Teamondersteuner Backoffice

Veilig Thuis Rotterdam Rijnmond; Rotterdam; On-site; EUR 36,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Fietsvergoeding

NS Business Card

Laptop en telefoon van de zaak

Job summary

Veilig Thuis Rotterdam Rijnmond zoekt een Teamondersteuner Backoffice om als stille kracht administratieve processen te ondersteunen. Je registreert cliëntengegevens en stelt documenten op, bewaakt deadlines en zorgt voor nauwkeurige dossiers.

Verder schrijf en verwerk je brieven, notuleer je vergaderingen en draag je bij aan advies en klachtafhandeling. Je werkt in een gezellig team van acht collega’s en krijgt coaching vanuit de teamleider.

Qualifications

• MBO-diploma niveau 4 in secretariële/administratieve richting.
• Ervaring in een vergelijkbare, zelfstandige ondersteunende functie.
• Uitstekende beheersing van Office 365 (met name Word, Outlook) en de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Het vermogen om informatie goed te begrijpen, verbanden te leggen en dit nauwkeurig vast te leggen in systemen.
• Ervaring met het notuleren van vergaderingen en het zorgvuldig vastleggen van afspraken en besluiten.
• Kennis van privacywetgeving (AVG) en een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.
• Een systematische en accurate werkhouding, waarmee je dossiers ordelijk en zorgvuldig verwerkt.
• Je bent flexibel en springt moeiteloos bij wanneer de situatie daarom vraagt.
• Ook onder druk blijf je rustig en houd je het overzicht.
• Met jouw servicegerichte houding denk je in oplossingen en bied je passende ondersteuning. Je toont initiatief door zelf met ideeën en verbeteringen te komen.
• Daarbij ben je een collegiale teamspeler die altijd klaarstaat voor anderen.

Responsibilities

• Je voert diverse administratieve taken uit en registreert persoonsgegevens in dossiers.
• Je maakt dossiers aan en verwerkt documenten consequent en op tijd.
• Je bereidt inzagedossiers voor en verwerkt feedback van procesregisseurs.
• Je bewaakt taal, spelling en grammatica in rapporten en notulen.
• Je zorgt voor heldere notulen tijdens teamoverleggen en legt afspraken vast.

Skills

Office 365

Nederlandse taal

Notuleren

AVG kennis

Teamspeler

Flexibel

Education

MBO-diploma niveau 4 secretariële/administratieve richting

Tools

Word

Outlook

Job description

Heb jij ervaring in een administratieve functie?

Weet jij snel en adequaat werkzaamheden op te pakken?

Ben jij zelfstandig en werk jij graag in teamverband?

Dan ben jij onze nieuwe Teamondersteuner Backoffice! Lees je mee?

Als teamondersteuner backoffice ben jij de stille kracht achter onze procesregisseurs. Jij zorgt ervoor dat alles administratief klopt en dat dossiers volledig, zorgvuldig en op tijd verwerkt worden. Daarmee ben je onmisbaar in het werk dat wij doen.

Je voert verschillende taken uit op een dag, waardoor jouw werk nooit saai is. Zo kan je ochtend beginnen met het aanmaken van een dossier in Myneva na een opgelegd huisverbod. Hierin registreer je o.a. persoonsgegevens van cliënten. Daarnaast ondersteun je de procesregisseurs door brieven op te stellen en deze netjes in dossiers te verwerken.

Later die dag neem je een inzageverzoek van een cliënt in behandeling. Je stelt een concept inzagedossier op, verwerkt feedback van de procesregisseur en rondt het verzoek zelfstandig af zodra alles akkoord is. Ondertussen stem je intern af over klachten, correctie of vernietigingsverzoeken en leg je deze zorgvuldig vast.

Ook de kwaliteit van onze documenten houd jij scherp in de gaten. Je controleert rapporten op taal, spelling en grammatica en verbetert deze waar nodig. Daarnaast bewaak je deadlines, zodat niets tussen wal en schip valt. En tijdens teamoverleggen zorg jij voor heldere notulen, waarmee je iedereen overzicht en duidelijkheid biedt.

Kortom: jij bent degene die met jouw veelzijdigheid en nauwkeurigheid de administratie op orde houdt.

Je komt te werken in een gezellig team van 8 teamondersteuners. Jij en jouw collega’s ondersteunen de procesregisseurs van de teams Tijdelijk Huisverbod en de Gebiedsteams met diverse administratieve taken. De ene dag maak je een dossier aan en de andere dag ben je een dossier aan het afronden.

Wat breng je mee?

• Een mbo-diploma op niveau 4 in een secretariële of administratieve richting;
• Ervaring in een vergelijkbare, zelfstandige ondersteunende functie;
• Uitstekende beheersing van Office 365 (met name Word, Outlook) en de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Het vermogen om informatie goed te begrijpen, verbanden te leggen en dit nauwkeurig vast te leggen in systemen;
• Ervaring met het notuleren van vergaderingen en het zorgvuldig vastleggen van afspraken en besluiten;
• Kennis van privacywetgeving (AVG) en een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens;
• Een systematische en accurate werkhouding, waarmee je dossiers ordelijk en zorgvuldig verwerkt;
• Je bent flexibel en springt moeiteloos bij wanneer de situatie daarom vraagt;
• Ook onder druk blijf je rustig en houd je het overzicht;
• Met jouw servicegerichte houding denk je in oplossingen en bied je passende ondersteuning. Je toont initiatief door zelf met ideeën en verbeteringen te komen;
• Daarbij ben je een collegiale teamspeler die altijd klaarstaat voor anderen.

Wat bieden wij?

Bij Veilig Thuis vinden we, naast de goede zorg voor onze cliënten, ook de zorg voor ons personeel belangrijk. Je wordt ingeschaald in schaal 5 (max. € 3.581, - bruto per maand) conform CAO Jeugdzorg én we bieden je:

• Een zelfstandige en uitdagende baan die ertoe doet;
• Een jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband;
• Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, de mogelijkheid om arbeidsvoorwaarden uit te ruilen voor bijvoorbeeld een (elektrische) fiets, device of fitness abonnement);
• Reiskostenvergoeding en een NS Business card;
• Parkeermogelijkheid (op onze kosten) bij kantoor, een voordeel dat je bij weinig andere werkgevers ziet;
• Een laptop en mobiele telefoon van de zaak;
• Een groot team van fijne collega’s die je ondersteunen en waar je op terug kunt vallen en waarin ook ruimte is voor humor en ontspanning;
• Een inwerkmaatje voor de eerste maanden en coaching vanuit de teamleider.