Administrasjonsrådgiver

For spørsmål knyttet til rekrutteringsprosessen, kontakt HR rådgiver Therese Ringvold; Oslo fylke; On-site; NOK 640,000 - 740,000; Full time

Benefits offered by this job

Spennende og meningsfylte arbeidsoppgå

Gode velferdsordninger

Oslo-område med kultur- og friluftsmul

Job summary

UiO søker en administrasjonsrådgiver til HISP-senteret ved Blindern i Oslo for en toårs-engasjement med mulighet for forlengelse. Stillingen er eksternt finansiert og vil være en del av et seks-personers prosjektstøtteteam, med ansvar for administrative oppgaver knyttet til prosjekter, kontrakter og økonomi.

Du må ha relevant utdanning, minst to års erfaring, og meget gode norsk- og engelsk-kommunikasjonsferdigheter, samt sterke IT-kunnskaper, spesielt i Excel.

Qualifications

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole (gjerne innen administrative fag) minimum tilsvarende bachelornivå.
• Minimum to års erfaring fra tilsvarende type arbeid.
• Meget gode kommunikasjonsevner både på norsk og engelsk.
• Gode IT-kunnskaper generelt, og spesielt i Excel.

Responsibilities

• Være HISP-senterets primære kontaktpunkt for administrative henvendelser.
• Gjøre innkjøp og bestillinger, for eksempel hotell, flyreiser, rekvisita og møtemat.
• Kontere inngående fakturaer i UNIT4 ERP.
• Lage utkast til kontrakter med samarbeidspartnere og følge opp utbetalinger.
• Bistå med arkivering i UiOs arkivsystem.
• Følge opp stipendutbetalinger til senterets PhD-kandidater.
• Kontrollere reiseregninger og refusjonskrav.
• Bistå med administrativ og praktisk tilrettelegging i forbindelse med senterets årlige konferanse og andre arrangementer.
• Delta i kontinuerlig forbedring av administrative rutiner.
• Ved behov kan stillingen tillegges andre administrative oppgaver knyttet til senterets aktivitet

Skills

Kommunikasjonsevner

Norsk og engelsk flyt

Organisatoriske evner

Excel

Education

Relevant utdanning fra universitet eller høyskole (Bachelor)

Tools

UNIT4 ERP

Job description

Om stillingen

Vi har ledig stilling som administrasjonsrådgiver ved HISP-senteret.

Ansettelsen gjelder for en periode på to år.Tiltredelse snarest. Arbeidsted vil være på HISP-senteret på Blindern, Oslo.

HISP-senteret er en internasjonal arbeidsplass med et spennende arbeidsområde og høy aktivitet. Vi jobber i over 70 land med å implementere digitale løsninger innen helse, klimahelse og utdanning. Oppgavene varierer fra store globale initiativ til samarbeid med lokale samarbeidspartnere. DHIS2 er et resultat av tett samarbeid mellom programvareutvikling, forskning, undervisning og implementeringsprosjekter som involverer myndighetene i utviklingsland. Prosjektene våre finansieres hovedsakelig av Universitetet i Oslo, NORAD og store globale bistandsaktører. Mer informasjon om oss finner du på www.dhis2. org og www.hisp.uio.no.

Vi søker en motivert og serviceinnstilt administrasjonsrådgiver med stor arbeidskapasitet og gjennomføringsevne, som trives med å følge opp flere ulike oppgaver samtidig. Stillingen er et toårig engasjement med mulighet for forlengelse og er eksternt finansiert. Administrasjonsrådgiveren vil være en del av et prosjektstøtteteam med seks ansatte. Rådgiveren vil ha ansvar for administrative oppgaver knyttet til HISP-senterets prosjekter, kontrakter og økonomi, og ha varierte oppgaver og en bred kontaktflate. Den som tilsettes må derfor kunne samarbeide og kommunisere godt med alle som er tilknyttet HISP, både i Norge og i andre land. Stillingen passer for deg som trives i kontakt med folk og trives med å løse oppgaver i daglig drift. Du får et inkluderende og internasjonalt arbeidsmiljø med engasjerte kolleger.

Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være

• Være HISP-senterets primære kontaktpunkt for administrative henvendelser
• Gjøre innkjøp og bestillinger, for eksempel hotell, flyreiser, rekvisita og møtemat
• Kontere inngående fakturaer i økonomisystemet UNIT4 ERP
• Lage utkast til kontrakter med samarbeidspartnere og følge opp utbetalinger
• Bistå med arkivering i UiO sitt arkivsystem
• Følge opp stipendutbetalinger til senterets PHD-kandidater
• Kontrollere reiseregninger og refusjonskrav
• Bistå med administrativ og praktisk tilrettelegging i forbindelse med senterets årlige konferanse og andre arrangementer
• Delta i kontinuerlig forbedring av administrative rutiner
• Ved behov kan stillingen tillegges andre administrative oppgaverknyttet til senterets aktivitet

Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?

Kvalifikasjonskrav:

I denne rollen må du ha:

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole (gjerne innen administrative fag) minimum tilsvarende bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet.
• Minimum to års erfaring fra tilsvarende type arbeid
• Meget gode kommunikasjonsevner både på norsk og engelsk
• Gode IT-kunnskaper generelt, og spesielt i Excel

Vi håper at du har:

• Kjennskap til UNIT4
• Erfaring med administrasjon av eksternt finansierte prosjekter i Afrika, Asia og/eller Latin-Amerika

UiO er underlagt Sikkerhetsloven, som stiller krav til organisasjonens håndtering av skjermingsverdige objekter og kunnskap, samt annen relevant lovgivning som berører behandling av og tilgang til sensitiv informasjon. På bakgrunn av dette er det en forutsetning for tiltredelse at kandidaten er sikkerhetsmessig egnet. Vi gjør oppmerksom på at vi vil kunne benytte bakgrunnssjekk som en del av vår rekrutteringsprosess.

Hva vi ser etter hos deg?

Personlige egenskaper:

• Du er strukturert, serviceinnstilt og selvgående med gode organisatoriske evner
• Du samarbeider og kommuniserer godt med kollegaer og partnere
• Du er effektiv og nøyaktig også når det er hektisk

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.
Ansettelse i stillingen bygger på en helhetlig vurdering av alle kvalifikasjonskrav som ligger til stillingen, inkludert personlige egenskaper.

Vi kan tilby deg

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling
• Engasjerte kollegaer i et godt arbeidsmiljø
• Gode velferdsordninger i tillegg til et familievennlig Oslo med mange muligheter for kultur og utendørs aktiviteter
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse , som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger
• Lønn i stilling som "stillingstittel", stillingskode 1434 i lønnsspenn kr fra 640 000 - 740 000, avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2% i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no .

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger - kanskje den neste er deg?

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en , oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen .

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter. Mer informasjon om likestillingstiltak ved UiO finner du her .

Vi håper at du søker på stillingen hos oss.

Formelle retningslinjer

De best kvalifiserte søkerne vil bli innkalt til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stillning til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.