Visa Officer

Maastricht University; Maastricht; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

Hybride werken

Thuiswerkvergoeding

29 vakantiedagen + compensatie-uren

Pensioen ABP

Job summary

Maastricht University zoekt een Visa Officer voor de Centrale Studenten Administratie. Je beoordeelt en verwerkt visa en verblijfsvergunningen voor internationale studenten buiten de EU, beantwoordt vragen en bewaakt de dossiervoortgang in SAP-SLM.

Daarnaast werk je nauw samen met collega's en externe partners. Je volgt wijzigingen in regelgeving en vertaalt deze naar verbeteringen in onze dienstverlening, met een focus op accuratesse en service.

Qualifications

• Nauwkeurig en servicegericht handelen bij studentenverzoeken.
• Organisatorisch sterk werken met prioriteiten in een administratieve omgeving.
• Zelfstandig én teamgericht samenwerken aan complexe dossiers.
• Flexibel en oplossingsgericht reageren op veranderende prioriteiten.
• Communicatieve vaardigheden in NL en EN; schriftelijk en mondeling.
• Digitaal vaardig en bekend met Microsoft Office; SAP/SLcM-kennis is een pré.
• Ervaring met verblijfsvergunningsprocessen is een pré.
• HBO-werk- en denkniveau; enkele jaren relevante werkervaring.

Responsibilities

• Beoordeeld, aangevraagd en administratief verwerkt visa en verblijfsvergunningen voor internationale studenten buiten de EU.
• Beantwoordt vragen over procedures, voorwaarden en benodigde documenten.
• Controleert aangeleverde informatie en vraagt zo nodig aanvullende gegevens op.
• Beheert de voortgang van dossiers en verwerkt gegevens in SAP-SLM.
• Onderhoudt nauw contact met studenten en externe organisaties en denkt mee over procesverbeteringen.
• Volgt ontwikkelingen in wet- en regelgeving rondom visa en verblijfsvergunningen en vertaalt dit naar verbeteringen.

Skills

Nauwkeurig

Servicegericht

Organisatorisch sterk

Zelfstandig

Teamspeler

Flexibel

Communicatief vaardig

Digitaal vaardig

Ervaren en analytisch

Nieuwsgierig en vooruitstrevend

Relevante werkervaring

Verblijfsvergunningsprocessen (pré)

SAP/SLcM kennis (pré)

Education

HBO-niveau

Tools

SAP/SLcM

Job description

Welkom bij de Universiteit Maastricht!Welkom bij de Universiteit Maastricht! Achter een succesvolle studietijd staat ook een goede organisatie. Als Medewerker Studentenzaken Internationale Studenten (Visa Officer) zorg jij er samen met je collega’s voor dat internationale studenten zich kunnen richten op hun studie, terwijl hun verblijf in Nederland goed geregeld is. Een belangrijke rol, midden in een internationale en dynamische universiteit.

Visa Officer - Centrale Studenten Administratie | 0,8 – 1,0 fte

• Ons doel: Internationale studenten ondersteunen bij een correcte en tijdige aanvraag en registratie van hun verblijfsvergunning, zodat zij met vertrouwen aan hun studie kunnen beginnen.
• Jouw collega's: Een betrokken en zelfsturend team van vier enthousiaste collega's binnen de Centrale Studenten Administratie.

De Universiteit Maastricht heeft een grote internationale studentenpopulatie. Een goede begeleiding bij het aanvragen en behouden van een verblijfsvergunning is daarom essentieel. Binnen de Centrale Studenten Administratie speel jij hierin een belangrijke rol. Met jouw nauwkeurigheid, kennis en servicegerichte instelling zorg je ervoor dat studenten goed geïnformeerd zijn en hun verblijfsrecht tijdens hun studie op orde blijft.

Je bent verantwoordelijk voor het beoordelen, aanvragen en administratief verwerken van visa en verblijfsvergunningen voor internationale studenten van buiten de EU. Je beantwoordt vragen over procedures, voorwaarden en benodigde documenten. Je controleert de aangeleverde informatie, vraagt waar nodig aanvullende gegevens op en bewaakt de voortgang van de dossiers. Daarbij zorg je voor een zorgvuldige verwerking van alle gegevens in het studenteninschrijfsysteem SAP-SLM. Je handelt aanvragen zelfstandig af en houdt overzicht over de verschillende processen.

Daarnaast werk je nauw samen met je drie collega's en onderhoudt contact met studenten en relevante externe organisaties. Daarbij houd je ontwikkelingen in wet- en regelgeving rondom visa en verblijfsvergunningen goed in de gaten. Je denkt actief mee over hoe we onze dienstverlening en werkprocessen verder kunnen verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan veranderingen in regelgeving, ontwikkelingen in de internationale context of nieuwe behoeften van studenten.

Ben jij klaar om met jouw kennis en betrokkenheid het verschil te maken voor onze internationale studenten? Dan ontmoeten we je graag!

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om vinkjes, maar om wie jij bent en wat jij meebrengt. Herken jij jezelf hierin?

Nauwkeurig en servicegericht – Je werkt zorgvuldig, hebt oog voor detail en vindt het belangrijk om studenten vriendelijk en deskundig verder te helpen.

Organisatorisch sterk – Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat administratieve processen soepel en zorgvuldig verlopen.

Zelfstandig én een teamspeler – Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en zoekt actief de samenwerking met collega's.

Flexibel en oplossingsgericht – Je blijft rustig wanneer prioriteiten veranderen en weet ook onder druk passende oplossingen te vinden.

Communicatief vaardig – Je communiceert helder en professioneel in zowel het Nederlands als het Engels, mondeling en schriftelijk.

Digitaal vaardig – Je hebt ervaring met Microsoft Office. Kennis van SAP/SLcM is een pré.

Ervaren en analytisch – Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau en enkele jaren relevante werkervaring. Ervaring met verblijfsvergunningsprocessen is een pré.

Nieuwsgierig en vooruitstrevend – Je volgt ontwikkelingen in wet- en regelgeving en de internationale context, signaleert veranderingen en vertaalt deze samen met collega's naar verbeteringen in onze dienstverlening.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een bruto salaris tussen €3202,00 en €4159,00 bruto per maand, schaal 7 (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• Een jaarcontract (1,0 fte) met bij wederzijdse tevredenheid een vast contract met daarbij een mogelijke bevordering naar medior schaal 8.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over het Studenten Service Centrum (SSC)

Het SSC is hét aanspreekpunt voor studenten. We bieden hulp bij inschrijving, studiekeuze, welzijn, ontwikkeling en meer. Samen met studenten en partners bouwen we aan een rijk studentenleven waarin iedereen kan groeien; binnen én buiten de collegezaal.

De einddatum van de publicatie is 12 november 2026.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 19 en 23 november 2026 (1e ronde) en 27 november 2026 (2e ronde).

Een meeloop dag/ assessment of referentiecheck kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.

Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.