Projectleider Moderne Werkplek - implementatie en gebruikersbegeleiding

Overheidzzp; Uitgeest; On-site; EUR 70,000 - 110,000; Part time

Job summary

Overheidzzp zoekt een ervaren projectleider voor de Moderne Werkplek, verantwoordelijk voor implementatie, gebruikerscommunicatie en begeleiding binnen diverse domeinen.

U werkt aan een soepele migratie, coördineert planning en nazorg, en bewaakt de samenwerking tussen gebruikersorganisatie en ICT-teams.

Qualifications

• Ruime ervaring met ICT-implementaties of digitale veranderingsprojecten.
• Ervaring met projectcoördinatie en stakeholdermanagement.
• Inzicht in samenwerking tussen gebruikersorganisatie en ICT-teams.
• Uitstekende communicatie met diverse belanghebbenden.

Responsibilities

• Coördineren van implementatie en begeleiding per domein.
• Organiseren van gebruikerscommunicatie, instructies en trainingen.
• Signaleren en opvolgen van gebruikersfeedback en verbeterpunten.
• Bewaken van planning, afhankelijkheden en risico's; afstemming met teams.

Skills

Projectleiding

Stakeholdermanagement

Communicatie

Planning

Tools

Microsoft 365

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat als projectleider de Moderne Werkplek implementeren, gebruikerscommunicatie en begeleiding organiseren, feedback ophalen, verbeteracties coördineren en de afstemming tussen projectorganisatie, beheer en gebruikersorganisatie bewaken.

Omschrijving opdracht

Projectleider Moderne Werkplek – implementatie en gebruikersbegeleiding

Werkorganisatie BUCH is bezig met de verdere implementatie en uitrol van de Moderne Werkplek. Wij zoeken een ervaren Projectleider Moderne Werkplek die verantwoordelijk is voor het coördineren van de implementatie en het begeleiden van gebruikers binnen de verschillende domeinen.

De opdracht richt zich op een soepele overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving. Daarbij staan een goede voorbereiding, duidelijke communicatie, passende gebruikersondersteuning en het structureel ophalen en opvolgen van gebruikerservaringen centraal.

De projectleider vormt de verbinding tussen de gebruikersorganisatie, de technische projectorganisatie, Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk. Hierbij ligt de nadruk op praktische uitvoering, afstemming en het bewaken van gemaakte afspraken en verbeteracties.

Doel van de opdracht

Het realiseren van een gestructureerde en gebruikersgerichte implementatie van de Moderne Werkplek, waarbij medewerkers goed worden voorbereid en begeleid en waarbij gebruikerservaringen bijdragen aan verdere verbetering van de digitale werkomgeving.

Takenpakket

Implementatie en projectcoördinatie

• Opstellen en uitvoeren van een praktisch implementatie- en begeleidingsplan per domein.
• Afstemmen van communicatie en begeleidingsactiviteiten op de technische migratieplanning.
• Coördineren van de voorbereiding, ingebruikname en nazorg.
• Afstemmen met leidinggevenden, keyusers, projectorganisatie en betrokken ICT-teams.
• Bewaken van planning, voortgang, afhankelijkheden en risico's.

Gebruikerscommunicatie en begeleiding

• Organiseren en coördineren van gebruikerscommunicatie, instructies, keyuserbegeleiding en ondersteuning rondom de overgang.
• Waar passend zelf verzorgen van uitleg en demonstraties.
• Afstemmen van aanvullende trainingen en floorwalking met de verantwoordelijke teams.
• Signaleren van ondersteuningsbehoeften binnen de verschillende domeinen.
• Zorgen voor duidelijke communicatie vóór, tijdens en na de migratie.

Gebruikerservaring en verbeteringen

• Actief ophalen van ervaringen, signalen en knelpunten bij medewerkers en keyusers.
• Bespreken van de impact en prioriteit van signalen met gebruikers en de betrokken beheerteams.
• Registreren en prioriteren van verbeterpunten.
• Beleggen van acties bij de verantwoordelijke teams binnen Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk.
• Bewaken van de voortgang en zorgen voor terugkoppeling aan de gebruikersorganisatie.
• Signaleren van structurele verbeterkansen in de inrichting en ondersteuning van de Moderne Werkplek.

Afstemming en overdracht naar beheer

• Onderhouden van de verbinding tussen de projectorganisatie en de reguliere beheerorganisatie.
• Afstemmen over functionele en technische aandachtspunten die voortkomen uit de implementatie.
• Bewaken van de overdracht van openstaande acties, gebruikersinformatie en relevante documentatie.
• Bijdragen aan een structurele werkwijze voor het verzamelen en opvolgen van gebruikersfeedback.

