Receptionist(e) / telefonist(e)

Hermans & Schuttevaer Notarissen N.V.; Utrecht; Hybrid; EUR 17,000 - 22,000; Part time

Job summary

Westvaer zoekt een Receptionist(e)/Telefonist(e) voor onze Utrecht-locatie. Je bent het eerste bezoekadres en behandelt inkomende telefoongesprekken, ontvangt cliënten en verricht facilitaire taken.

Je werkt onder leiding van de teammanager receptie en telefoonie, met verantwoordelijkheden zoals het correct afhandelen van telefoonverkeer, ontvangst van bezoekers en organiseren van meetings. Wij zoeken iemand met MBO-niveau, flexibele inzet en representatieve communicatieve vaardigheden.

Qualifications

• Minimaal MBO werk- en denkniveau (bij voorkeur aangevuld met telefooncursussen).
• Flexibel inzetbaar om collega’s te vervangen bij verlof/ziekte (incidenteel Amsterdam).
• Goede communicatieve vaardigheden en professionele uitstraling.
• Zich goed verstaanbaar kunnen maken in het Engels (pré).
• Ervaring met MS Office en Teams.

Responsibilities

• Bedienen van de telefooncentrale: juist en correct afhandelen van gesprekken en doorverbinden; terugbelverzoeken opstellen.
• Ontvangen van cliënten en koffie/thee aanbieden.
• Zorg voor een ordelijke ontvangstruimte, pantry's en spreekkamers.
• Beheren van mailboxen en verwerken van post.
• Voorbereiding en ontvangst van kleine bijeenkomsten.

Skills

Gastvrijheid

Communicatie

Telefonie

Engels (basis)

MS Office/Teams

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Telefoniecentrale

Job description

We zijn op zoek naar receptionist(e) / telefonist(e) voor onze locatie in Utrecht!

Ben jij iemand die van nature gastvrij is en het leuk vindt om het visitekaartje van een organisatie te zijn? Zorg jij er graag voor dat cliënten zich welkom voelen én dat telefoontjes professioneel worden afgehandeld? En zoek je een vaste parttime baan waarin je jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden kunt inzetten? Dan maken wij graag kennis met jou!

Als Receptionist(e) / Telefonist(e) bij Westvaer ben je het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten, zowel telefonisch als aan de balie. Jij zorgt ervoor dat elke bezoeker en beller een positieve indruk van ons kantoor krijgt. Daarnaast verricht je diverse facilitaire ondersteunende werkzaamheden.

Als Receptionist(e) / Telefonist(e) werk je onder leiding van de teammanager receptie en telefonie. Jij bent verantwoordelijk voor een correcte afwikkeling van het inkomende telefoonverkeer, de ontvangst van cliënten en diverse facilitaire taken. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• bedienen van de telefooncentrale: juist en correct afhandelen van telefoongesprekken, doorverbinden van cliënten en het opstellen van terugbelverzoeken;
• ontvangen van cliënten en het aanbieden van koffie/thee;
• zorgen voor een ordelijke ontvangstruimte, pantry's en spreekkamers;
• het beheren van verschillende mailboxen en het verwerken van inkomende en uitgaande post;
• voorbereiding en ontvangst van kleine bijeenkomsten.

Wie ben jij?

Wij zoeken een collega die:

• minimaal MBO werk- en denkniveau heeft (bij voorkeur aangevuld met telefooncursussen);
• flexibel inzetbaar is om collega’s te vervangen bij verlof of ziekte (incidenteel locatie Amsterdam);
• goede communicatieve vaardigheden heeft en professioneel overkomt;
• zich goed verstaanbaar kan maken in het Engels (een pré);
• ervaring heeft met MS Office en Teams;
• cliënt- en servicegericht is en representatief;
• stressbestendig is en een proactieve werkhouding heeft;
• accuraat werkt en goed kan samenwerken.

Wat bieden wij jou?

Bij Westvaer krijg je de kans om jouw gastvrijheid en organisatietalent in te zetten in een professionele omgeving. Wat mag je verder van ons verwachten?

• een werkweek van 24 of 40 uur (geef je voorkeur aan bij je sollicitatie);
• 30 vakantiedagen per jaar (bij een fulltime dienstverband);
• een vrije middag op je verjaardag;
• deelname aan onze winstdelingsregeling;
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingsmogelijkheden
• een tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband;
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingsmogelijkheden.

Meer over Westvaer

Westvaer is het grootste zelfstandige notariskantoor van Nederland, met locaties in Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Westland. Wij zijn deskundig, dynamisch en dichtbij. Het notariaat naar een hoger niveau tillen, dát is ons doel. Dat doen we door hoogwaardige juridische dienstverlening te bieden en innovatieve oplossingen te bedenken op het gebied van efficiëntie en toegankelijkheid. Tegelijkertijd hechten we grote waarde aan een goede werk-privébalans en een goede werksfeer.