Project Assistent Port Development

OverheidZZP; Rotterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Job summary

Het Havenbedrijf Rotterdam zoekt een projectassistent die administratieve, organisatorische en inkoopwerkzaamheden ondersteunt binnen de PMO-afdeling van Port Development. Je verwerkt inkoopaanvragen, maakt opdrachten aan in SAP en begeleidt facturatie, documenteert projecten en ondersteunt vergaderingen.

Werk is op kantoor met een 60/40 verdeling tussen kantoor en thuis, in detacheringverband. Ervaring met SharePoint en Office 365 is gewenst; Nederlandse taal vlekkeloos.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met werken aan bouwprojecten in een opdrachtgevende organisatie.
• Ervaring met financieel administratieve taken.
• Ervaring met projectmatig werken.
• Kennis van SAP en/of Fiori (pré).
• Ervaring in bouw-, infra- of technische projectomgevingen (pré).
• Secretariële vaardigheden voor plannen, vergaderen en notuleren.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (schrift en gesproken).
• Screening en integriteitsonderzoek volgens HbR.

Responsibilities

• Ondersteunen van projectteams met administratieve en inkoopwerkzaamheden.
• Verwerken van inkoopaanvragen en opdrachten in SAP.
• Opstellen van opdrachtbrieven en begeleiden van facturatie.
• Organiseren van projectoverleggen en bijeenkomsten.
• Bijhouden projectdossiers en administraties.
• Communiceren met leveranciers en projectteams over voortgang.

Skills

SAP

SharePoint

Excel

Outlook

PowerPoint

Word

Teams

Notulen

Plannen

Tools

SAP 4Hana

SharePoint

Office 365

Outlook

Excel

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat projectteams ondersteunen met administratieve, organisatorische en inkoopwerkzaamheden, waaronder verwerken van inkoopaanvragen in SAP, opstellen van opdrachtbrieven, begeleiden van facturatie en organiseren van overleggen en bijeenkomsten.

Organisatieomschrijving

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Beschrijving afdeling

Je gaat werken binnen de afdeling Project Management Office (PMO) als onderdeel van de hoofdafdeling Port Development (PD). Binnen Port Development werken we met elkaar aan kleine en grote projecten in en rondom de haven, waarbij de ontwikkeling van een veilige, slimme en duurzame haven centraal staat.

Functieomschrijving

Wij zoeken een enthousiaste en energieke project assistent die het leuk vindt om een belangrijke ondersteunende rol te vervullen binnen onze projectenomgeving. Je houdt je bezig met een scala aan administratieve, organisatorische en inkoop-gerelateerde werkzaamheden binnen verschillende projecten. De nadruk van deze functie ligt op het ondersteunen van het inkoopproces. Denk hierbij aan het verwerken van inkoopaanvragen, het aanmaken en wijzigen van opdrachten in SAP, het opstellen van opdrachtbrieven en het begeleiden van het facturatieproces. Daarnaast ondersteun je projectteams bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Deze functie richt zich nadrukkelijk op projectondersteuning en het inkoopproces. Werkzaamheden op het gebied van projectplanning, risicomanagement en projectbeheersing behoren niet tot deze functie.

Belangrijkste werkzaamheden

• Toetsen of inkoopaanvragen passen binnen geldende richtlijnen en afgesloten contracten
• Verwerken van inkoopopdrachten in SAP en verzorgen van de communicatie richting leveranciers
• Opstellen van opdrachtbrieven en verwerken van contractgerelateerde administratie
• Administreren en begeleiden van het facturatieproces
• Onderhouden van projectdossiers en administraties
• Organiseren en faciliteren van projectoverleggen en waar nodig verzorgen van verslaglegging
• Ondersteunen bij het organiseren van projectgerelateerde bijeenkomsten en evenementen

Uren en werkdagen

Werken op kantoor is de norm, daarbij hebben we de mogelijkheid om vanuit huis te werken. HBR streeft naar een 60/40 verdeling tussen werken op kantoor en vanuit huis.

Werklocatie

World Port Center, Wilhelminakade 909 Rotterdam

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken aan bouwprojecten binnen een opdrachtgevende organisatie
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met financieel administratieve taken.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met projectmatig werken
• De kandidaat heeft kennis en ervaring met; SharePoint, Microsoft Office pakket, Office 365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams
• Kandidaat heeft secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren
• Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR.

(voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)

• Ervaring binnen een administratieve of ondersteunende functie in een projectomgeving;
• Ervaring met projectmatig werken;
• Ervaring met inkoop-, contract- of financiële administratieve processen;
• Ervaring met SAP en/of Fiori is een sterke pré;
• Ervaring binnen bouw-, infra- of technische projectomgevingen is een pré;
• Secretariële vaardigheden ten behoeve van plannen, organiseren en notuleren;
• Goede kennis van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Teams en SharePoint;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal. Beheersing van de Engelse taal is een pré.
• Als onderdeel van het tegengaan van ondermijning en het waarborgen van de integriteit en veiligheid van iedereen die bij en voor het Havenbedrijf Rotterdam werkzaam is, voert het Havenbedrijf een integriteitsonderzoek en online screening uit.
• Deze maken deel uit van de selectieprocedure. Valicare voert namens het Havenbedrijf na gunning van de opdracht deze screening uit.
• Deze opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht van HbR.

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met SAP 4Hana. (2 Punten bij 'Ja, kandidaat voldoet'; 0 Punten bij 'Nee, kandidaat voldoet niet')
• Een goede beheersing van de Engelse taal is een pré. (1 Punten bij 'Ja, kandidaat voldoet'; 0 Punten bij 'Nee, kandidaat voldoet niet')
• Kandidaat is beschikbaar voor een eerste (digitaal) kennismakingsgesprek op 17 november (10:00-12:00). (1 Punten bij 'Ja, voldoet aan criterium (Yes, meets criterion)'; 0 Punten bij 'Nee, voldoet niet aan criterium (No, doesn’t meet criterion)')

Competenties

• Accuraat en kwaliteitsgericht;
• Sterk in plannen en organiseren;
• In staat overzicht te behouden en prioriteiten te stellen;
• Communicatief vaardig en klantgericht;
• Kritisch op processen en gericht op continue verbetering;
• Proactief en initiatiefrijk;
• Flexibel en oplossingsgericht;
• Teamspeler met gevoel voor samenwerking.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk

Gespreksdatum: 17/11/2026 om 10:00-12:00

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Het Havenbedrijf Rotterdam is verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van de haven van Rotterdam, de grootste haven van Europa. Het havenbedrijf speelt een belangrijke rol in de logistiek, handel en industrie door het faciliteren van scheepvaart, opslag en overslag van goederen. Het bedrijf zet zich in voor de groei en ontwikkeling van de haven, duurzaamheid en innovatie in de maritieme sector.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.