Projectassistent civiele projecten - 261947

Vandijkwerkt; Nederland; Hybrid; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Job summary

Van Dijk zoekt een projectassistent voor het cluster civiele projecten in Hardenberg. Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders gelijktijdig en regelt de vergaderingen, bewaakt acties en documenten.

Je beheert projectdossiers, ondersteunt financiële administraties en coördineert inwonersbijeenkomsten; hiermee geef je de projectleiders ruimte voor inhoudelijke aansturing en realisatie.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als projectassistent/ondersteuner binnen publieke sector.
• Minimaal 2 jaar ervaring met zelfstandig organiseren, verslaglegging en dossierbeheer.
• Werkervaring met civieltechnische/infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving.
• Ervaring met gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten.
• Relevante ervaring met financiële projectadministratie.
• Ervaring met inwonersbijeenkomsten en projectcommunicatie.

Responsibilities

• Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders tegelijk bij de dagelijkse organisatie van hun projecten.
• Je organiseert overleggen en bewaakt acties en afspraken: plant bijeenkomsten, verzorgt agenda’s en stukken en maakt notulen of heldere actielijsten.
• Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en vindbaar en zorgt voor vastlegging van stukken, besluiten en correspondentie.
• Je ondersteunt de projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren), bijvoorbeeld bij documentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten.
• Je ondersteunt de financiële administratie van projecten: data en overzichten bijhouden, verplichtingen en facturen ondersteunen, tijdig signaleren.
• Je ondersteunt de communicatie met inwoners: inwonersbijeenkomsten organiseren, uitnodigingen versturen, projectmailbox bijhouden, bewonersbrieven voorbereiden.
• Je bereidt projectstukken voor en controleert ze, zodat informatie op tijd en volledig beschikbaar is voor overleg en besluitvorming.

Skills

Projectondersteuning

Notuleren

Dossierbeheer

Inwonerscommunicatie

PMC kennis

Financiële administratie

Meerdere projectleiders ondersteunen

Education

MBO-4 opleiding

Job description

Projectbeheersing en Projectondersteuning

Bij de gemeente Hardenberg ondersteun je als projectassistent meerdere civiele projectleiders tegelijk. Jij zorgt voor overzicht en structuur, zodat zij zich volledig kunnen richten op de inhoud van hun projecten.

Waar kom je terecht?

De gemeente Hardenberg groeit en inmiddels telt de gemeente meer dan 62.935 inwoners. Hardenberg ontwikkelt zich tot een moderne stad in een landelijke omgeving, met een sterke regio, een aantrekkelijk buitengebied en goede voorzieningen. Dat doen ruim 550 collega’s samen, vanuit de kernwaarden vriendelijkheid, betrouwbaarheid en een goede samenwerking, met de aanpak “de Kracht van Gewoon Doen”.

Binnen het cluster (Civiele) Projecten werk je aan uiteenlopende projecten in de openbare ruimte, zoals reconstructies van wegen en riolering, het bouw- en woonrijp maken van nieuwe woonwijken en de inrichting van de openbare ruimte. De civiele projectleider stuurt deze projecten aan op onder meer planning, financiën, kwaliteit en risico’s. Voor dit cluster zoeken we een projectassistent die mee helpt om de projecten georganiseerd, voorspelbaar en zorgvuldig te laten verlopen.

Als projectassistent ondersteun je meerdere civiele projectleiders en projecten tegelijkertijd. Je regelt onder andere de vergaderorganisatie, bewaakt acties en besluiten, beheert projectdossiers en ondersteunt administratief bij financiële verplichtingen. Ook het organiseren van inwonersbijeenkomsten hoort bij je rol. Zo geef je de projectleiders de ruimte om zich volledig te richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van hun projecten. Je hebt daarbij contact met collega’s, adviesbureaus, aannemers en nutsbedrijven, en je denkt actief mee over slimmere werkwijzen.

• Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders tegelijk bij de dagelijkse organisatie van hun projecten.
• Je organiseert overleggen en bewaakt acties en afspraken: je plant bijeenkomsten, verzorgt agenda’s en stukken en maakt notulen of heldere actielijsten.
• Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en vindbaar en zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van stukken, besluiten en correspondentie.
• Je ondersteunt de projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren), bijvoorbeeld bij het organiseren van documentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten.
• Je ondersteunt de financiële administratie van projecten: je houdt gegevens en overzichten bij, ondersteunt bij verplichtingen, opdrachten en facturen en signaleert tijdig als iets aandacht vraagt.
• Je ondersteunt de communicatie met inwoners, bijvoorbeeld door inwonersbijeenkomsten te organiseren, uitnodigingen te versturen, een projectmailbox bij te houden en bewonersbrieven voor te bereiden.
• Je bereidt projectstukken voor en controleert ze, zodat informatie op tijd en compleet beschikbaar is voor overleg en besluitvorming.

Wat breng je mee?

• afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
• minimaal 2 jaar werkervaring als projectassistent, projectondersteuner en/of vergelijkbaar binnen de publieke sector
• minimaal 2 jaar werkervaring met het zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen van werkzaamheden, waaronder verslaglegging, actie- en afsprakenbewaking en dossierbeheer
• werkervaring met het ondersteunen van civieltechnische en/of infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving
• werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten, waarbij je zelfstandig verantwoordelijk was voor de organisatorische en administratieve ondersteuning
• minimaal 2 jaar werkervaring met financiële projectadministratie, bijvoorbeeld het bijhouden van verplichtingen, opdrachten, facturen of financiële projectoverzichten
• werkervaring met het organiseren van inwonersbijeenkomsten, participatiemomenten en/of projectcommunicatie
• werkervaring met de projectmatige werkwijze Projectmatig Creëren (PMC)

Kenmerken

Parttime / Fulltime: 32 uur
Verwachte looptijd: zo snel mogelijk voor 12 maanden
Locatie: Hardenberg, hybride werken beperkt mogelijk
Gesprek: maandag 2 november

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Waarom kiezen voor Van Dijk?

Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.