Programmasecretaris/projectleider gebiedsontwikkeling

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; Den Haag; On-site; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid werken

IKB-budget

Flexibele verlofregelingen

Ov-kaart woon-werkverkeer

RVB Academy

Loopbaanbegeleiding

Job summary

Het Rijksvastgoedbedrijf zoekt een programmasecretaris die meerdere grootschalige gebiedsontwikkelingen coördineert en de programmamanager ondersteunt in inhoud, beheersing en planning. U werkt aan projecten zoals Pampus, Oosterwold en Den Haag, en speelt een sleutelrol in besluitvorming en communicatie met partners.

U werkt zelfstandig, netwerkt effectief en bewaakt de voortgang van taken en subsidieprocessen.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en enkele jaren relevante werkervaring.
• Aantoonbare ervaring met complexe vastgoedprojecten en bestuurlijke context.
• Sterke communicatieve vaardigheden en netwerker.
• Inzet en proactief handelen om processen en projecten vooruit te brengen.

Responsibilities

• Draagt zorg voor praktische ondersteuning en advisering van de programmamanager.
• Stelt zelfstandig projectdocumenten en notities op.
• Coördineert besluitvormingsprocessen en schrijft besluitvormingsdocumenten.
• Onderhoudt contact met stakeholders en coördineert communicatie.
• Beheert budget en urenbesteding en signaleert afwijkingen.
• Verzorgt sturingsinformatie en rapportages.

Skills

Stakeholder management

Projectsecretaris

Budgetbewaking

Verslaglegging

Communicatie

Coördinatie

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Werken aan concrete projecten in een complexe omgeving met meerdere partijen en verschillende belangen? Dat kan bij de afdeling Gebiedsontwikkeling, onderdeel van de directie Gebieds- en Vastgoedontwikkeling.

Als Rijksvastgoedbedrijf nemen we onze verantwoordelijkheid voor het realiseren van maatschappelijke doelen in de grootschalige gebiedsontwikkelingen op rijksgrond. Als programmasecretaris help jij dit soort uitdagende projecten en programma’s in goede banen te leiden. Daar plukt de hele samenleving de vruchten van.

Geen dag is hetzelfde en je mag inventief zijn in het meedenken aan oplossingen die nog niet bestaan. De belangen zijn groot, dus omgevingssensitief is een vereiste. Jij bent de spin in het web en hebt de meest waardevolle functie binnen het programma: zonder jou zijn we nergens.

Je gaat met meerdere grootschalige projecten tegelijk aan de slag waarbij iedere gebiedsontwikkeling een andere benadering vraagt; je garner werken aan de grootschalige gebiedsontwikkelingen Pampus en Oosterwold in Flevoland, maar ook aan de herontwikkeling van de binnenstad Den Haag met al haar rijkskantoren. Een programmasecretaris ondersteunt de programmamanager om projecten tot een goed eindresultaat te brengen. Daarbij fungeert de projectsecretaris als de rechterhand van de programmamanager en als het centrale aanspreekpunt voor samenwerkingspartners en andere interne en externe stakeholders. De projectsecretaris levert praktische, inhoudelijke en beheersmatige bijdragen aan de projecten en vervult een adviserende rol richting het project en de programmamanager. Incidenteel wordt ook ondersteuning verleend aan de andere projectmanagers binnen het team. De programmasecretaris is samen met de projectondersteuners verantwoordelijk voor het op orde houden van de projectadministratie in brede zin.

Taken en verantwoordelijkheden van de programmasecretaris

• Draagt zorg voor de praktische ondersteuning en de advisering van de programmamanager, op zowel projectinhoudelijk vlak als bij de beheersing van het project. De projectsecretaris en de programmamanager maken heldere afspraken over de invulling van de ondersteuning;
• Werkt onder verantwoordelijkheid van de programmamanager zelfstandig deelvragen uit binnen de projectopgave en begeleid deelprojecten op basis van de eigen specifieke expertisen en specialismen;
• Stelt onder verantwoordelijkheid van de programmamanager zelfstandig projectdocumenten en projectinhoudelijke notities of stukken op;
• Heeft een primaire rol in het coördineren en uitvoeren van het besluitvormingsproces, waaronder het schrijven van inhoudelijke besluitvormingsdocumenten voor stuurgroepen, etc. en het uploaden daarvan in gemeentelijke applicaties. De programmamanager is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de stukken en het juiste procesverloop.
• Vormt een belangrijk aanspreekpunt voor het project en onderhoudt namens de programmamanager contact met de projectgroep en interne / externe stakeholders en verzorgt de afspraken met hen;
• Zet in overleg met de programmamanager acties uit bij vakspecialisten binnen en buiten de organisatie, bewaakt de voortgang hiervan en verzorgt de verwerking van de verkregen informatie / bijdragen. Houdt tevens zicht op de taken zoals die zijn opgenomen in de projectplanning. Indien acties en taken onvoldoende navolging krijgen, dan escaleert de projectsecretaris naar de programmamanager;
• Verantwoordelijk voor het organiseren van (projectgroep) overleggen, het opstellen van de agenda en de verslaglegging van deze overleggen. De programmamanager is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de agenda, het verstuurde verslag en het voorzitten van de overleggen;
• Verantwoordelijk voor het bewaken van het projectbudget en de urenbesteding en het signaleren van (toekomstige) afwijkingen daarin richting de programmamanager. Ook het ondersteunen bij het aanvragen van subsidies en de voortgangsbewaking van verkregen subsidies, valt onder de verantwoordelijkheid van de projectsecretaris. De programmamanager is eindverantwoordelijk voor het projectbudget;
• Verzorgt periodiek (gestandaardiseerde) sturingsinformatie op het gebied van financiën, urenbesteding en planning voor de programmamanager, zodat deze grip houdt op de realisatie van het project via de P&C-structuur en rapportages van GVO;
• Verzorgt onder verantwoordelijkheid van de programmamanager de communicatie naar stakeholders. Organiseert en coördineert in overleg met de programmamanager ook andere communicatie-uitingen en -momenten, zoals projectwebsites, nieuwsbrieven en persberichten, officiële openingen en participatie en levert daar een inhoudelijke bijdrage aan. Fungeert daarbij tevens als aanspreekpunt voor de betrokken communicatieadviseur;
• Ondersteunt in voorkomende gevallen bij bijzondere – niet reguliere –werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het zoeken en verzamelen van informatie en documenten (uitzoekklussen) en advisering en de afhandeling ten behoeve van WOO-verzoeken;
• Verantwoordelijk voor het onderhouden en de doorontwikkeling van de eigen werkprocessen, instrumenten en formats. Dit ter verbetering van de efficiency en effectiviteit van de eigen werkzaamheden.

