(Operationeel) Adviseur Recordsmanagement

GreenPepper; Apeldoorn; On-site; EUR 36,000 - 50,000; Full time

Job summary

Kadaster zoekt een (Operationeel) Adviseur Recordsmanagement om uitvoering te geven aan taken rondom archivering, WOO-regie en informatiemanagement. Je fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en vertaalt centrale kaders naar praktische werkafspraken.

Je bereidt vernietiging voor volgens de Selectielijst Kadaster en ondersteunt bij migratie van archieven naar bewaarplaatsen, met aandacht voor metadata en compliance.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Minimaal 2 jaar operationele ervaring met de Archiefwet en relevante regelgeving.
• Minimaal HBO-opleiding richting Informatiemanagement, Archiefwetenschap of vergelijkbaar.
• Beschikbaar 2 dagen per week op kantoor De Grift in Apeldoorn; 32–36 uur per week.

Responsibilities

• Adviseer over archivering en vernietiging volgens de Selectielijst Kadaster.
• Voer regietaken WOO uit en rapporteer hierover.
• Inventariseer en kaart analoge en digitale archieven en adviseer over opslag en metadata.
• Begeleid implementatie van uniforme werkwijzen en instructies binnen de directie.
• Signaleer beleidskaders die niet aansluiten op de praktijk en schakel met het Virtuele Team Recordmanagement.
• Voer kwaliteitscontroles uit op archivering en identificeer operationele risico’s.

Skills

Analytisch vermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Hands-on

Initiatiefrijk

Verbindend vermogen

Resultaatgericht

Overtuigingskracht

Education

HBO Informatiemanagement

Archiefwetenschap

Tools

DMS/RMA

Microsoft 365

SharePoint

Teams

Jira

Job description

Voor Het Kadaster zoeken we een (Operationeel) Adviseur Recordsmanagement.

Wat ga je doen?

• Je richt je op de uitvoeringstaken van recordsmanagement: adviseren over archivering, inventariseren van (analoge en digitale) archieven en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging.
• Je neemt regietaken op het gebied van de Wet open overheid (WOO): uitdragen van het WOO-proces, ondersteunen van collega’s bij vragen, monitoren van actieve en passieve WOO-activiteiten en hierover rapporteren.
• Je onderschrijft een actieve rol bij grote WOO-verzoeken waarbij meerdere directies en veel documentatie betrokken zijn, en draagt kennis over het WOO binnen de organisatie uit.
• Je fungeert als laagdrempelig aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over het opslaan, terugvinden en metadateren van informatie.
• Je adviseert archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en opslag van informatieobjecten.
• Je vertaalt centrale, tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken en werkinstructies voor de eigen directie, in afstemming met collega’s.
• Je bereidt vernietiging voor en voert deze uit op basis van de geldende Selectielijst Kadaster en bereidt overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats voor.
• Je brengt proactief bestaande analoge en digitale archieven in kaart en adviseert bij nieuwe archiefvorming.
• Je begeleidt veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement en stimuleert uniforme werkwijzen; je bewaakt dat Kadasterbrede werkwijzen voorrang krijgen en stemt af met de Recordmanager waar nodig.
• Je signaleert waar beleidskaders niet goed aansluiten op de praktijk en levert input aan het Virtuele Team Recordmanagement.
• Je voert controles uit op kwaliteit en juiste archivering, signaleert operationele risico’s en knelpunten en brengt deze onder de aandacht.
• Je haalt gebruikerswensen en knelpunten in systemen op, zoals DMS/RMA en M365, en bespreekt deze als operationele input met de Product Owner digitale archiefsystemen.
• Je verzorgt instructies of kennissessies ter bevordering van informatiebewustzijn en legt ontbrekende uitvoeringsinstructies vast binnen de eigen directie.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• eData voor anonimisatie en publicatie
• DMS/RMA
• Microsoft 365 (SharePoint & Teams)
• Agile/Kanban werkwijze (via Jira)
• Selectielijst Kadaster (als basis voor vernietiging)

Eisen

• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift.
• De kandidaat heeft aantoonbare operationele ervaring met de Archiefwet en aansluitende regelgeving, minimaal 2 jaar, aan te tonen via eerdere werkgevers dan wel opdrachten.
• De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante discipline.
• De kandidaat is beschikbaar om minimaal 2 dagen in de week op het kantoor De Grift in Apeldoorn aanwezig te zijn en kan zich voor minimaal 32 en maximaal 36 uur committeren aan de opdracht.

Wensen

• Ervaring met operationeel informatie- en archiefbeheer (Recordmanagement)
• Ervaring met de Wet open overheid (Woo)
• Aanpak en motivatie voor werkplekondersteuning en uniformiteit

Competenties

• Resultaatgericht: Je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en zorgt ervoor dat werkzaamheden succesvol en tijdig worden afgerond.
• Analytisch vermogen: Je kunt praktische knelpunten en complexe vraagstukken van gebruikers snel doorgronden, operationele risico’s identificeren en deze omzetten in heldere, bruikbare adviezen voor op de werkvloer.
• Verbindend vermogen: Je fungeert als de verbindende schakel tussen de eigen directie en het Virtueel Team en creëert draagvlak op de afdelingen.
• Overtuigingskracht: Je weet medewerkers te overtuigen van de noodzaak van goed informatiebeheer.
• Communicatief sterk: Je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk helder en laagdrempelig te communiceren en vertaalt tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken.
• Initiatiefrijk: Je wacht niet af en signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden in de dagelijkse praktijk en pakt deze op binnen de directie.
• Proactief: Je koppelt knelpunten, waaronder situaties waar beleid niet aansluit op de praktijk, proactief terug naar de tactisch adviseur.
• Hands-on: Je werkt graag in een team en bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken, bijvoorbeeld bij het daadwerkelijk uitvoeren van de vernietiging of het inventariseren van archieven.
• Kwaliteitsgericht: Je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je werk.
• In staat kennis over te dragen aan anderen: Je bent een geduldige vraagbaak voor medewerkers en weet kennis over informatiebeheer en systemen op een begrijpelijke manier over te dragen, bijvoorbeeld via korte werkinstructies of dagelijkse begeleiding on-the-job.