Projectsecretaresse

Van Wijnen; Breda; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerken mogelijk

Telefonie/Lease telefoon

Vergoeding opleidingsmogelijkheden

Job summary

Van Wijnen Regio Zuid zoekt een Projectsecretaresse/Officemanager voor Het Nieuwe Bravis. Je bent de rechterhand van de Projectdirecteur en houdt van overzicht, planning en administratieve afhandeling op de bouwplaats.

Je werkt in een dynamische bouwomgeving, ondersteunt bij documenten, contracten en rondleidingen. Flexibele uren (32–40 uur) en deels thuiswerken horen bij deze rol.

Qualifications

• Ervaring als secretaresse of officemanager in een bouw/projectomgeving.
• Goede organisatorische en multitask-vaardigheden.
• Kennis van Office-pakketten en digitale werkprocessen.

Responsibilities

• Beheren van agenda en ondersteunen bij planning van afspraken.
• Organiseren vergaderingen en bijeenkomsten.
• Beheren van documenten en projectcorrespondentie.
• Ondersteunen van projectdirecteur en team.
• Bezoekers ontvangen en rondleidingen organiseren.

Skills

Secretaresse ervaring

Projectsecretaresse

Officemanager ervaring

Proactief werken

Digitale vaardigheden

Communicatie

Plannen en organiseren

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook

Teams

Tools

Word

Excel

Outlook

Teams

Job description

Ben jij een echte regelaar die energie krijgt van een dynamische omgeving? Iemand die graag overzicht houdt, snel schakelt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen tot in de puntjes geregeld is? Voor ons mooie en omvangrijke project Het Nieuwe Bravis zoeken wij een Projectsecretaresse. Of eigenlijk: de officemanager van onze keet, de rechterhand van de Projectdirecteur én het gezicht van het project. Van agenda’s en vergaderingen tot inkoopcontracten en rondleidingen: jij bent degene die zorgt dat alles loopt. Je houdt het overzicht, ziet wat er nodig is en pakt het op. Een echte spin in het web dus. En omdat je midden in het project zit, is geen dag hetzelfde.

Welkom bij Van Wijnen Regio Zuid

Bij Van Wijnen Regio Zuid ben je onderdeel van een grote familie met 32 vestigingen door heel Nederland. Hier combineer je de kracht van een landelijke organisatie met het warme contact van een lokaal team. Samen maken we Nederland een stukje mooier, stap voor stap, steen voor steen. Dát bouwen wij.

Op project Het Nieuwe Bravis werk je in een dynamische bouwomgeving waar veel gebeurt. Als Projectsecretaresse ben jij een belangrijk aanspreekpunt binnen de projectorganisatie. Je zorgt ervoor dat de Projectdirecteur en het projectteam hun werk goed kunnen doen, doordat jij de organisatie en administratie achter de schermen soepel laat verlopen.

Zo kan jouw werkdag eruitzien

Je start je dag in de keet met een blik op de agenda. Welke afspraken staan er vandaag op de planning? Zijn alle vergaderruimtes geregeld en zijn de juiste mensen uitgenodigd? Je stemt nog even af met de Projectdirecteur en ziet meteen dat er een aantal zaken geregeld moeten worden.

Gedurende de dag ben je continu aan het schakelen. Je verwerkt documenten, houdt inkoopcontracten bij, ondersteunt bij administratieve werkzaamheden en zorgt dat belangrijke afspraken en acties niet uit beeld raken. Tussendoor ontvang je bezoekers en organiseer je een rondleiding over het project.

Je bent zichtbaar aanwezig en weet wat er speelt. Collega’s, opdrachtgevers en andere betrokkenen weten jou te vinden. En zie je dat iets beter of slimmer kan? Dan wacht je niet af, maar pak je het op.

Dit Bouw Jij

Als Projectsecretaresse ben jij de rechterhand van de Projectdirecteur en een belangrijke spil binnen het projectteam. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie op rolletjes loopt en dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Dit ga jij doen:

• Beheren van de agenda van de Projectdirecteur en ondersteunen bij het plannen en organiseren van afspraken;

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bouwbesprekingen en andere bijeenkomsten;

• Reserveren en faciliteren van vergaderruimtes en zorgen dat alles voor een overleg goed geregeld is;

• Opstellen, verwerken en beheren van projectdocumenten en correspondentie;

• Ondersteunen bij diverse administratieve werkzaamheden binnen het project;

• Verwerken en beheren van inkoopcontracten, offertes en andere inkoopdocumenten;

• Bewaken van inschrijvingen, deadlines en acties;

• Ondersteunen van de Projectdirecteur en het projectteam waar nodig;

• Ontvangen van bezoekers en fungeren als aanspreekpunt voor verschillende betrokken partijen;

• Organiseren en begeleiden van rondleidingen en zorgen dat deze professioneel en goed gefaciliteerd verlopen;

• Signaleren wat er nodig is en daar proactief op inspelen.

Kortom: jij bent het manusje-van-alles dat ervoor zorgt dat het project achter de schermen blijft draaien. Van een goed georganiseerde vergadering tot een bezoeker die zich welkom voelt: jij regelt het.

Dit zoek jij verder in een baan

• Werken bij een vooruitstrevend bouwbedrijf waar collega’s met trots elke dag het verschil maken;

• Een goede werk-privébalans vinden we belangrijk, daarom kan je bij ons deels thuiswerken en zelf je werktijden indelen;

• Wij faciliteren jouw thuiswerkplek en regelen dat je altijd goed bereikbaar bent met een zelf uitgekozen telefoon;

• Ontwikkelen en groeien? Dat kan bij ons zeker! Via het Van Wijnen College krijg jij alle ruimte om jouw talenten te laten bloeien;

• En natuurlijk een werkgever die jouw gezondheid en vitaliteit serieus neemt, met een mooie bijdrage aan je aanvullende zorgverzekering.

Hier herken jij jezelf in

• Je hebt ervaring als secretaresse, projectsecretaresse, officemanager of in een vergelijkbare ondersteunende rol;

• Je bent accuraat, georganiseerd en houdt ervan om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden;

• Je bent proactief en ziet werk liggen. Je wacht niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren;

• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen;

• Je bent communicatief sterk en vindt het leuk om met verschillende mensen binnen en buiten het project contact te hebben;

• Je bent digitaal vaardig en kunt goed overweg met programma’s zoals Word, Excel, Outlook en Teams;

• Affiniteit met de bouw is mooi meegenomen, maar vooral jouw organisatietalent en persoonlijkheid vinden we belangrijk;

• Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week, waarbij onze voorkeur uitgaat naar 40 uur;

• Je hebt geen 9-tot-5-mentaliteit en begrijpt dat een dynamisch bouwproject soms vraagt om nét dat stapje extra;

• Je bent een echte aanpakker en vindt het leuk om midden in de dynamiek van een groot project te werken.

Bekijk ons verhaal