Records Manager - cluster MO

OverheidZZP; Rotterdam; Hybrid; EUR 55,000 - 70,000; Part time

Job summary

De gemeente Rotterdam zoekt een Records Manager voor MO (Maatschappelijke Ontwikkeling) met focus op digitale dossiervorming en een naadloze implementatie van DIVA als DMS. Je vertaalt complexe vraagstukken naar praktische adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in werkwijzen.

Je werkzaamheden omvatten analyse van de huidige informatiehuishouding, het ontwerpen van ordeningsstructuren en het begeleiden van datamigraties.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Ervaring met datamigratie-trajecten is een pré.
• Kennis van wet- en regelgeving omtrent informatiebeheer.

Responsibilities

• Informatieanalyses uitvoeren en inzicht geven in de huidige informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen die voldoen aan regelgeving.
• Bevindingen vertalen naar heldere adviezen voor verandering.
• Coördineren van datamigratie naar DMS DIVA.

Skills

Informatieanalyse

Adviesvaardigheden

Stakeholdermanagement

Dossierbeheer

Education

HBO-opleiding

Tools

DIVA

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat als records manager de digitale informatiehuishouding binnen cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verbeteren, DMS DIVA implementeren, informatie analyseren, ordeningsstructuren ontwerpen, datamigraties begeleiden en collega’s adviseren over goede dossiervorming.

Records Manager

Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Ons aanbod

Werklocatie: Halvemaanpassage 90, Het Timmerhuis
Thuiswerkbeleid: In het kader van Anders werken kan er gedeeltelijk vanuit huis worden gewerkt. Voor deze functie geldt de verwachting dat de kandidaat minimaal 50% van de contracturen op kantoor aanwezig is. Daarnaast moet de kandidaat beschikbaar zijn voor aanvullende fysieke aanwezigheid wanneer de ondersteunde teams daarom vragen.

Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. Als Records Manager DIVA speel jij een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarmee bouw je mee aan een organisatie die grip houdt op haar informatie.

Jouw functie

Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega’s binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten.

Je kernverantwoordelijkheden zijn

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Het begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.

Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

De afdeling

Je komt te werken op de afdeling Clusterondersteuning MO (CMO). De afdeling CMO levert effectieve en efficiënte ondersteunende producten en diensten die het cluster MO versterken om haar doelen te bereiken voor de Rotterdammer. Als betrouwbare partner zijn we wendbaar, vakbekwaam en klantgericht. We ondersteunen het cluster bij het kiezen, sturen en bijsturen en dat doen we in samenwerking met de directies en onze partners. Het is een diverse en dynamische afdeling waar veel verschillende disciplines bij elkaar komen en met elkaar samenwerken. Als nieuwe records manager DIVA voel jij je hier natuurlijk helemaal op je gemak.

Onze organisatie

Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij uitstekende adviesvaardigheden en een goede samenwerking met collega’s. Jij komt met ideeën op de proppen die je op overtuigende wijze overbrengt. Deze concepten bedenk jij met in jouw achterhoofd de organisatie en de burgers van Rotterdam. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie jij als een kans en zeker niet als een bedreiging. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie;

Wensen

• Geef aan of de kandidaat een afgeronde hbo-opleiding heeft in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen. Yes (15 punten) No
• Werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem; (10 punten)
• Werkervaring binnen het sociale domein; (10 punten)
• Werkervaring in een adviserende rol. (5 punten)
• Werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten; (10 punten)
• Werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid; (20 punten)
• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen;
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem;
• Je hebt werkervaring binnen het sociale domein;
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid;

Competenties

• Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies.
• Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen.
• Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen.
• Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren.
• Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.
• Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen.
• Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden
Gespreksdatum: In week 36 en 37, op locatie
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.