Team Assistant Office & Management - Secretary Plus

Jobster; Utrecht; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Full time

Job summary

Jobster in Utrecht zoekt een Team Assistant Office & Management die zorgt dat alles op kantoor soepel loopt en partners en MT ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. Je werkt in een vestiginggerichte Office-team, samen met collega’s op jouw locatie in een moderne omgeving met flexplekken en vergaderruimtes.

Taken omvatten agenda's beheren, centrale mailboxen prioriteren, vergaderingen voorbereiden en notulen vastleggen, interne events organiseren en MARCOM-activiteiten ondersteunen.

Qualifications

• Afgeronde mbo‑4 of hbo‑opleiding in een relevante richting.
• 0–3 jaar ervaring in secretariële of office ondersteuning.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Zeer vaardig met Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.

Responsibilities

• Beheer je agenda’s van partners en MT-leden en bewaak afspraken en deadlines.
• Beheer centrale mailboxen, prioriteer berichten en zorg voor tijdige opvolging.
• Bereid vergaderingen voor en leg notulen en verslagen vast.
• Organiseer interne events en ondersteun MARCOM-activiteiten en gastontvangst.
• Voer facilitaire taken uit en signaleer procesknelpunten met verbetervoorstellen.

Skills

Nederlands taalvaardig

Education

MBO-4 of HBO-opleiding in relevante richting

Tools

Microsoft 365

Job description

Dit ga je doen

Als Team Assistant Office & Management zorg je dat alles op kantoor soepel loopt en ondersteun je partners en MT in hun dagelijkse werkzaamheden. Je werkt in een per vestiging georganiseerd Office-team, vooral samen met collega’s op jouw eigen locatie in een moderne omgeving met flexplekken en vergaderruimtes.

• Beheer je agenda’s van partners en MT-leden en bewaak je afspraken en deadlines.
• Beheer je centrale mailboxen, prioriteer je berichten en zorg je voor tijdige opvolging.
• Bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor en leg je notulen en verslagen vast.
• Organiseer je interne events en ondersteun je bij MARCOM-activiteiten en gastontvangst.
• Voer je facilitaire taken uit en signaleer je procesknelpunten met verbetervoorstellen.

Dit ben jij

Je voelt je thuis in een ondersteunende office rol binnen een professionele, projectgedreven organisatie en brengt een stevige basis aan opleiding en digitale vaardigheden mee.

• Afgeronde mbo‑4 of hbo‑opleiding in een relevante richting.
• 0–3 jaar ervaring in secretariële of office ondersteuning.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Zeer vaardig met Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Beschikbaar voor 32–40 uur per week op locatie.

Over het bedrijf

Je komt te werken bij een integraal vastgoedadviesbureau met circa 100 professionals, met een vestiging in Utrecht. Vanuit een modern kantoor werk je aan woon-, werk-, leer- en leefomgevingen, van eerste concept tot realisatie. De sfeer is nuchter en resultaatgericht, met een combinatie van flexplekken, enkele vaste werkplekken en vergaderruimtes.

In Utrecht maak je deel uit van een Office & Management team van 2–3 directe collega’s, op een afdeling van ongeveer 5–10 medewerkers. De sfeer is informeel, collegiaal en hands-on: je schakelt veel met partners, projectteams en bezoekers. Zie jij jezelf hier al rondlopen en organiseren?

Wat bieden wij jou?

Je voelt je thuis in een ondersteunende office rol binnen een professionele, projectgedreven organisatie en brengt een stevige basis aan opleiding en digitale vaardigheden mee.

• Afgeronde mbo‑4 of hbo‑opleiding in een relevante richting.
• 0–3 jaar ervaring in secretariële of office ondersteuning.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Zeer vaardig met Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Beschikbaar voor 32–40 uur per week op locatie.

#Jobster