Secretaresse Gedeputeerde Staten

Outtask Group; Utrecht; Hybrid; EUR 63,000 - 89,000; Full time

Benefits offered by this job

ZZP mogelijk

Job summary

Outtask Group zoekt een ervaren directie- of bestuurssecretaresse ter ondersteuning van een bestuurder in een provinciale/overheidsomgeving. Je bewaakt de agenda, bereidt vergaderingen voor en behandelt correspondentie met interne en externe relaties.

Je werkt zelfstandig in een flexibele omgeving waar thuiswerken mogelijk is (incidenteel of structureel). Een mbo-4 secretariële opleiding en minimaal twee jaar relevante ervaring zijn vereist; ZZP-scholing wordt aangemoedigd en is welkom bij deze

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau 4 afgeronde opleiding; secretariële opleiding is een plus.
• Minimaal twee jaar aantoonbare ervaring als directie- of bestuurssecretaresse of als assistant op C-niveau.
• Relevante ervaring bij een overheidsorganisatie; ervaring in bestuurlijke omgeving is belangrijk.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.

Responsibilities

• Ondersteunt een bestuurder op secretarieel en organisatorisch gebied; zorgt voor overzicht, voorbereiding en opvolging.
• Beheert de complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne en externe relaties.
• Stelt vergaderdossiers samen en zorgt dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is.

Skills

Directie secretaresse

Bestuurlijke communicatie

Proactief handelen

Education

MBO niveau 4 secretariaat

Job description

Onze opdrachtgever is een provinciale overheidsorganisatie die werkt aan een gezonde, duurzame leefomgeving en aan een goede balans tussen wonen, werken, natuur en bereikbaarheid. Als secretaresse van een bestuurder ondersteun je het provinciebestuur in een omgeving waar agenda’s complex zijn, prioriteiten kunnen verschuiven en zorgvuldige afstemming belangrijk is. Jij zorgt dat afspraken, vergaderingen en contacten soepel verlopen, zodat de bestuurder zich op bestuurlijke verantwoordelijkheden kan richten. Daarbij werk je nauw samen met een bestuursadviseur en woordvoerder en onderhoud je contact met collega’s en externe relaties.

Een uitstekend tarief, passend bij je rol.

Toe aan wat nieuws? Bespreek je interesses en wensen met je fieldmanager. We zorgen voor passende uitdagingen.

Echt persoonlijk

Je spreekt ook als freelancer regelmatig met je Outtask field manager, niet over prestaties, maar over jou. We willen dat je je goed voelt en zorgen dat je echt hoort bij Outtask.

Werklocatie

Bij ons is flexibiliteit de norm. Dringende deadlines? Privézaken? Afwisseling nodig? Thuiswerken kan, incidenteel of structureel. We stemmen samen een maatwerk aanpak af.

Wat houdt de functie in?

Je ondersteunt een bestuurder op secretarieel en organisatorisch gebied en zorgt voor overzicht, voorbereiding en opvolging. Met jouw zorgvuldige planning en professionele communicatie draag je bij aan een goed georganiseerde bestuurlijke werkdag.

Je beheert de complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne collega’s en externe relaties.

Je plant afspraken en vergaderingen en adviseert waar nodig over een passende agendaverdeling.

Je bereidt vergaderdossiers voor, stelt deze samen en zorgt dat de benodigde informatie tijdig beschikbaar is.

Je bewaakt de voortgang van afspraken en brengt onder de aandacht wanneer opvolging nodig is.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor contacten met de bestuurder en communiceert professioneel en vriendelijk, telefonisch en schriftelijk.

Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en woordvoerder en stemt de ondersteuning af op de behoeften van de bestuurder.

Je schakelt snel wanneer de planning verandert en neemt zelfstandig beslissingen binnen je verantwoordelijkheden.

Je werkt samen met collega-secretaresses en neemt bij afwezigheid waar.

Wie zoeken wij?

Je bent een ervaren directie- of bestuursondersteuner die zorgvuldig werkt en zich prettig voelt in een bestuurlijke omgeving. Je houdt overzicht wanneer prioriteiten verschuiven, communiceert tactvol en neemt zelfstandig initiatief om de ondersteuning goed te laten verlopen.

Je hebt minimaal een afgeronde opleiding op mbo-niveau 4; een secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau 4 sluit goed aan.

Je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring als directie- of bestuurssecretaresse of als assistent op C-niveau.

Ervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie is relevant; ervaring in een bestuurlijke omgeving, zoals een provinciaal of gemeentelijk bestuur, is eveneens van belang.

Je hebt ervaring met complex agendabeheer, het voorbereiden van vergaderdossiers en professionele correspondentie.

Je werkt zelfstandig en proactief, communiceert helder en zorgvuldig en past je aan wanneer omstandigheden of prioriteiten veranderen.

Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

ZZP zijn ook van harte uitgenodigd om te sollciteren op deze functie met een maximaal tarief van 55,- per uur all-in excl. btw.

Is er een klik? Dan ontvang je kort daarna een voorstel dat bij jou past.

Antwoord op belangrijke vragen.

Wat doet Outtask voor jou?

Hoe verloopt het sollicitatieproces bij Outtask?

Wat zijn de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling?

Welke contractvormen biedt Outtask?

Hoeveel reistijd wordt er verwacht?

Hoe ondersteunt Outtask mij tijdens een opdracht?