Enthousiast geworden? Solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden. Wil je eerst inhoudelijk meer weten over de functie? Stuur een bericht naar Chris van der Sloot ([e-mail]). Hij staat je graag te woord.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we aan het fundament van Nederland. Aan projecten die zichtbaar impact maken op de samenleving. En dat doe je in een organisatie die oog heeft voor jouw groei, werkplezier en goede arbeidsvoorwaarden om zo ook jouw eigen fundament te verstevigen.

• Individueel Keuzebudget (IKB). Gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets, extra verlofuren, verduurzaming van je woning of andere fiscaal vriendelijke doelen
• Flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof). Je kunt betaald (75% tot 100%) en onbetaald ouderschapsverlof opnemen tot je kind 8 jaar wordt.
• Hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak
• Persoonlijke groei - opleidingen, loopbaanbegeleiding, RVB Academy en persoonlijke leerlijnen

Met enthousiasme en oog voor resultaat ga je ambitieus aan de slag met de projecten. Door jouw sociale vaardigheden en heldere communicatie ben je een prettige collega en samenwerkingspartner. Je bent een betrokken persoon, maar voor jou geldt wel afspraak is afspraak. Veel uitdaging en mogelijkheden voor doorgroei in deze functie.

Wat je verder nog in huis hebt:

• Je hebt minimaal hbo werk- en denk niveau en enkele jaren werkervaring in een relevante richting, zoals vastgoed, (bedrijfs)economie, planologie of bestuurskunde.
• Relevante ervaring met complexe (vastgoed)projecten, bij voorkeur in een bestuurlijk en maatschappelijke context.
• Je bent een flexibele netwerker die zowel binnen als buiten de organisatie kansen kan benutten.
• Je werkt zelfstandig en bent in staat pro-actief te handelen om processen en projecten verder te brengen en aan te jagen.
• Je bent organisatorisch sterk, hebt gevoel met cijfers en behoudt rust en overzicht als het hectisch wordt.
• Je bent een dienstbare teamplayer die collega’s kan enthousiasmeren en overtuigen om naar een resultaat toe te bewegen.

Hier kom je te werken

Meer over Afdeling Project en Gebiedsontwikkeling

Project- en gebiedsontwikkeling
Jij gaat aan de slag bij de afdeling Project- en Gebiedsontwikkeling binnen de directie Gebieds- en Vastgoedontwikkeling. Hier (her)ontwikkelen we gebieden en locaties met haalbare en uitvoerbare plannen. Ook zorgen we voor de invulling van randvoorwaarden en (her)ontwikkelen van vastgoed voor maatschappelijke doelen. Denk aan het aanpakken van de woningcrisis, huisvesting van aandachtsgroepen, de landbouwtransitie en stikstof/natuurontwikkeling. Zo gaan we met elkaar voor een toekomstbestendige leefomgeving voor iedereen.

Directie Gebieds- en Vastgoedontwikkeling
De directie Gebieds- en Vastgoedontwikkeling houdt zich bezig met de huisvesting van de verschillende onderdelen van de Rijksoverheid. Ook zijn we verantwoordelijk voor het beheer van de gronden en gebouwen namens de Staat. De inzet van rijksvastgoed voor maatschappelijke opgaven zorgt voor een meerwaarde op kabinetsdoelstellingen. Die vraag is toegenomen. Onze directie versterkt de uitvoeringskracht daarvoor. Wij ontwikkelen rijksgronden en -huisvesting om die doelen te behalen.

Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Bijzonderheden

• De sollicitatiegesprekken vinden plaats op ons kantoor aan het Korte Voorhout 7 in Den Haag en worden zo snel mogelijk ingepland.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met het afdelingshoofd hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
• Mocht jij je in bovenstaand profiel thuis voelen en niet helemaal aansluiten op alle eisen neem dan rustig contact op. We komen graag met je in contact.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.

Over de functiegroep Senior Medewerker Vastgoed en Infrastructuur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en werkt leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.