Programma Secretaris (Let op dit is een testvacature)

Werken voor Nederland; Utrecht; Hybrid; EUR 54,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP pensioen

Woon-werkverkeer vergoeding

IKB-budget 16,33%

Extra verlof/ADV

75% ouderschapsverlof

Hybride werken

Thuiswerkvergoeding

Flexibele werktijden

Uren variatie 36–40

Job summary

Werken voor Nederland zoekt een Programmasecretaris voor het IT-programma GrIT in Utrecht. Je biedt bestuurlijke ondersteuning aan de Directie en bereidt bijeenkomsten voor, inclusief agendapunten en de presentatie van de directeur.

Je fungeert als informatie-yntegrator en bewaakt de kwaliteit van interne en externe stukken. Daarnaast verzorg je de voorbereiding van vergaderstukken, achtergrondinformatie en annotaties voor de Programma Board en coördineert het besluitvormingsproces.

Qualifications

• Afgeronde WO opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van administratieve procedures en regelgeving.
• Ervaring met politiek-bestuurlijke omgeving.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie vereist.
• Vaardigheid in prioriteren van hoofd- en bijzaken.
• Kennis van IT en projectmanagement is een aanbeveling.

Responsibilities

• Bestuurlijke ondersteuning van de Directie.
• Inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten; agenda en presentaties voor de directeur.
• Verzamelen van informatie binnen het programma om een compleet beeld te krijgen van de stand van zaken.
• Regie voeren op voortgangsrapportages en documenten voor besluitvorming.
• Aanleveren van vergaderstukken en achtergrondinformatie ter voorbereiding van het Programma Board.
• Coördineren van multidisciplinair besluitvormingsproces.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Stakeholder management

Projectmanagement

Organisatorische vaardigheden

Education

WO-opleiding

Job description

Programma Secretaris (Let op dit is een testvacature)

Vacature kenmerken

Standplaats Utrecht

Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.

Uren per week 36 - 38

Maandsalaris €4.867,00 - €6.679,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 11 - Burgerschaal IBBAD 11

Vakgebied ICT

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als programmasecretaris binnen het IT programma GrIT, ben je verantwoordelijk voor de bestuurlijke ondersteuning van de Directie. Daaronder valt het inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, waarbij je alle aspecten van de agenda onderdelen tot en met de presentatie van de directeur verzorgt. Je vervult de rol van informatie-integrator en verzamelt informatie binnen het programma om zo een compleet beeld te krijgen van de huidige stand van zaken. Daarnaast bestaan jouw werkzaamheden uit:

• Het opstellen van verschillende soorten nota's;
• Het ondersteunen van de Programma Directeur;
• De bewaking van de kwaliteit van de interne- en externe stukken;
• Regie voeren op verantwoordingsproducten, zoals de Voortgangrapportage aan de Tweede Kamer;
• Het aanleveren van vergaderstukken, achtergrondinformatie en annotaties ter voorbereiding van de Programma Board;
• Het inhoudelijke coördineren en procesmatige en procedurele voorbereiden van multidisciplinair besluitvormingsproces.

Speelruimte:

• De beslissingen komen tot stand op basis van een besluitvormingsproces.
• Programmasecretaris legt verantwoording af over de efficiëntie en effectiviteit en bruikbaarheid van (beleid)producten, vormgeving en implementatie van (beleid)processen;
• Met de bestuursondersteuning van JIVC en COMMIT voor parlementaria;
• De programmasecretaris onderhoudt contacten met in- en externe partijen;
• Interne contacten over het coördineren van werkzaamheden en standpuntbepaling;
• Met F&C en P&O over de financiële randvoorwaarden/rapportages van het programma;
• Het betreft het voeren van in- en extern overleg om afstemming te bereiken en adviezen te trechteren over standpunten t.a.v. de ontwikkelingen van het programma GrIT. Er kan daarbij sprake zijn van Belangentegenstellingen.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 11 - Burgerschaal IBBAD 11

Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Maandsalaris €4.867,00 - €6.679,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Bij Defensie kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die bijdragen aan jouw financiële zekerheid, persoonlijke ontwikkeling en een gezonde balans tussen werk en privé.

• Pensioenopbouw via het ABP;
• Een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of de mogelijkheid om onder gunstige voorwaarden gebruik te maken van een OV-abonnement voor onbeperkt reizen binnen Nederland;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% boven op je salaris (voorheen vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Je bepaalt zelf hoe en wanneer je dit budget inzet of laat uitbetalen;
• De mogelijkheid om extra verlof- en ADV-uren op te bouwen;
• Diverse verlofregelingen, waaronder 75% betaald ouderschapsverlof;
• Flexibele werktijden en mogelijkheden voor hybride werken, inclusief thuiswerkvergoeding;
• De mogelijkheid om je arbeidsduur uit te breiden naar 40 uur of te verkorten naar 36 uur per week.

Ontwikkeling en vitaliteit

• Uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Gratis gebruik van sportfaciliteiten op verschillende defensielocaties;
• Ruimte voor persoonlijke en professionele groei binnen een van de grootste werkgevers van Nederland;
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget van €120,- netto dat je kunt inzetten voor activiteiten of middelen die bijdragen aan jouw gezondheid en duurzame inzetbaarheid.

Met jouw uitgebreide ervaring als Programmasecretaris binnen een complexe uitdagende omgeving denk je altijd een paar stappen vooruit. Je bent organisatorisch sterk en weet de juiste stakeholders te betrekken wanneer nodig. Als persoon ben je sociaal vaardig, duidelijk in communicatie en daadkrachtig. In de omgang stel jij je proactief op en draagt zorg voor een juiste ondersteuning binnen het GrIT programma.

Daarnaast:

• Heb je een afgeronde WO opleiding en meer dan 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Heb je kennis over administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en de werkwijze van een overheidsinstantie;
• Ben je gewend te schakelen met verschillende interne- en externe stakeholders;
• Weet je hoe het is om te werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Beschik je over vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Beschik je over vaardigheid in het kunnen prioriteren van hoofd –en bijzaken;
• Daarnaast strekt enige kennis van IT en projectmanagement tot aanbeveling

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het programma GrIT, dat ondergebracht is binnen het Joint IV Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Het Joint IV Commando (JIVC) is het IT-bedrijf van Defensie.

GrIT staat voor de digitale ruggengraat van een krijgsmacht die inzet gereed is. In een wereld waarin dreiging en veiligheid steeds meer een digitale dimensie krijgen, bouwen wij aan de IT-infrastructuur die Defensie nodig heeft om snel, veilig en effectief te opereren. Met GrIT realiseren we moderne, schaalbare en veilige IT-oplossingen voor alle onderdelen van Defensie – van operationeel optreden tot kantooromgeving. We doen dit gefaseerd en in nauwe samenwerking met de gebruikers. Zo maken we Defensie wendbaarder en beter voorbereid op de uitdagingen van morgen. Binnen het programma GrIT werken meer dan 700 medewerkers op verschillende locaties in Nederland. Als Programmasecretaris GrIT maak je deel uit van het Directieteam GrIT.

Meer weten over COMMIT?
Lees meer over onze missie, visie, organisatiestructuur en hoe COMMIT de krijgsmacht ondersteund met materieel en IT.

• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure;
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur;
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip;
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

www.werkenbijdefensie.nl/commando-matrieel-en-it

Voor meer informatie over deze vacature:

Jordy van Dam
[e-mail]
0612345678