Secretaresse

UWV; Amsterdam; On-site; EUR 29,000 - 41,000; Full time

Job summary

UWV zoekt een secretaresse voor de Academie SMZ Arbeid & Gezondheid. Je ondersteunt de manager en teamleiders met agenda’s, notuleren en HR-gerelateerde administratieve taken. Je organiseert evenementen en beheert kantoorprocessen, terwijl je gegevens bijhoudt en orders verwerkt.

Een dynamische, professionele omgeving biedt mogelijkheden voor ontwikkeling. De functie is ingedeeld in salarisschaal 4, met een maandsalaris tussen €2.640 en €3.660 bij een fulltime werkweek van 38 uur en vereist

Qualifications

• Minimaal MBO+ niveau.
• Ervaring in een secretariële functie.
• Goede beheersing van Microsoft Office 365 (Outlook, MS Teams, Excel).
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Organisatievermogen en servicegericht.
• Stressbestendig en in staat te schakelen.
• Initiatief nemen en proactief handelen.
• Kennis van sociale zekerheidsorganisatie is een plus.

Responsibilities

• Agendabeheer van de manager Academie SMZ en teamleiders Leren & ontwikkelen.
• Notuleren van MT-vergaderingen en volgen van actiepunten.
• HR-werkzaamheden zoals indiensttreding en ondersteuning bij inwerkproces.
• Organiseren van evenementen en teamactiviteiten.
• Beheer van kantoorartikelen en inkoop van benodigdheden.
• Registreren en bijhouden van docentgegevens in Docentenpool.
• Invoeren van orders voor opleidingen en bijeenkomsten.
• Organiseren van bijeenkomsten voor academie en CEC.

Skills

Secretariële ervaring

Organisatie

Servicegericht

Details

Initiatief nemen

Stressbestendigheid

Mondelinge communicatie

Schriftelijke communicatie

Education

MBO+ niveau

Tools

Microsoft Office 365

Outlook

MS Teams

Excel

Job description

Vind jij het belangrijk om een zichtbare bijdrage te leveren aan de professionaliteit van onze afdeling? Kom dan als secretaresse werken binnen een team dat samen opleidingen en leermethodieken ontwikkelt voor onze collega’s van UWV.

De Academie SMZ Arbeid & Gezondheid is onderdeel van het Centraal Expertise Centrum (CEC) van UWV. CEC bestaat uit vier afdelingen: Beleid & verbinding, Arbeidsanalyse, Kennis & innovatie en de Academie SMZ Arbeid & Gezondheid. De Academie is dé plek binnen SMZ waar kennis, kunde en technologie gericht op leer- en ontwikkelactiviteiten op alle niveaus in de organisatie zijn gebundeld, waarbij werken aan vakmanschap en het bevorderen van een permanent leerklimaat centraal staan. Vanuit de Academie dragen wij eraan bij dat onze medewerkers een zo hoog mogelijk niveau van dienstverlening kunnen bieden aan mensen met gezondheidsklachten.

Jouw belangrijkste taken

Als secretaresse ben je binnen de Academie SMZ Arbeid & Gezondheid verantwoordelijk voor:

• Agendabeheer van de manager Academie SMZ en teammanagers Leren & ontwikkelen.
• Het voorbereiden en notuleren van diverse MT - vergaderingen en het bewaken van de daaruit voortkomende actiepunten.
• HR gerelateerde werkzaamheden: indiensttreding interne en externe medewerkers, van het uitzetten van de vacature tot voorbereiding en ondersteuning bij het (al opgestelde) inwerkproces.
• Organisatie van evenementen, teamactiviteiten, etc.
• Verzorgen bestelproces kantoorartikelen.
• Aanvragen systeemautorisaties en ICT-producten.
• Vraagbaak voor de afdeling.

Jij wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan de Manager Academie SMZ Arbeid & Gezondheid.

Wat ga je nog meer doen

• Registreren en bijhouden van gegevens en overeenkomsten van docenten in onze Docentenpool.
• Invoeren van orders voor o.a. opleidingen, bijeenkomsten etc.
• Controleren en bijhouden van Excel bestanden waarin alle artsen in opleiding worden geregistreerd.
• Bijhouden van Exceloverzichten m.b.t. opleidingen, bijeenkomsten, financiën etc.
• Het organiseren van bijeenkomsten voor de academie en CEC.

Jij bent een supportprofessional, die van vele markten thuis is. Je bezit over organisatievermogen. Je hebt oog voor details en kan taken effectief prioriteren. Je bent bereid om verschillende taken uit te voeren. Je beschikt over mensenkennis. Je werkt discreet en bent proactief. Je bent bekend met projectmatig werken. Plannen en organiseren zit in je DNA.

Verder zoeken wij iemand die voldoet aan het volgende profiel:

• Je hebt minimaal MBO+ niveau;
• Je hebt een aantal jaren ervaring in een secretariële functie;
• Goede beheersing van Microsoft Office 365, specifiek Outlook, MS Teams en Excel;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Je kunt makkelijk schakelen en bent stressbestendig;
• Je bent initiatiefrijk en je ziet je kansen;
• Je kunt goed organiseren en bent servicegericht;
• Je hebt globale kennis van de wetgeving en organisatie van de Sociale Zekerheid en de plaats van UWV in de keten van het eigen bedrijfsonderdeel.

Als je bij ons komt werken, dan kom je in een dynamische en professionele omgeving. Wij bieden een afwisselende functie waarin samenwerken voorop staat. Bij SMZ krijg je de kans om jezelf te ontwikkelen en om te groeien. Met diverse opleidingsmogelijkheden blijf je ‘fit for the job’, in welk opzicht dan ook. De functie is ingedeeld in salarisschaal 4.

Bruto maandsalaris min. € 2.640,- en max. € 3.660,- ; het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur.

Het Centraal Expertisecentrum (CEC)

Door een adequate inzet van kennis, opleiding, arbeidsanalyse en beleid dragen de ongeveer 150 collega’s van CEC bij aan kwalitatief goede oplossingen voor werkvraagstukken van onze in- en externe klanten. Zo zorgt CEC voor een adequate inhoudelijke ondersteuning van de sociaal-medische beoordeling en geeft CEC-vorm aan de sociaal-medische dienstverlening.

CEC kent vier afdelingen; Kennis & Innovatie, Beleid & Verbinding, Opleiden, Operationele Arbeidsanalyse. Bij de Academie SMZ Arbeid & Gezondheid werken 45 medewerkers.

De divisie Sociaal-Medische Zaken (SMZ) kijkt bij ziekte wat iemand nog wél kan. Of maakt met cliënten afspraken over inspanningen om vanuit ziekte terug te keren op de werkplek. Onze experts in verzekeringsgeneeskunde en arbeidskunde beoordelen dagelijks of en hoe mensen met een arbeidsbeperking toch kunnen meedoen in de maatschappij, in nauwe samenwerking met collega’s uit andere disciplines. Zo geven wij samen inhoud aan zinvol werk. De vraag naar sociaal-medische beoordelingen neemt voortdurend toe. UWV kan deze vraag niet opvangen zonder veranderingen in de organisatie en werkwijze door te voeren. UWV kiest voor een nieuwe strategie waarmee ze de menselijke maat en de sociaal-medische dienstverlening weer centraal stelt zodat mensen zich beter gezien, gehoord en geholpen voelen en zij weer perspectief hebben op het kunnen meedoen in de maatschappij. Bij onze divisie werken ruim 4500 medewerkers, verspreid over het hoofdkantoor en 12 districten in heel Nederland. Bij de uitvoering van onze taken werken we nauw samen met onze collega’s bij de andere divisies, waaronder de divisies Uitkeren en Werkbedrijf.

Let op:

• Voor deze vacature kan een assessment deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
• Voor deze functie is het overleggen van een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van toepassing. Tijdens de selectieprocedure krijg je informatie over de procedure voor de betreffende aanvraag van de VOG.
• Sollicitatiegesprekken vinden plaats op 19 en 23 november.