Sr. Procesbeheer

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 43,000 - 62,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een adviseur F&C II voor de afdeling FABK in Utrecht. Je levert inhoudelijke ondersteuning en advies bij bedrijfsvoering, inclusief evaluaties en procesverbeteringen. Je werkt in een multidisciplinair team en draagt bij aan de automatisering van factuurprocessen zoals VIM.

De functie vereist ervaring met SAP/S4HANA, VIM en een stevige financiële achtergrond. Een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast is mogelijk, met een 38-urige werkweek en uitstekende

Qualifications

• Opleidingsrichting en/of vakkennis op financieel/bedrijfsadministratief gebied.
• Ervaring met SAP/S4HANA en/of VIM is een pré.
• Kennis van AO-regels en -procedures is gewenst.

Responsibilities

• Verlenen van inhoudelijk ondersteuning en advies bij bedrijfsvoeringprocessen.
• Uitvoeren van controle- en evaluatiemaatregelen in de factuurketen.
• Zorgen voor procesmatige en procedurele ondersteuning van besluitvorming.

Skills

Klantgericht

Samenwerken

Plannen en organiseren

Omgevingsgericht

Education

Financieel/Bedrijfsadministratief/Bedrijfseconomie/Bestuurskunde

Tools

SAP/S4HANA

VIM

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Vakgebied Financieel / economisch

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij een professional met een passie voor financiële administratie en een drive om te innoveren en te verbeteren? Zoek je een uitdaging waarin je jouw vaardigheden kunt inzetten om een significante bijdrage te leveren aan de efficiëntie en effectiviteit van Defensie? Dan is de afdeling Bedrijfsvoering (BV) van het Financieel Administratie en Beheerkantoor (FABK) binnen het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) misschien wel de perfecte plek voor jou!

Defensie groeit en de uitdagingen zijn groter dan ooit. Met meer dan 75.000 medewerkers, militairen, reservisten en burgers zijn we constant in beweging. De medewerkers van het Financieel Administratie en Beheerskantoor (FABK) leveren hier dagelijks een belangrijke bijdrage aan. Ben je klaar om deze uitdaging aan te gaan en je carrière als adviseur F&C II bij Defensie te starten?

Wat ga je zoal doen?

Levert ondersteuning en advies, door:

• Het leveren van inhoudelijke ondersteuning aan het bedrijfsvoeringproces door het leveren van samengestelde overzichten, informatie en bijbehorend advies op basis van interpretatie en integratie van gegevens;
• Het leveren van regulier en operationeel advies voor uitvoering van processen;
• Het leveren van inhoudelijke deelproducten voor lijn (management) en adviseurs ter ondersteuning van bedrijfsvoeringproces;
• Het geven van procesmatige en procedurele ondersteuning van besluitvorming.

Evalueert en monitort, door:

• Het leveren van een bijdrage aan uitvoering van evaluaties en monitoring en aan bewaking van uitvoering bedrijfsvoeringprocessen;
• het uitvoeren van controle maatregelen m.b.t. de werking van de keten in het factuurproces;
• het analyseren van blokkades en onderzoek van mogelijke oorzaken;
• het uitvoeren van gebruikerstesten bij aanpassingen in IT applicaties;
• Het uitvoeren van onderzoeken en het geven van operationeel advies.

Geeft uitvoering aan projecten, door:

• Het uitvoeren van deelprojecten op specifiek aandachtsgebied (voorbereiding, begeleiding en uitvoering), onder meer de verdergaande automatisering van stappen in de keten van het factuurproces;
• Het deelnemen aan (inter)departementale projecten op specifieke vakgebieden.

En hoe kan een werkdag er dan uit zien?

De werkday van een adviseur F&C II begint met een kopje koffie of thee terwijl ondertussen de werkplek aan het opstarten is. Na wat collegiale contacten over werk (of juist niet) ga je voortvarend verder met de opdrachten waarmee je bezig bent. Zo ben je vandaag bezig met het afhandelen van een diversiteit aan meldingen over problemen met het nieuwe Vendor Invoice Management (VIM) systeem. Geconstateerde problemen analyseren en aanbieden om te laten verhelpen zodat de processen optimaal doorgang kunnen blijven vinden. In de middag staat vandaag een workshop gepland waarin je gebruikers uitleg geeft over VIM en hoe zij hun werk daarin moeten verrichten. Zo ben je actief bezig om de organisatie vooruit te helpen.

Aan het eind van de dag kijk je terug op weer een fijne werkdag en stiekem ook al weer vooruit naar morgen. Je hebt niet alleen zeer positieve feedback ontvangen op manier waarop je de workshop hebt gegeven maar ook plezier gehad met de collega’s en genoten van een heerlijke lunch of wandeling. Tot morgen!

Opleidingsrichting en/of vakkennis

Bij voorkeur Financieel/(Bedrijfs)Administratief/Bedrijfseconomie/Bestuurskunde, Controllersopleiding

Overige kennis en vaardigheden

• Ervaring met SAP/S4HANA en/of VIM is een pre
• Werkprocessen, procedures, methoden en technieken, relevant voor eigen werkveld/kennisgebied
• Taak, organisatie en cultuur van organisatie-eenheid en klantgebied(en)
• ICT-applicaties en procesautomatisering, o.a. SAP en robotisering
• Kwaliteitszorg; AO-regels en –procedures
• Methoden en technieken beleidsevaluatie
• Basisadviesvaardigheden, o.a. adviesrollen; fases adviesproces; intakegesprek; diagnose en onderzoek; goed kunnen rapporteren (mondeling en schriftelijk); presenteren
• Projectmatig werken

Ervaring

• relevante ervaring; ervaring met SAP/S4HANA en/of VIM is een pre
• werken in teamverband
• samenwerken met andere werkvelden/kennisgebieden

Competenties (op basis van competentiewoordenboek Defensie)

• Klantgericht
• conceptueel denken
• Samenwerken
• Omgevingsgericht
• Plannen en organiseren (o.a. voortgangscontrole)
• Leervermogen
• Durf/Onafhankelijkheid

Fysieke eisen:

• Bureau- en beeldschermwerk
• Deelname in overlegstructuren

Overige eisen:

• Doortastend
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• Je beschikt over de Nederlandse nationaliteit

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek.

Maandsalaris €3.838,00 - €5.519,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.

De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven:

Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.

Binnen de DOSCO organisatie werk je bij het Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK) op locatie Utrecht. FABK draagt zorg voor een soepele afhandeling van de complete factuurstroom en bijbehorende administratie voor alle onderdelen. Deze kennis van- en inzicht in de processen stelt ons in staat om het afdelingshoofd, de Commandant maar ook de Hoofd Directie Finance & Control, inhoudelijk over voortgang, knelpunten en risico’s advies te geven. Daarnaast werken we nauw samen met zowel collega’s binnen FABK als buiten FABK daar waar nodig.

FABK zit in een transitie fase naar een nieuwe visie. De nieuwe visie maakt FABK een wendbare, continu verbeterende organisatie met een hoge automatiseringsgraad die nauw samenwerkt met ketenpartners. De afdeling bedrijfsvoering heeft een leidende en aanjagende rol in de implementatie van deze visie.

Voor meer informatie over de vacature:

Jan van Harn
[e-mail]
0610862730