Programmamanager RD trajecten

SynProfs; Den Haag; On-site; EUR 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

IT in uitvoering

Interdepartementale samenwerking

Kantoor op locatie

Job summary

Ministerie van Buitenlandse Zaken zoekt een ervaren Programmamanager RD-trajecten die de lijnorganisatie adviseert en de implementatie van Kairos RD coördineert. U werkt aan efficiency, datagedreven besluitvorming en verbeteringen in het paspoortproces met grensgemeenten.

U opereert in een hoog beveiligde omgeving, onderhoudt contacten met BZK en CSO/RD, en levert een business case en risicoanalyse voor het reisdocumentenproces.

Qualifications

• WO-niveau denkniveau
• Ervaren programmamanager met brede IT-kennis
• Ruime kennis van grote uitvoeringsorganisaties en IT-processen

Responsibilities

• Adviseren van lijnorganisatie om efficiency van het werkproces te vergroten.
• Begeleiden van kostprijsonderzoek naar de efficiency van het paspoortproces voor niet ingezetenen.
• In samenwerking met HDCV/BE onderhouden contact met BZK over regelgeving en vernieuwing.
• Leveren van bijdrage aan risicoanalyse voor reisdocumentenproces en risicomanagement.

Skills

Programma management

Stakeholder management

Data analyse

KPIs

Veranderingsmanagement

Education

WO-niveau

Tools

Kairos RD

Job description

Voor onze opdrachtgever Ministerie van Buitenlandse Zakenzijn wij op zoek naar Programmamanager RD trajecten.

Bedrijf informatie

Nav onderstaande problematiek (zie achtergrond) is binnen HDCV een projectgroep ingesteld die met hoge prioriteit aanvullende maatregelen uitwerkt en uitvoert. Deze maatregelen richten zich op het tijdelijk verhogen van de personele capaciteit, het herzien van de prioritering binnen het reisdocumentenproces, een verdere versterking van de samenwerking tussen CSO en NWW en het aanscherpen van interne en externe communicatie, gericht op realistischer verwachtingenmanagement bij de klant en het verhogen van de kwaliteit van de aanvraagdossiers. Daarnaast is in samenwerking met BZK een eenmalig ‘decentrale uitkering’ aan het gemeentefonds uitgekeerd waarmee grensgemeenten voor 2027 worden gecompenseerd voor het geld dat zij moeten toeleggen op de paspoort dienstverlening aan niet ingezetenen. Doelstelling van deze maatregelen is dat de achterstanden in de afhandeling van paspoortaanvragen tegen het einde van 2026 dusdanig zijn teruggebracht dat de reguliere doorlooptijd van vier weken weer kan worden gerealiseerd en dat de dienstverlening door Grensgemeenten in 2027 geborgd zal blijven.

Opdracht

• Adviseren van de lijnorganisatie om efficiency van het werkproces te vergroten, mede op basis van evaluatie van de effectiviteit van genoemde maatregelen, een nadere data-analyse en een optimaal gebruik van Kairos RD (Q4 ‘26/ Q1 ’27)
• Begeleiden van kostprijsonderzoek door extern bureau naar de efficiency van het paspoortproces voor niet ingezetenen bij de grensgemeenten en een daaruit voortvloeiende (kostendekkende) prijs van een paspoort (miv januari 2028). Rapport moet uiterlijk april ’27 zijn vastgesteld
• In het verlengde van de vorige twee punten adviseren over de inrichting van het RD-cluster zowel qua formatie (vaste formatie en flexibele schil) als soort functies (functiedifferentiatie). Dit is mede in relatie met het project Meerjarig financieel perspectief en de hieruit voortvloeiende verplichting om efficiënt te werken, meetbaar met KPI’s voor de arbeidsproductiviteit en kwaliteit;
• Adviseren over de implementatie van nieuwe EDV locaties voor reisdocumenten, mede in relatie tot de beschikbare capaciteit bij grensgemeenten
• Contact onderhouden met Grensgemeenten over het kostprijs/efficiency onderzoek en de inzet van EDV’s die vanaf 2027 van invloed zal zijn op hun productieproces
• Opstellen van business case met scenario dat backoffice-taken die nu nog bij grensgemeenten plaatsvinden (voor 66.000 aanvragen) gefaseerd overgaan naar CSO/RD (aan einde opdracht)
• In samenwerking met HDCV/BE onderhouden van contact met BZK, wetsverantwoordelijk ministerie voor het reisdocumentenproces, over aanpassingen van wet- en regelgeving mogelijk zijn die de efficiency en voorspelbaarheid van de dienstverlening vergroten.
• Leveren van bijdrage aan beschrijving / risicoanalyse voor reisdocumentenproces in het kader van het project inrichten risicomanagement HDCV (project met looptijd geheel 2027).