Resultaten

• Implementatie- en begeleidingsplan: Een praktisch plan per domein met doelgroepen, communicatie, keyusers, ondersteuningsbehoeften en aansluiting op de technische migratieplanning.
• Uitgevoerde begeleidingsactiviteiten: Aantoonbaar georganiseerde communicatie, instructies en ondersteuning rondom de ingebruikname.
• Feedback- en verbeterregister: Een actueel overzicht van gebruikerssignalen, knelpunten en verbeteracties, inclusief prioriteit, verantwoordelijke teams, eigenaren en status.
• Voortgangsrapportages: Periodiek inzicht in de implementatievoortgang, gebruikerservaringen, risico's en opvolging van verbeterpunten.
• Evaluatie gebruikerservaring: Waar passend een meting van de gebruikerstevredenheid op basis van een vooraf afgesproken meetwijze en uitgangssituatie.
• Overdracht naar beheer: Een overdraagbare werkwijze voor het structureel verzamelen, beoordelen en opvolgen van gebruikersfeedback binnen de reguliere beheerorganisatie.

Afbakening en verantwoordelijkheden

De projectleider is verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatiebegeleiding, gebruikerscommunicatie en de opvolging van gebruikerssignalen.

De technische uitvoering van migraties, het oplossen van incidenten en het realiseren van functionele of technische wijzigingen blijven de verantwoordelijkheid van de betreffende ICT-teams.

De projectleider bewaakt de onderlinge afstemming, voortgang en terugkoppeling en escaleert waar nodig.

Organisatiebeschrijving

Over de BUCH

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.

Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.

Samen werken we aan morgen.

Eisen

• Dienstverband: ZZP (of detachering)
• Uw kandidaat voldoet aan het uitgevraagde profiel en u gaat akkoord met de gestelde eisen en opdrachtomschrijving zoals in de toegevoegde bijlage beschreven.
• U dient hier het CV in van uw kandidaat waarbij uw kandidaat in staat is de werkzaamheden die omschreven staan in de opdrachtomschrijving uit te voeren.
• Om het gunningsproces goed te kunnen doorlopen, hebben wij een naam en e-mail adres nodig van uw kandidaat. U neemt dit op in de CV van uw kandidaat.
• Inschrijver draagt er zorg voor dat iedere Professional die hij aan Opdrachtgever aanbiedt, persoonlijk door inschrijver is gesproken en dat de Professional akkoord is met het aanbieden van zijn/haar gegevens.
• Het CV wordt getoetst aan de ervaring die de kandidaat heeft met de gevraagde werkzaamheden. Indien de kandidaat niet voldoet aan de eisen en het gevraagde takenpakket wordt deze kandidaat uitgesloten van deze aanbesteding.
• Uw kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend. Indien uw nee moet antwoorden volgt uitsluiting en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld.
• Aantoonbare ervaring met het begeleiden van ICT-implementaties of digitale veranderingen, waarbij gebruikerscommunicatie, ingebruikname en afstemming met de beheerorganisatie onderdeel van de opdracht waren.
• Ervaring met projectcoördinatie, implementatiebegeleiding en stakeholdermanagement.
• Inzicht in de samenwerking tussen Systeembeheer, Functioneel Beheer, Servicedesk en gebruikersorganisatie.
• Communicatief vaardig en in staat om met zowel gebruikers als technische specialisten te schakelen.
• Praktisch ingesteld, zelfstandig en resultaatgericht.
• In staat om gebruikerssignalen te vertalen naar concrete acties en de opvolging daarvan te bewaken.
• De opdrachtgever stelt geen devices (laptops en mobiele telefoons) ter beschikking aan ingehuurd personeel. De kandidaat en uitlener dienen hiermee rekening te houden.

Wensen

• Ervaring met Microsoft 365 en moderne werkplekken is een pré.
• Ervaring binnen een gemeentelijke of complexe publieke organisatie is een pré.

Competenties

• Organisatiesensitief
• Verbindend en communicatief sterk
• Planmatig en gestructureerd
• Proactief en zelfstandig
• Gebruikersgericht
• Resultaatgericht
• Oplossingsgericht

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 1 x 3 maanden, tot en met 30-06-2027

Gespreksdatum: De datum volgt z.s.m.

Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever

Werkorganisatie BUCH is een organisatie die de werkzaamheden uitvoert voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Deze samenwerking zorgt ervoor dat deze gemeenten efficiënter en effectiever kunnen opereren. Werkorganisatie BUCH biedt een breed scala aan diensten, waaronder het uitvoeren van bestuurlijke taken, beleidsontwikkeling en uitvoering, handhaving, belastingen en heffingen, en de uitvoering van projecten. Dankzij de samenwerking zijn de gemeenten in staat om beter in te spelen op de behoeften van hun inwoners en bedrijven, en om gezamenlijk doelen te realiseren op het gebied van leefbaarheid, duurzaamheid en dienstverlening.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.