Senior Projectassistent

Ministerie van Defensie; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een senior opleidingsassistent om twee ontwikkelprogramma’s mede vorm te geven. Je voert administratieve, secretariële en logistieke taken uit en denkt inhoudelijk mee over de programma’s.

Je ondersteunt begeleiders, reserveert locaties en zalen, regelt catering en coördineert met gastsprekers en docenten. Daarnaast manage je roosters, cursistenadministratie en Moodle-inrichting.

Qualifications

• - Aantoonbare ervaring met administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken.
• - Vaardigheid met Excel, Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint en Moodle.
• - Bij voorkeur ervaring met ondersteuning van leertrajecten.
• - Affiniteit met Defensie.
• - Bereid om op diverse Defensie locaties aanwezig te zijn.
• - MBO werk- en denkniveau of HBO-niveau starter.

Responsibilities

• Ondersteunen van beide opleidingsprogramma’s en vertalen van inhoud naar acties.
• Reserveren van locaties en zalen, regelen van catering.
• Offertes opvragen en afspraken met gastsprekers bevestigen.
• Roosters en planningen maken voor groepen.
• Cursistenadministratie beheren en bezoekers ontvangen.
• Inrichten en up-to-date houden van Moodle en financiële overzichten bijhouden.

Skills

Administratieve vaardigheden

Secretariële taken

Logistiek beheren

Organisatievermogen

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

SharePoint

Moodle

Job description

De functie
De senior opleidingsassistent staat voor de veelzijdige en mooie uitdaging om twee ontwikkelprogramma’s van het Instituut Defensie Leergang mede vorm te geven door administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken uit te voeren. Maar ook inhoudelijk meedenken over de inhoud van de programma’s is zeker mogelijk.
De functie omvat onder andere de volgende taken:
- De begeleiders van beide programma’s ondersteunen bij hun werkzaamheden, je vertaalt de inhoudelijke keuzes naar organisatorische en logistieke actiepunten en voert die zelfstandig uit.
- Reserveren van locaties en zalen, intern en extern, bestellen van catering.
- Opvragen van offertes en bevestigen afspraken met gastsprekers en docenten.
- Roosters en planningen voor nieuwe groepen maken.
- Cursistenadministratie beheren.
- Afspraken plannen met deelnemers en andere stakeholders.
- Elektronische leeromgeving Moodle inrichten en actueel houden.
- Bijhouden van financiële overzichten.
- Actualiseren van informatie zoals studiegids, flyers, en meldingsinstructies
- Aanmelden en opvangen bezoekers en cursisten.

• Tijdelijke aanstelling
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Wat vraagt dit van jou als professional:
- Aantoonbare ervaring met het verrichten van administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken.
- Je werkt gemakkelijk met programma’s als Excel, Outlook, Word, PowerPoint, Sharepoint en wellicht Moodle.
- Bij voorkeur ervaring op het terrein van ondersteunen van leertrajecten.
- Ervaring of affiniteit met de wereld van Defensie
- Je bent bereid om als het werk dat vraagt op verschillende (Defensie)locaties in het land aanwezig te zijn.
- MBO werk- en denkniveau, of starter op HBO niveau.
We vragen als persoonlijke vaardigheden:
- Je hebt een persoonlijke interesse in thema’s als talentontwikkeling, leiderschap en innovatieve leertrajecten.
- Je bent sterk in ‘ontzorgen’ van de collega’s van het team op organisatorisch en logistiek vlak, na je inwerkperiode kan je zelfstandig aan de slag.
- Je bent In staat om overzicht te houden, vooruit te denken en prioriteiten te stellen.
- Je denkt waar nodig ook mee over de inhoudelijke ontwikkeling van beide programma’s.
- Je staat klaar als gastheer/gastvrouw bij verschillende bijeenkomsten en bent daarin representatief.
- Je bent een aanpakker, oplossingsgericht en flexibel.

Hier kom je te werken

De omgeving en de positie
Defensie heeft leiders nodig die diverse denkkaders en handelingen inbrengen op strategische posities, in de domeinen waarbinnen Defensie opereert. Zo kan de organisatie effectief handelen in een steeds veranderende omgeving.
Het Instituut Defensie Leergangen (IDL) voert daartoe twee ontwikkelprogramma’s uit om militairen en burgers op strategische functies voor te bereiden op een volgende stap. Dit zijn de Leadership Development Journey (LDJ) en het Management en Professioneel Ontwikkelprogramma (MPO).
Het IDL is onderdeel van de Nederlandse Defensie Academie. Het team ontwikkelprogramma’s bestaat uit een programmaleider, 4 begeleiders, een coördinator, en een senior opleidingsassistent. Het team wordt verder aangevuld met een Defensity college student.
De standplaats van het team is het Majoor Jan Linzel Complex (MJLC) in Den Haag. De bijeenkomsten met de groepen vinden plaats door het hele land. Hierbij is de senior opleidingsassistent indien nodig aanwezig. Op de dinsdagen werkt het team in Breda.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitaire tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.
Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• De vacature is gelijktijdig intern Defensie en extern opengesteld. Conform vastgestelde procedure zullen interne kandidaten eerst bezien worden op geschiktheid voor de functie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Deze vacature staat niet open voor acquisitie.
• De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Defensie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.