Vacancy: Planning & Office Manager

Retina; Driebergen-Rijsenburg; Remote; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantietoeslag 8%

Pensioenregeling (74% door werkgever)

Reiskostenvergoeding

192 uur vakantie (fulltime)

Goede koffie

Job summary

Retina Total Eye Care zoekt een ambitieuze Planning- & Office Manager voor onze privékliniek in Driebergen. Je bent de onmisbare schakel die de planning en backoffice verzorgt, zodat artsen, OK-personeel en cliënten altijd op het juiste moment op de juiste plaats zijn.

Wij bieden een dynamische functie met 4–5 dagen per week, vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling. Reiskostenvergoeding, 192 uur vakantie en een collegiale werksfeer maken dit tot een aantrekkelijke positie.

Qualifications

• Minimaal HBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur richting gezondheidszorgmanagement.
• Minimaal 4 jaar ervaring in planning- of office-management, bij voorkeur in een medische setting.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden; stressbestendig en flexibel.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk); Engels is een pré.

Responsibilities

• Je plant cliënten voor consulten, diagnostische onderzoeken, operaties en nacontroles en stelt roosters op voor artsen en OK-personeel.
• Je beheert order- en voorraadbeheer voor implantlenzen, chirurgisch materiaal en medicatie, en voert periodieke voorraadtelllingen uit.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendig

Flexibiliteit

Education

HBO werk- en denkniveau op gebied van gezondheidszorgmanagement / office management

Tools

EPD-systemen

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Job description

Ben jij een organisatietalent dat ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Retina Total Eye Care zoekt een ambitieuze Planning- & Office Manager voor onze privékliniek in Driebergen. In deze veelzijdige functie ben jij de onmisbare schakel die de planning en backoffice verzorgt, zodat artsen, OK-personeel en cliënten altijd op het juiste moment op de juiste plaats zijn.

Retina Total Eye Care is een vooraanstaande en ambitieuze privé-oogkliniek in het mooie Driebergen. Wij zijn gespecialiseerd in refractieve oogchirurgie, zoals ooglaseren, lensimplantaties en staaroperaties. Onze kliniek bestaat ruim 50 jaar en is een autoriteit binnen het vakgebied. Retina onderscheidt zich door niet te werken als volumekliniek, maar juist kwaliteit en persoonlijke aandacht centraal te stellen. Met ongeveer 14 gedreven collega’s is het werken bij Retina nooit saai, maar altijd inspirerend.

Als Planning- & Office Manager heb je een veelzijdige en coördinerende rol binnen de kliniek. Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Planning en roostering:je plant cliënten in voor consulten, diagnostische onderzoeken, operaties en nacontroles. Je stelt week- en dagroosters op voor oogartsen, verpleegkundigen en OK-personeel en houdt deze actueel. Je stemt snel af bij no-shows, spoedaanvragen of gewijzigde beschikbaarheid.
• Order- en voorraadbeheer:je zorgt voor tijdige bestellingen van implantlenzen, chirurgisch materiaal, vloeistoffen en medicatie. Daarnaast beheer je de oogzorgtasjes en overige medische voorraden. Je voert periodieke voorraadcontroles uit en rapporteert over de bestelniveaus.
• Backoffice-ondersteuning:je beheert de (elektronische) patiëntendossiers voor wat betreft planning en administratieve wijzigingen. Tevens ondersteun je bij kwaliteits- en richtlijnentrajecten (bijvoorbeeld ziekenhuisinstructies en hygiëneprotocollen).

Wij zoeken iemand die:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau heeft, bij voorkeur in de richting van gezondheidszorgmanagement, office management of administratieve dienstverlening.
• Ten minste 4 jaar ervaring heeft in een plannings- of office-managementrol, bij voorkeur binnen een (oog)klinische of medische setting.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden heeft; je bent stressbestendig en flexibel.
• Goede beheersing heeft van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk); Engels is een pré.
• Ervaring heeft met elektronische patiëntendossiers (EPD) en planningssystemen, en een goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Een proactieve, servicegerichte houding heeft en het vermogen om verschillende taken tegelijk te managen.

Dit bieden wij

Een dynamische functie binnen een ambitieuze kliniek waar jouw ontwikkeling centraal staat. Je komt terecht in een hecht, gedreven team in het hart van Driebergen, met een competitief salaris en de kans om echt impact te maken. Verder bieden wij:

• Een aanstelling voor 4 à 5 dagen per week;
• Vakantietoeslag van 8% (uitbetaling in mei);
• Deelname aan een uitstekende pensioenregeling (74% door werkgever betaald);
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bij een afstand van meer dan 10 km;
• 192 uur vakantie op basis van een fulltime dienstverband;
• En niet te vergeten… goede koffie!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet gewaardeerd.