Senior Projectassistent

Ministerie van Defensie

Steenwijkerland

On-site

EUR 33,000 - 44,000

Full time

5 days ago

Be an early applicant

Get more replies from employers

Send a job-specific resume in minutes.

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een senior opleidingsassistent om twee ontwikkelprogramma’s van het Instituut Defensie Leergang mede vorm te geven. Taken omvatten administratie, secretariaat, logistiek en organisatorische werkzaamheden, met ruimte om inhoudelijk mee te denken.

Je voorziet in ondersteuning aan de begeleiders, regelt locaties, offertes, roosters en cursistenadministratie. Daarnaast beheer je Moodle en ondersteun je gastsprekers en docenten.

Qualifications

Aantoonbare ervaring met administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken.
Ervaring met Excel, Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint en Moodle
Bij voorkeur ervaring met ondersteunen van leertrajecten.
Ervaring of affiniteit met Defensie
Bereid om op verschillende Defensie-locaties in het land aanwezig te zijn.
MBO werk- en denkniveau, of starter op HBO niveau.

Responsibilities

De begeleiders van beide programma’s ondersteunen bij hun werkzaamheden, vertalen van inhoudelijke keuzes naar organisatorische en logistieke actiepunten en die zelfstandig uitvoeren.
Reserveren van locaties en zalen, intern en extern, inclusief catering.
Opvragen van offertes en bevestigen van afspraken met gastsprekers en docenten.
Roosters en planningen voor nieuwe groepen maken.
Cursistenadministratie beheren.
Afspraken plannen met deelnemers en andere stakeholders.
Inrichten en bijhouden van Moodle leeromgeving.
Bijhouden van financiële overzichten.
Informatie zoals studiegids, flyers en meldingsinstructies updaten.
Bezoekers en cursisten aanmelden en opvangen.

Skills

Administratieve taken

Secretariële taken

Logistieke taken

Organisatorische taken

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

SharePoint

Moodle

Education

MBO werk- en denkniveau

Starter op HBO niveau

Tools

Moodle

SharePoint

Job description

Vacature kenmerken

Standplaats: Den Haag

Contractduur: 12 maanden

Uren per week: 38 - 38

Maandsalaris: €2.976,00 - €3.924,00

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied: Onderwijs / opleiding

Vacaturenummer: 78833

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling

Functiegroep: Burger

Functieomschrijving

De senior opleidingsassistent staat voor de veelzijdige en mooie uitdaging om twee ontwikkelprogramma’s van het Instituut Defensie Leergang mede vorm te geven door administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken uit te voeren. Maar ook inhoudelijk meedenken over de inhoud van de programma’s is zeker mogelijk.

De functie omvat onder andere de volgende taken:

De begeleiders van beide programma’s ondersteunen bij hun werkzaamheden, je vertaalt de inhoudelijke keuzes naar organisatorische en logistieke actiepunten en voert die zelfstandig uit.

Reserveren van locaties en zalen, intern en extern, bestellen van catering.

Opvragen van offertes en bevestigen afspraken met gastsprekers en docenten.

Roosters en planningen voor nieuwe groepen maken.

Cursistenadministratie beheren.

Afspraken plannen met deelnemers en andere stakeholders.

Elektronische leeromgeving Moodle inrichten en actueel houden.

Bijhouden van financiële overzichten.

Actualiseren van informatie zoals studiegids, flyers, en meldingsinstructies

Aanmelden en opvangen bezoekers en cursisten.

Functie-eisen

Wat vraagt dit van jou als professional:

Aantoonbare ervaring met het verrichten van administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken.

Je werkt gemakkelijk met programma’s als Excel, Outlook, Word, PowerPoint, Sharepoint en wellicht Moodle.

Bij voorkeur ervaring op het terrein van ondersteunen van leertrajecten.

Ervaring of affiniteit met de wereld van Defensie

Je bent bereid om als het werk dat vraagt op verschillende (Defensie)locaties in het land aanwezig te zijn.

MBO werk- en denkniveau, of starter op HBO niveau.

We vragen als persoonlijke vaardigheden:

Je hebt een persoonlijke interesse in thema’s als talentontwikkeling, leiderschap en innovatieve leertrajecten.

Je bent sterk in “ontzorgen” van de collega’s van het team op organisatorisch en logistiek vlak, na je inwerkperiode kan je zelfstandig aan de slag.

Je bent In staat om overzicht te houden, vooruit te denken en prioriteiten te stellen.

Je denkt waar nodig ook mee over de inhoudelijke ontwikkeling van beide programma’s.

Je staat klaar als gastheer/gastvrouw bij verschillende bijeenkomsten en bent daarin representatief.

Je bent een aanpakker, oplossingsgericht en flexibel.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving: Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling

Contractduur: 12 maanden

Minimaal aantal uren per week: 38

Maximaal aantal uren per week: 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.

Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.

Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.

Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.

Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.

De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

De vacature is gelijktijdig intern en extern opengesteld. Conform vastgestelde procedure zullen interne kandidaten eerst bezien worden op geschiktheid voor de functie.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.
Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Afdelingsnaam

Defensie Ondersteuningscommando

Afdelingsomschrijving

De omgeving en de positie
Defensie heeft leiders nodig die diverse denkkaders en handelingen inbrengen op strategische posities, in de domeinen waarbinnen Defensie opereert. Zo kan de organisatie effectief handelen in een steeds veranderende omgeving.
Het Instituut Defensie Leergangen (IDL) voert daartoe twee ontwikkelprogramma’s uit om militairen en burgers op strategische functies voor te bereiden op een volgende stap. Dit zijn de Leadership Development Journey (LDJ) en het Management en Professioneel Ontwikkelprogramma (MPO).
Het IDL is onderdeel van de Nederlandse Defensie Academie. Het team ontwikkelprogramma’s bestaat uit een programmaleider, 4 begeleiders, een coördinator, en een senior opleidingsassistent. Het team wordt verder aangevuld met een Defensity college student.
De standplaats van het team is het Majoor Jan Linzel Complex (MJLC) in Den Haag. De bijeenkomsten met de groepen vinden plaats door het hele land. Hierbij is de senior opleidingsassistent indien nodig aanwezig. Op de dinsdagen werkt het team in Breda.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/dosco

Contactpersonen