Portfolio Ondersteuner / Projectondersteuner (PMO)

BlueTrail; Netherlands; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

BlueTrail zoekt een Portfolio Ondersteuner om de PPM te ondersteunen in Leiden. De rol combineert financiële taken met projectondersteuning (PMO) en de verdeling tussen beide rollen wordt in overleg vastgesteld.

Je houdt periodieke financiële portfoliorapportages bij, coördineert de tijdschrijving en projectregistraties en verzorgt managementrapportages en communicatie met betrokkenen. Daarnaast bewaak je de doorbelasting van projectposten aan opdrachtgevers, beheer je integrale projectplanning

Qualifications

• Kennis van financiële processen is vereist.
• Kennis van en ervaring met portfoliorapportages.
• Ervaring met projectplanning en planning software.
• Goede communicatie met projectteams en stakeholders.

Responsibilities

• Bijwerken van financiële portfoliorapportages.
• Coördineren van tijdschrijf- en financiële systemen.
• Controleren van projectregistraties en opvolging.
• Beheren van doorbelasting van projecten aan opdrachtgevers en toezien op afhandeling.
• Ondersteunen van de Portfolio Manager en teammanager PIV.

Skills

Financiële processen

Portfoliorapportages

Projectplanning

Communicatie

Tools

Planningssoftware

Job description

Werken binnen Team PIV

Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit zo’n 12 Projectmanagers en 4 Projectondersteuners. Zij worden functioneel aangestuurd door de Project Portfolio Manager (PPM). De teammanager PIV is hun hiërarchisch leidinggevende. Samen zorgen de PPM, Projectmanagers en Projectondersteuners ervoor dat alle IV-projecten in de Leidse regio succesvol worden uitgevoerd.

De opdracht

De Portfolio Ondersteuner assisteert de PPM bij zijn werkzaamheden. Deels zijn dit activiteiten om een helder en compleet beeld van alle projecten in de portfolio te krijgen en te houden, en deels zijn dit activiteiten op het vlak van financiën, zoals het organiseren en uitvoeren van de doorbelasting van projectposten aan de opdrachtgevers. Vanwege deze financiële taken en de samenwerking die daarbij plaatsvindt met de afdeling Financiën, is kennis van en hands-on ervaring met financiële processen en werkzaamheden vereist. Omdat de rol van Portfolio Ondersteuner niet de hele periode 32 uur in de week vergt, zal de kandidaat ook als Projectondersteuner (PMO) ingezet worden. De verdeling tussen beide rollen wordt in overleg bepaald.

Wat ga je doen in de rol van Portfolio Ondersteuner:

• Maken van periodieke (financiële) portfoliorapportages.
• Coördineren van de aanmaak en het vervallen van items in het tijdschrijf- en financiële systeem.
• Checken van de actualiteit van de projectregistraties en het opvolgen hiervan.
• Mede opstellen en coördineren van de doorbelasting van de projecten aan opdrachtgevers en toezien op tijdige afhandeling hiervan.
• Ondersteunen in algemene zin van de Project Portfolio Manager en de teammanager PIV.

In de rol van Projectondersteuner (PMO):

• Bijwerken van de (financiële) planning.
• Beheren van de integrale projectplanning in de gebruikte planningssoftware.
• Registreren en opstellen van actielijsten, issue- en risklogs, RFC’s (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen.
• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures.
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers.
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën).
• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar projectleden en overige stakeholders.
• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers.
• Assisteren van de projectmanager bij het structureren van projecten.