Recordsmanager (steekproef en e-suite)

All About Work; Kampen; On-site; EUR 36,000 - 58,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een specialist operationeel beheer die verantwoordelijk is voor de ontsluiting van digitale informatie binnen een gemeente. Je adviseert over het oplossen van beheerachterstanden in het zaaksysteem e-suite en voert vernietiging uit volgens wettelijke vereisten.

Je stelt een plan van aanpak op, voert steekproeven uit en werkt nauw samen met informatiebeheer en stakeholders. Je documenteert alle werkzaamheden en rondt deze zorgvuldig af.

Qualifications

• Een HBO-bachelor niveau afgerond.
• Minimaal 1 jaar werkervaring in informatiemanagement / documentaire informatievoorziening.
• Kennis van de Archiefwet en gerelateerde regelgeving zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv.
• Minimaal 1 jaar ervaring met Metadatasjabloon Toepassing Overheid (MDTO).
• Aantoonbare kennis van E-suite.

Responsibilities

• Je voert onder toezicht van de toezichthouder een omvangrijke steekproef uit op te vernietigen informatie.
• Je schrijft een plan van aanpak voor de operationele aanpak en uitvoering van het achterstallig beheer en de vernietiging in het zaaksysteem e-suite.
• Je houdt daarbij rekening met vigerende wetgeving, de mogelijkheden van de applicatie e-suite en eventuele hybride opslag op papieren dragers.
• Je voert na goedkeuring van jouw plan van aanpak de feitelijke vernietiging uit van informatie waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken.
• Je pakt eventueel overig achterstallig beheer op en voert dit zorgvuldig uit.
• Je werkt nauw samen met andere betrokkenen, zoals adviseurs informatiebeheer en overige stakeholders.
• Je begeleidt betrokkenen waar nodig bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Skills

Nauwkeurigheid

Risicoanalyse

Communiceren

Stakeholdermanagement

Procesmatig werken

Zelfstandig handelen

Education

HBO bachelor

Tools

E-suite

MDTO

Job description

Over de functie

ft 31889

Je bent de specialist op het gebied van operationeel beheer en de ontsluiting van digitale informatie binnen een gemeente. In deze opdracht adviseer je over de aanpak van het oplossen van beheerachterstanden binnen het zaaksysteem e-suite. Vervolgens voer je zelf de vernietiging uit volgens de geldende wettelijke vereisten en werk je waar nodig samen met betrokken collega’s. Ook voer je onder aansturing van de toezichthouder een omvangrijke steekproef uit op te vernietigen informatie. Je draagt bij aan een zorgvuldige, procesmatige uitvoering en zorgt dat werkzaamheden goed worden vastgelegd en afgerond.

Wat ga je doen

• Je voert onder aansturing van de toezichthouder een omvangrijke steekproef uit op de te vernietigen informatie in de e-suite.
• Je schrijft een plan van aanpak voor de operationele aanpak en uitvoering van het achterstallig beheer en de vernietiging in het zaaksysteem e-suite.
• Je houdt daarbij rekening met vigerende wetgeving, de mogelijkheden van de applicatie e-suite en eventuele hybride opslag op papieren dragers.
• Je voert na goedkeuring van jouw plan van aanpak de feitelijke vernietiging uit van informatie waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken.
• Je pakt eventueel overig achterstallig beheer op en voert dit zorgvuldig uit.
• Je werkt nauw samen met andere betrokkenen, zoals adviseurs informatiebeheer en overige stakeholders.
• Je begeleidt betrokkenen waar nodig bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Eisen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire Informatievoorziening.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met de Archiefwet en bijbehorende regelgeving zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Metadatasjabloon Toepassing Overheid (MDTO).
• Je hebt aantoonbare kennis van E-suite.

Wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als records-manager binnen een gemeente.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het schrijven van een plan van aanpak en de uitvoering daarvan binnen een omgeving met informatiebeheer.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het vernietigen van documentatie op E-suite.
• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding zaaksystemen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en verandermanagement.

Competenties

• Je bent nauwkeurig en kwaliteitsbewust.
• Je werkt procesmatig.
• Je kunt een goede risicoanalyse maken.
• Je communiceert helder en werkt prettig samen.
• Je kunt zelfstandig kritieke handelingen uitvoeren.
• Je documenteert en rapporteert zorgvuldig.