Receptioniste/ Telefoniste Utrecht

HumanTotalCare; Utrecht; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

My-way vitaliteitsprogramma

Opleidingen via my-academy

Job summary

HumanTotalCare in Utrecht zoekt een receptionist/telefonist voor 16–24 uur per week. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en leveranciers, beheert de telefooncentrale en zorgt voor een vriendelijke, professionele ontvangst.

Je registreert bezoekers, begeleidt naar de juiste ruimtes en verzorgt post en sleutels. Je werkt samen met het Facilitair en Vastgoed-team en biedt ondersteuning waar nodig.

Qualifications

• Een mbo-werk- en denkniveau.
• Enkele jaren ervaring als telefonist(e) met een complexe telefooncentrale.
• Ervaring als gastvrouw/-heer of in een vergelijkbare hospitality-rol.
• Je bent flexibel in werkdagen waarbij het rooster ruim van tevoren bekend is.
• Stressbestendigheid is essentieel.

Responsibilities

• Registreert bezoekers bij hun aankomst en vertrek.
• Wijst bezoekers de weg naar de wachtkamer, toiletten of pantry.
• Regelt de uitgifte van sleutels en verzorgt ontvangst van leveranciers.
• Beantwoordt telefoontjes van klanten, opdrachtgevers en collega’s of verbindt hen door via een complexe telefooncentrale.
• Verwerkt inkomende en uitgaande post en werkt met systemen Med-Care en Adapt.

Skills

Stressbestendigheid

Computervaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Gastvrouw/ gastheer ervaring

Flexibiliteit

Education

MBO-werk- en denkniveau

Tools

Med-Care

Adapt

Job description

Hoe ga je #meerbetekenen als Receptioniste/ Telefoniste Utrecht

Als receptionist/telefonist bij HumanTotalCare ben je hét visitekaartje voor verschillende merken die gevestigd zijn in het pand: HumanTotalCare, ArboNed, Mensely, HumanCapitalCare, IT&Care en Focus Nederland. Bezoekers en bellers van al deze organisaties komen als eerste bij jou terecht. Daarnaast ben je vaak de eerste persoon die collega's zien wanneer ze hun werkdag beginnen.

Het werk is afwisselend, maar kan soms ook behoorlijk druk zijn. Wat doe je zoal op een dag?

• Registreert bezoekers bij hun aankomst en vertrek.
• Wijst bezoekers de weg naar de wachtkamer, toiletten of pantry.
• Reserveert vergaderzalen en spreekkamers en zorgt ervoor dat deze klaar zijn voor gebruik.
• Ontvangt leveranciers.
• Regelt de uitgifte van sleutels.
• Verwerkt inkomende en uitgaande post en werkt met de systemen Med-Care en Adapt.
• Beantwoordt telefoontjes van klanten, opdrachtgevers en collega’s of verbindt hen door via een complexe telefooncentrale.
• Bestelt lunch, bloemen of gebak en zorgt dat deze op de juiste plek terechtkomen.
• De functie valt onder de afdeling Facilitair en Vastgoed, je bent dus vaak ook het eerste aanspreekpunt voor allerlei facilitaire zaken.

Soms gaat de telefoon continu en staan er tegelijkertijd meerdere mensen aan de balie. Als receptionist/telefonist is het belangrijk dat je rustig blijft en je aandacht goed verdeelt, zodat iedereen een vriendelijke en professionele eerste indruk krijgt van onze dienstverlening.

Met wie ga je #meerbetekenen

Je werkt samen met zes directe collega’s aan de telefooncentrale en vervult de rol van gastvrouw/-heer in Utrecht. Het is een betrokken en positief team, waarin goede communicatie cruciaal is. Ondanks dat je vaak met twee of drie collega’s samenwerkt, is het belangrijk dat de verschillende taken goed op elkaar worden afgestemd. Naast jouw eigen team heb je contact met medewerkers van het kantoor en met externe leveranciers. Met betrekking tot telefonie werk je veel samen met het team in Son, jullie zijn samen de landelijke telefoniecentrale.

Wat is écht leuk aan deze baan

Je komt terecht in een warme, gastvrije omgeving als onderdeel van een professioneel team binnen een mensgerichte organisatie. Je draagt bij aan dienstverlening die veel mensen in Nederland verder helpt. Daarnaast krijg je de kans om je verder te ontwikkelen in facilitaire en vastgoed gerelateerde zaken.

Is er ook iets minder leuk

We houden van eerlijkheid en openheid. Soms heb je dagen waarop alles tegelijk gebeurt. De telefoon blijft maar rinkelen, je hebt te maken met lastige gesprekken en ongeduldige klanten, en soms ervaart u weerstand. Dit kunnen dagen zijn die je snel wilt vergeten, maar gelukkig kun je altijd je hart luchten bij je collega’s.

Wat neem je mee

Stressbestendigheid Is Essentieel. Je Kunt Makkelijk Schakelen Tussen Verschillende Taken En Houdt Overzicht, Ook Wanneer Het Druk Is. Jouw Goede Computervaardigheden En Ervaring Met Een Complexe Telefooncentrale Komen Goed Van Pas. Daarnaast Weet Je Ook Op Rustigere Dagen Van Aanpakken En Bied Je Graag Extra Ondersteuning Aan Je Collega’s. Je Beschikt Over Uitstekende Communicatieve Vaardigheden, Zowel In Persoon Als Telefonisch En Schriftelijk. Je Begrijpt De Aard Van Onze Arbodienstverlening En Hebt Begrip Voor De Emoties En Situaties Waarin Bezoekers Zich Kunnen Bevinden. Verder Heb Je

• Een mbo-werk- en denkniveau.
• Enkele jaren ervaring als telefonist(e) met een complexe telefooncentrale.
• Ervaring als gastvrouw/-heer of in een vergelijkbare hospitality-rol.
• Je bent flexibel in werkdagen waarbij het rooster wel ruim van te voren bekend is.

Het is lastig te voorspellen, maar een klik met het team is belangrijk. Dit is dan ook een van de dingen waar we tijdens het kennismakingsgesprek naar zullen kijken. We moedigen je aan om gewoon jezelf te zijn.

Wat krijg je van ons

HumanTotalCare bestaat uit verschillende merken en met 2.000 collega’s hebben we één gemeenschappelijk doel: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Deze missie dragen we ook intern uit. HumanTotalCare biedt de faciliteiten, maar jij hebt de controle over je werk.

Daarnaast bieden we:

• Een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• Een baan voor 16 - 24 uur per week.
• Een passend salaris volgens onze cao. Voor deze functie ligt dat tussen de €2.600,- en de €3.200 bruto per maand (o.b.v. 40 uur). Uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• om te beginnen een jaar contract met zicht op verlening.
• 25 vakantiedagen bij een fulltime functie.
• Ondersteuning op het gebied van IT, Research en Development en datascience. Wij benadrukken de combinatie van mensgericht en datagedreven werken.
• Een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen en de boarding app weet je snel je weg te vinden.
• Aandacht voor preventie en vitaliteit met ons My-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenge en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• Een uitgebreid aanbod van opleidingen en (online) trainingen via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• Gezellige feesten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Voor alle functies binnen onze organisatie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Het overleggen van een geldige VOG is een voorwaarde voor indiensttreding.