Projectleider Nieuw E-HRM-systeem

Linkedtalent; Hoek van Holland; On-site; EUR 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Gemeente Gooise Meren zoekt een ervaren projectleider voor de vervanging van het huidige E-HRM-systeem. Het traject omvat een Europese aanbesteding en de daaropvolgende implementatie en adoptie binnen de organisatie.

U verleent leiding aan de voorbereiding, begeleiding en realisatie van zowel de aanbesteding als de migratie, met samenwerking van HR, ICT, Inkoop en privacy- en securityspecialisten.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde HBO-bachelor-niveau.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij complexe digitaliserings- of bedrijfsvoeringsprojecten.
• Aantoonbare werkervaring met Europese aanbestedingen binnen de publieke sector.
• Aantoonbare werkervaring met implementatie van HRM-, E-HRM- of vergelijkbare bedrijfsvoeringssystemen.
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement en gebruikersadoptie.

Responsibilities

• Europese aanbesteding begeleiden: opstellen van aanpak, planning en documentatie.
• Implementatie: aansturen leverancier(s), migratie- en testplanning, en inrichting van processen.
• Verandermanagement en adoptie: organisatiebegeleiding, draagvlak en training aanwijzen.

Skills

Projectleiding

Digitalisering

Stakeholdermanagement

Warning: EU-tenders

Education

HBO-bachelor

Job description

Organisatie

Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 500 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s. We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk. Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing. We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Opdracht

Gemeente Gooise Meren staat voor de vervanging van haar huidige E-HRM-systeem. Het huidige systeem ondersteunt de ambities van de organisatie onvoldoende op het gebied van digitalisering, procesondersteuning, datagedreven werken en gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast loopt de huidige overeenkomst uiterlijk af per 1 januari 2028, waardoor een Europese aanbesteding noodzakelijk is. Voor dit traject zoekt de gemeente een ervaren en resultaatgerichte projectleider die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, begeleiding en realisatie van zowel de Europese aanbesteding als de daaropvolgende implementatie en organisatiebrede adoptie van een nieuw E-HRM-systeem.

Werkzaamheden

Europese aanbesteding

• Opstellen en actualiseren van de projectaanpak en planning.
• Inventariseren van functionele en niet-functionele eisen en wensen.
• Organiseren en begeleiden van een marktconsultatie.
• Opstellen van aanbestedingsdocumenten en Programma van Eisen in samenwerking met inkoop, HR, ICT, privacy- en securityspecialisten.
• Begeleiden van de aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet.
• Organiseren van beoordelingssessies en leverancierspresentaties.
• Adviseren over gunning en contractering.

Implementatie

• Opstellen van een implementatie- en migratieplan.
• Aansturen van leverancier(s) en interne projectmedewerkers.
• Coördineren van inrichting, configuratie, testen en gegevensmigratie.
• Bewaken van planning, budget, kwaliteit, risico's en afhankelijkheden.
• Afstemming met betrokken afdelingen zoals HR, ICT, Inkoop, Informatiemanagement en Functioneel Beheer.

Verandermanagement en adoptie

• Ontwikkelen en uitvoeren van een adoptie- en communicatieaanpak.
• Begeleiden van de organisatie bij de transitie naar het nieuwe systeem.
• Bevorderen van draagvlak bij management, medewerkers en key users.
• Zorgdragen voor een beheerste overdracht naar de beheerorganisatie.

Resultaat

• Een rechtmatige Europese aanbesteding is uitgevoerd.
• Een leverancier is geselecteerd en gecontracteerd.
• Een implementatieplan inclusief migratie- en testaanpak is opgeleverd.
• Het nieuwe E-HRM-systeem operationeel is.
• Medewerkers en leidinggevenden aantoonbaar zijn voorbereid op het gebruik van het nieuwe systeem.
• Het systeem uiterlijk op 1 januari 2028 in productie is genomen.

Eisen

• Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast tot en met 31.12.2026. Daarna kan er maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassingen aan de Opdrachtgever plaatsvinden van maximaal 2,5%
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider van complexe digitaliserings- of bedrijfsvoeringsprojecten
• Aantoonbare werkervaring met Europese aanbestedingen binnen de publieke sector
• Aantoonbare werkervaring met implementatie van HRM-, E-HRM- of vergelijkbare bedrijfsvoeringssystemen
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement en gebruikersadoptie

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met HR-processen binnen gemeente
• Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen en implementaties van SaaS-oplossingen
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement op bestuurlijk, management- en uitvoerend niveau.
• Projectmanagementvaardigheden (realistisch plannen & beheersen; bewaken van tijd, budget, scope en kwaliteit; risicobeheer; methodisch werken; kunnen schakelen tussen verantwoordingslogica en wendbaarheid).
• Inhoudelijke en digitale competenties (basiskennis ICT & applicatielandschappen; begrip van koppelingen, data, migraties, security en beheer; overdracht naar beheer; AVG, BIO, archivering, logging).
• Stakeholder- en omgevingsmanagement Effectief omgaan met uiteenlopende en soms onrealische verwachtingen ten aanzien van nieuwe systemen en benodigde inzet van de Stakeholder)
• Verandermanagement & mensgericht werken (begeleiden van gedrags- en cultuurverandering; stimuleren van aanpassing van bestaande werkwijzen in plaats van alleen te vertrouwen op technologische oplossingen met aandacht voor de organisatiecultuur en de mens)