Programmasecretaris (0,5 FTE)

Services, Research Support and Valorization; Eindhoven; On-site; EUR 43,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP pensioenregeling

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Flexibele werktijden

Job summary

Technische Universiteit Eindhoven zoekt een Programmasecretaris om het EU Action Plan te ondersteunen. Je beheert agenda's, documentatie en communicatie tussen het kernteam en externe stakeholders. Je bewaakt voortgang, notuleert en ondersteunt bij EU-financieringsanalyses en dashboards.

Daarnaast ondersteun je diverse projecten, zoals workshops en bezoeken aan Europese Commissie-functionarissen. Een HBO-niveau en uitstekende Nederlands/Engels zijn vereist; een proactieve, klantgerichte houding

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau wordt gevraagd.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift.
• Ervaring met Microsoft Office (Excel, PowerPoint) en intranetbeheer.
• Sterk organisatorisch vermogen en planningsvaardigheden.
• Goed communicatief en klantgericht.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Flexibele houding bij onverwachte werkzaamheden.

Responsibilities

• Administratieve en organisatorische ondersteuning van het EU Action Plan.
• Beheer van agenda's, documentatie en communicatie tussen teamleden.
• Verzamelen en samenstellen van presentaties; versturen van vergaderstukken.
• Bewaken van actiepunten en notuleren.
• Ondersteuning bij voortgangsrapportages en EU-financieringsanalyses.

Skills

Nederlands (vloeiend)

Engels (vloeiend)

Microsoft Office

Projectplanning

Communicatie

Proactief

Teamwork

Education

HBO-werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Intranetbeheer

Sociale media

Job description

Het Research Support Office (RSO) bestaat uit een hecht team van professionals dat wetenschappelijk personeel ondersteunt tijdens zowel de voorbereidingsfase als de uitvoeringsfase van Europese, nationale en regionale onderzoeks- en innovatieprojecten. Het team bestaat uit subsidieadviseurs, programma-experts, programmamanagers, projectleiders en juridische experts.

Het TU/e Research Support Network (RSN) is een campusbreed kennisnetwerk dat onderzoekers ondersteunt gedurende alle fases van onderzoeks- en innovatieprojecten.

Het netwerk kent twee niveaus:

Eerste lijn: de Project Development Offices (PDO's) binnen de faculteiten en de Institute Program Managers (IPM's), die dicht bij de onderzoekers staan.
Tweede lijn: centrale experts, waaronder het RSO, die specialistische ondersteuning bieden aan zowel de eerste lijn als rechtstreeks aan onderzoekers.

Op verzoek van het College van Bestuur en als onderdeel van de TU/e Strategy 2030 is een nieuwe EU-strategie ontwikkeld door een universiteitsbrede werkgroep, in samenwerking met diverse stakeholders: het TU/e EU Action Plan.

Het doel van dit plan is om de deelname van de TU/e aan Europese onderzoeks- en innovatieprogramma's (zoals Horizon Europe, European Defence Fund en Digital Europe) verder te professionaliseren. Daarbij staat een integrale en gezamenlijke aanpak centraal, waarbij de universiteit samen leert, samenwerkt en voldoet aan alle huidige en toekomstige Europese regelgeving.

Het EU Action Plan bestaat uit diverse verbeterprojecten, waaronder de ontwikkeling van informatiesessies, trainingen en workshops. Het uiteindelijke doel is dat onderzoekers én ondersteunend personeel optimaal zichtbaar zijn, succesvol deelnemen aan Europese programma's en een zo hoog mogelijk rendement behalen op hun inspanningen.

Daarvoor wordt de capaciteit binnen verschillende centrale diensten uitgebreid. De nieuwe medewerkers vormen samen een interdisciplinair kernteam dat nauw samenwerkt met collega's uit de centrale diensten én met de ondersteuning binnen faculteiten en instituten.

Functieomschrijving

Voor de verdere ontwikkeling van dit kernteam zoeken wij een enthousiaste Programmasecretaris.

Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan het EU Action Plan en zorgt ervoor dat het programma soepel verloopt. Je beheert agenda's, documentatie en ondersteunt de communicatie tussen teamleden en andere betrokkenen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• organiseren en voorbereiden van vergaderingen;
• verzamelen en samenstellen van presentaties;
• versturen van vergaderstukken;
• bewaken van actiepunten;
• notuleren van overleggen;
• voortgang bewaken van projecten en Focus Areas;
• ondersteunen van de programmaleider bij overleg met project- en Focus Area-leiders;
• opvolgen van afspraken en signaleren waar ondersteuning nodig is;
• ondersteunen bij kwartaalrapportages aan de Advisory Board, instituten en faculteiten;
• ondersteunen bij EU-financieringsanalyses, dashboards, rapportages en managementinformatie.

Daarnaast ondersteun je uiteenlopende projecten, zoals:

• workshops; trainingen voor onderzoekers en ondersteunend personeel;
• bezoeken van Europese Commissie-functionarissen aan de TU/e;
• TU/e-bezoeken aan Brussel;
• het interne netwerk van laureaten, panelleden en evaluatoren;

Verder ondersteun je administratief bij:

• deelname aan Europese Partnerships en Associations;
• registraties in subsidieportalen;
• communicatie samen met communicatieadviseurs, zoals: de RSN-nieuwsbrief; de EU Action Plan-intranetpagina;
• de Teams-omgeving van het programma.

Wij zoeken een collega die:

• beschikt over hbo-werk- en denkniveau;
• uitstekend Nederlands en Engels beheerst, zowel mondeling als schriftelijk;
• ervaring heeft met Microsoft Office (met name Excel en PowerPoint), intranetbeheer en sociale media;
• sterk is in organiseren en plannen;
• communicatief vaardig is;
• proactief, klantgericht en verantwoordelijk is;
• goed kan omgaan met onverwachte en urgente werkzaamheden;
• zelfstandig én flexibel werkt;
• prettig samenwerkt met collega's binnen en buiten het programma.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.264,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 9 cao Nederlandse Universiteiten ).
• Een contract voor 0,5 fte.
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.Ontdek wat Light Up voor de TU/e betekent in onze korte video .

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Dhr Wilfried Reincke, Programme Leader TU/e EU Action Plan [e-mail]

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Dienstverband Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd