Secretaresse medische afdeling Chirurgie

Maastricht UMC+; Maastricht; Sur place; EUR 27 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Maastricht UMC+ zoekt een secretaresse m/v/x ter ondersteuning van ongeveer zeven stafchirurgen binnen de afdeling Chirurgie. Taken omvatten correspondentie, agendabeheer en archivering, met aandacht voor OK-planning en patiëntenzorg.

Je werkt flexibel met prioriteiten en coördineert projecten, notuleert vergaderingen en organiseert reizen. Je bent een schakelfiguur tussen interne en externe relaties en fungeert als back-up bij afwezigheid.

Qualifications

• Minimaal een MBO-diploma secretariële/ administratieve richting.
• Ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in de gezondheidszorg.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.

Responsabilités

• Verzorgen van correspondentie en agendabeheer voor stafchirurgen.
• Coördineren van projecten en behandelen van e-mails en notulen.
• Regelen en archiveren van documenten en rapportages.
• Ondersteunen bij universitaire taken en kwaliteitsregistraties.
• Voorbereiden van bijeenkomsten en notuleren van besluiten.
• Regelen van dienstreizen en onderhouden contact met interne/externe relaties.
• Back-up voor collega-secretaresses bij afwezigheid.

Connaissances

Planmatig werken

Communicatieve vaardigheden

Teamplayer

Proactief handelen

Nauwkeurig werken

Formation

MBO diploma secretariële/administratieve richting

Outils

MS Office

SharePoint

MS Teams

Outlook

Description du poste

Wat ga je doen?

Jij werkt als secretaresse m/v/x voor een 7-tal stafchirurgen binnen de medische afdeling Chirurgie. Jouw taken omvatten onder andere het verzorgen van correspondentie en agendabeheer.

Je hebt de vaardigheid om flexibel met de agenda's om te gaan en houdt rekening met prioriteiten zoals patiëntenzorg, beschikbaarheid voor OK's en polispreekuren.

Daarnaast breng je ad hoc aanpassingen aan als de situatie daarom vraagt. Je coördineert activiteiten rondom projecten en behandelt de mails, waarbij je termijnen bewaakt, concepten opstelt en archivering verzorgt.

Je ondersteunt de stafchirurgen bij universitaire taken (promoties). Daarnaast ondersteun je bij kwaliteitsregistraties.

Je zorgt voor de organisatorische taken bij bijeenkomsten.

Je ontvangt relaties en onderhoudt contacten met zowel interne als externe relaties. Ook bereid je vergaderingen voor, neem je notulen en bewaak je de daaruit voortkomende afspraken. Verder regel je zelfstandig dienstreizen en verzorg je de administratie hiervan.

Tenslotte fungeer je als back-up voor collega-secretaresses bij afwezigheid door vakanties of parttime dagen.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

De medische afdeling Chirurgie bestaat uit een aantal deelgebieden, waaronder de lever-, galweg- en alvleesklierchirurgie. Je bent hoofdzakelijk voor de medisch specialisten in dit deelgebied werkzaam. Binnen de medische afdeling wordt inhoud gegeven aan patiëntenzorg, onderzoek, opleiding en onderwijs. Hier zijn chirurgen, arts-assistenten, Physician assistants, onderzoekers, secretaresses etc. werkzaam die of een contract hebben binnen het MUMC+ of binnen de samenwerkingsverbanden daarbuiten. Daarnaast werk je samen met andere disciplines, zoals met professionals uit andere medische afdelingen of stafdiensten.

Je maakt deel uit van een team van 10 administratieve collega's, gezamenlijk verantwoordelijk voor het secretariaat en de administratie van de vakgroep. Jouw rol reikt verder dan alleen administratieve taken. Je wordt een cruciale schakel in een team dat bestaat uit secretaresses, OK-planners en onderwijssecretaresses.

Het secretariaat wordt aangestuurd door de stafadviseur bedrijfsvoering. In principe heeft iedere secretaresse een eigen aandachtsgebied, maar bij afwezigheden worden elkaars taken overgenomen. Binnen het team heerst een collegiale sfeer waarbij onze dienstverlening centraal staat.

Wat vragen wij van jou?

• Heb je een MBO diploma in een secretariële of administratieve richting? Dat is de basis!
• Je hebt al flink wat ervaring opgedaan in een soortgelijke functie, het liefst in de gezondheidszorg.
• Werken binnen chirurgie betekent werken in een acute en dynamische omgeving. Daar voel jij je een vis in het water.
• Naast dat je zelfstandig en proactief werkt, ben je ook een teamplayer.
• Flexibiliteit is jouw tweede natuur.
• Je bent gedreven in wat je doet.
• Verder ben je een kei in communicatie en samenwerking en beschik je over een goed organisatievermogen.
• Je bent heel nauwkeurig en weet je altijd de juiste prioriteiten te stellen. Op drukke momenten neem je zonder moeite taken over.
• Het MS Officepakket kent voor jou geen geheimen en je hebt bij voorkeur ervaring met SharePoint en MS Teams.
<