Opdracht informatie

De dienstverlening m.b.t. het afhandelen van paspoortaanvragen staat onder grote druk. Het afgelopen jaar is de gemiddelde doorlooptijd voor reisdocumentaanvragen opgelopen van circa vier tot vijf weken naar ongeveer tien weken, meer dan tweemaal de reguliere norm van circa vier weken. Aanvragers moeten daardoor aanzienlijk langer wachten op hun reisdocument. Deze oplopende doorlooptijd heeft meerdere oorzaken:

• Seizoen piek: In de periode maart–oktober stijgt het aantal aanvragen jaarlijks substantieel, waarbij ook nog steeds het piek-effect van de in 2014 doorgevoerde verlenging van de geldigheidsduur van een paspoort (van 5 naar 10 jaar) een rol speelt
• Uitrol Kairos RD: De implementatie van het nieuwe verwerkingssysteem vergt veel implementatiecapaciteit. Dat dit midden in het hoogseizoen plaatsvindt was helaas onvermijdelijk omdat het huidige innamesysteem waarmee onder meer de vingerafdrukken worden afgenomen (DAM/RD), niet langer aan de beveiligingsstandaard voldoet en vanaf 1 oktober zal worden uitgezet.
• Dubbele verwerking: Met het nieuwe Kairos RD systeem is DAM/RD vervangen en worden aanvragen niet langer op papier verwerkt. Dit systeem is tevens een verwerkingssysteem dat eind 2027 naast het oude verwerkingssysteem RAAS blijft draaien. Dat betekent een aantal dubbele handelingen in het verwerkingsproces. De opvolger van het RAAS systeem zal doormiddel van een koppeling op Kairos RD worden aangesloten waardoor de dubbele handelingen komen te vervallen.
• Kwaliteit dossiers: Een groot aantal onvolledig ingediende en daardoor bewerkelijke dossiers (wettelijke inname verplichting).
• Toenemende complexiteit van dossiers: De afgelopen jaren zien we een stijging in de complexiteit van de dossiers. Voorbeelden hiervan zijn dossiers m.b.t draagmoederschap, schijnerkenningen, maar ook een toenemende fraude in brondocumenten.
• Knelpunten capaciteit: mede door de hoge werkdruk is er een hoog personeelsverloop en ziekteverzuim. Ook werden (beslis)medewerkers ten tijde van de golfcrisis ingezet voor de beoordeling van repatrieringsdossiers (GBA-toetsing), waardoor zij gedurende 4 weken niet of niet volledig konden worden ingezet voor hun reguliere werk.
• Informatievoorziening: De informatie op de verschillende klantkanalen is nog niet overal eenduidig, wat leidt tot extra vragen, spoedverzoeken en een toename van het aantal klachten.
• Beperkte capaciteit posten: voornamelijk bij hoog volume posten bestaan lange wachttijden voor maken van een afspraak. Deze overschrijden de maximum termijn van 4 weken soms zeer ruim. Grootste knelpunt hierbij is de inname capaciteit op de front office.
• Grensgemeenten: ook bij de 14 grensgemeenten staat het paspoortproces t.b.v. Nederlanders in het buitenland onder druk. De wachttijden voor het maken van een afspraak zijn fors opgelopen (soms > 18 weken) wat de druk op het afsprakensysteem bij posten doet toenemen. Tevens geven grensgemeenten aan dat de paspoortleges niet (meer) kostendekkend zijn en dat zij zonder een vergoeding vanuit het Rijk deze voor hen niet wettelijke taak niet langer kunnen/zullen uitvoeren. Dat zou de druk op het ook voor BZ nu al overbelaste en niet kostendekkende proces verder doen toenemen.

Wat heb je nodig

• Je hebt WO-werk en denkniveau
• Je bent een ervaren programmamanager met brede specialistische IT-kennis
• Je hebt ruime kennis en ervaring met de wijze waarop grote uitvoeringesorganisatie zijn ingericht

Wat wij bieden

• Ervaring met de IT behorend bij uitvoeringstaken IT van grote, internationaal opererende organisaties op het snijvlak van strategie en automatisering
• Ervaring met hoog beveiligde omgevingen en de dreiging van statelijke actoren
• Ervaring met onderhandeling in interdepartementale gremia bij het uitvoeren van een IT programma met hoog afbreukrisico
• Ervaring met overkoepelende IT programma’s waar digitale vernieuwing is gerealiseerd in het spanningsveld van beleid, uitvoering, bedrijfsvoering en ICT en compliance.
• Ervaring met optimalisatie van IT afdelingen, waar rijks IT diensten zijn geïnnoveerd (schaalbaal, betaalbaar, beheersbaar) als randvoorwaarde om strategische doelen te kunnen halen
• Je bent een people manager die anderen kan begeleiden in verander- en ontwikkeltrajecten.
• Tenminste 60% van de werktijd op kantoor

Competenties

• Analyseren
• Creativiteit
• Flexibiliteit
• Netwerken
• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Plannen en organiseren
• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Samenwerken

Functie contact imformatie

• Een Nederlands CV in word formaat (inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum)
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties
• All-in uurtarief (incl. reiskosten, parkeerkosten en verblijf, excl. BTW)

React before 2026-11-11T11:00:00.000000Z