstig intelligens for å forenkle administrative oppgåver og tenesteyting
• Ha ansvar for økonomi og budsjett i samarbeid med Instituttleiar og sørge for god bruk av instituttet sine areal
• Førebu saker og fungere som sekretær for instituttets råd og overordna organ
• Administrativ støtte for instituttets leiargruppe, mellom anna:
  • sakshandsame og kvalitetssikre dokumentasjon og saksgrunnlag
  • verksemdsrapportering og koordinering av utgreiingar og høyringar
  • oppfølging av tiltak og oversikt over framdrift
• HMS ansvar

Det kan verte aktuelt å leggje andre oppgåver til stillinga.

Kvalifikasjonar og eigenskapar:

• Søkjar må ha mastergrad. Lang relevant praksis kombinert med relevant etter- og vidareutdanning kan i særskilte høve kompensere for manglande formell utdanning

For å vere kvalifisert er det i tillegg eit krav at du har:

• relevant utdanning frå universitet eller høgskule
• leiarerfaring og relevant administrativ erfaring
• svært god organisasjonsforståing
• god skriftleg og munnleg framstillingsevne i både målformer, og på engelsk

Vidare er det eit føremon om du har:

• god kjennskap til lover og reglar i arbeidslivet
• erfaring frå leiing av omstillingsprosessarerfaring med studieadministrasjon og forskingsadministrasjon

Vi ser etter deg som har svært gode samarbeidsevner og evne til å forstå og kommunisere godt med fagmiljøa ved instituttet. Du må kunne vise til resultat og ha ein god planleggingsevne.

Vi søkjer ein person med

• Leiareigenskapar: Har gode leiareigenskapar med evne til å involvere, motivere og skape eit godt miljø rundt seg
• Arbeidsinteresser: Ønskjer å arbeide med administrasjon som støttar forsking, undervising, innovasjon og kommunikasjon
• Økonomi- og IT-kompetanse: God økonomiforståing og IT-kompetanse
• Arbeidsmiljø: Bør trivast med å jobbe i eit hektisk miljø, der oppgåvene er av både operativ og strategisk art
• Problemløysande ferdigheiter: Er sjølvstendig og løysingsorientert
• Organisasjonsevner: Strukturert, systematisk, fleksibel og prosessorientert
• Gjennomføringsevne: Dokumenterbar gjennomføringsevne
• Læringsevne: Evne til å tilegne seg nye ferdigheiter

Vi ser fram til å høyre frå kvalifiserte kandidatar som er klare til å bidra til å ta instituttet vidare.

Ved vurdering av søkjaren vil vi legge stor vekt på dei personlege eigenskapane som er naudsynte for stillinga.

Vi tilbyr:

• Spanande og utviklande arbeidsoppgåver i eit sterkt fagmiljø
• Løn som administrasjonssjef (kode 1058) er for tida 910000 –990 000. For særleg kvalifiserte søkjarar kan høgare løn vurderast.
• Medlemsskap i Statens pensjonskasse
• Gode velferdsordningar

Generell informasjon:

Utfyllande opplysningar om stillinga kan ein få ved å vende seg til instituttleiar Silke Appel, [e-mail] , tlf. 41080067; eller fakultetsdirektør Synnøve Myhre, e-post: [e-mail] , tlf: 93484614. For HR-relaterte spørsmål ta kontakt med HR-rådgjevar Synne Campbell, [e-mail] , tlf. 55585298.

Mangfald er ein styrke og gjer at vi kan løyse oppgåvene våre endå betre. UiB treng difor kvalifiserte medarbeidarar uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsetjing, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og alder.

Vi oppmodar menn om å søkje. Dersom flere søkjarar har tilnærma like kvalifikasjonar, gjeld reglane for moderat kjønnskvotering.

Universitetet i Bergenarbeider målbevisst for økt likestilling og vektlegger kjønnsbalanse og mangfold i ledergruppene. Kunnskap om og resultater fra aktivt likestillings- og mangfoldsarbeid tillegges vekt ved rekruttering avledere.

Opplysningar om søkjaren kan bli gjort offentlege sjølv om søkjaren har oppmoda om ikkje å bli ført på søkjarlista. Dersom oppmodinga ikkje blir teken til følgje, skal søkjaren varslast om dette.

Vi oppmodar søkjarar med funksjonsnedsetjing, innvandrarbakgrunn eller hòl i CV-en til å søkje. Dersom du kryssar av for dette i søknaden, kan du bli positivt særbehandla. Vi inviterer alltid minst ein kvalifisert søkjar fra kvar av desse gruppene til intervju. Nærare om tilsetjingsprosessen her .