Ondersteuner Omgevingsdiensten

Zuid-Holland; Zuid-Holland; Hybrid; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 22,37% bovenop salaris

36-urige werkweek (max 40 uur)

Job summary

Provincie Zuid-Holland zoekt een ondersteunend medewerker die administratieve, financiële en organisatorische processen soepel laat verlopen voor de 5 Omgevingsdiensten. Je coördineert de jaarcyclus van werkplannen en voortgangsrapportages, beheert PINK-orders en bereidt bestuurlijke vergaderingen voor.

Je werkt in een team met veel contact, krijgt de ruimte om zelfstandig te werken en profiteert van flexibiliteit in werktijden en thuiswerkopties.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een ondersteuning/secretariële rol.
• Ervaring met administratieve en financiële processen en projectmatig werken.
• Ervaring met complex agenda- en secretariële ondersteuning.

Responsibilities

• Zelfstandig vergaderingen en afspraken organiseren.
• Betalen en financiële administratie in het provinciale systeem beheren (PINK).
• Notulen, verslagen, rapportages en actielijsten bijhouden en versturen.
• Documenten en verslagen beheren in OneDrive, IDMS en Teams.

Skills

Administratie

Financieel beheer

Planning

Communicatie

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

OneDrive

IDMS

Teams

PINK

Job description

Wil jij ervoor zorgen dat de samenwerking met de 5 Omgevingsdiensten in Zuid-Holland op rolletjes loopt? Als ondersteunend medewerker houd je grip op administratie, financiën, overleggen en planning. Je werkt samen met ervaren professionals en hebt contact met collega’s en externe partners. Zo maak jij het verschil achter de schermen en draag je bij aan een goede uitvoering van provinciale opdrachten.

Als ondersteunend medewerker zorg je ervoor dat het team dat werkt aan de opdrachten voor de 5 Omgevingsdiensten in Zuid-Holland zijn werk goed kan doen. Dit zijn Omgevingsdienst Midden-Holland, Omgevingsdienst West-Holland, Omgevingsdienst Haaglanden, Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid en DCMR (Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond). Jij houdt overzicht en zorgt dat administratieve, financiele en organisatorische processen goed verlopen. Met jouw oog voor detail draag je bij aan een goede uitvoering van de opdrachten.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het coördineren van de jaarlijkse cyclus rond de beoordeling van werkplannen en voortgangsrapportages van de Omgevingsdiensten. Je ondersteunt hierbij op administratief, financieel en organisatorisch gebied. Zo beheer je workflows (digitale besluitvorming) voor start- en opdrachtbrieven en stel je PINK-orders op (financiele inkooporders in het provinciale systeem). Ook doe je voorbereidende werkzaamheden voor annotaties voor de bestuurlijke vergaderingen. Dit zijn ongeveer 5 vergaderingen per jaar per Omgevingsdienst.

Ook verzorg je het secretariaat voor verschillende overleggen van het team Omgevingsdiensten, waaronder de managementgesprekken met de 5 Omgevingsdiensten. Je werkt volgens een vaste cyclus en duidelijke processen. Bovendien zijn er veel voorbeelden beschikbaar waarop je kunt terugvallen. Zo weet je goed wat er van je wordt verwacht en kun je steeds zelfstandiger werken.

Je houdt je onder andere bezig met:

• het zelfstandig organiseren van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten;
• het beheren van betalingen en financiële administratie in het provinciale inkoopsysteem (PINK);
• het bijhouden en versturen van notulen, verslagen, rapportages en actielijsten;
• het beheren van documenten, agenda’s en verslagen in onedrive, IDMS en Teams.

Dit maakt de functie interessant

• Je bouwt een breed netwerk op doordat je veel contact hebt met collega’s en externe partners;
• Je werkt samen met ervaren professionals van wie je veel kunt leren;
• Je werkt in een team waarin professionaliteit, respect, plezier en transparantie centraal staan;
• Je krijgt volop mogelijkheden om je verder te ontwikkelen en ervaring op te doen met administratie, financiën, organisatie en ondersteuning;
• Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en mee te denken over praktische oplossingen binnen de opdrachten.

Je houdt gemakkelijk overzicht wanneer je verschillende taken tegelijk hebt. Daarbij verlies je de kwaliteit van je werk niet uit het oog. Je werkt zelfstandig, communiceert duidelijk en bent prettig in de omgang met collega’s en partners. Je ziet wat er moet gebeuren, signaleert knelpunten en komt op tijd in actie. Lukt iets niet binnen de planning? Dan bespreek je dit op tijd en zoek je samen naar een oplossing. Zo zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen en het team verder kan.

Daarnaast neem je het volgende mee:

• minimaal mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevant vakgebied, zoals Management Assistent;
• ervaring met projectmatig en/of programmatisch werken;
• ervaring met (secretariële) ondersteuning en complex agendabeheer.

Dit bieden we

• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3%tot aan het einde van je schaal
• Minimum aantal uur: 36

Daarnaast krijg je

• een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• de mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van€ 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod via het Leerplein;
• de ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans;
• bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Er zijn nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier vertellen we je er graag meer over.

Hier ga je werken

Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Zo werken we nu opgavegericht. Dat houdt in dat we niet meer vanuit afdelingen werken, maar per maatschappelijke opgave de juiste mensen in onze organisatie inschakelen om de opgave te realiseren. Het doel hiervan is om zo effectief mogelijk onze ambities uit het Coalitieakkoord te realiseren. Op deze manier werken we samen aan een krachtig Zuid-Holland. Leer er hier meer over.

Je wordt onderdeel van het team Ondersteunend medewerkers. Vanuit dit team ondersteun je verschillende opdrachten binnen de provincie. Op dit moment werk je vooral voor het team dat zich bezighoudt met de 5 Omgevingsdiensten. Omdat we de ondersteuning binnen de provincie verder ontwikkelen, kan je in de toekomst ook op andere opdrachten worden ingezet. We kijken daarbij samen naar wat nodig is en waar jouw kennis en ervaring het beste tot hun recht komen.

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, snel schakelen en nauwe samenwerking. Onze collega's zijn de Mogelijkmakers van Zuid-Holland: mensen die samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken aan oplossingen die ertoe doen. Werken bij de provincie betekent dat jij daar ook een rol in speelt. Ontdek in ons werkgeversverhaal de Mogelijkmakers van Zuid-Holland wat werken bij de provincie bijzonder maakt en wat je van ons als werkgever kunt verwachten.

Werken bij ons betekent dat je veel vertrouwen en verantwoordelijkheid krijgt. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden. Digitale ontwikkeling staat bij ons hoog op de agenda als strategische pijler. Daarom zoeken we collega’s die digitaal gedreven zijn en kansen zien om zichzelf en de organisatie daarin continu te verbeteren.

Ook hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.

Sollicitatieprocedure

Voor inhoudelijke vragen over deze vacature kun je contact opnemen metJeroen Delmeire, people manager, via 06-11623093.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Bel dan Marco Lansbergen, senior adviseur recruitment, via 06-27373999.

Deze vacature staat zowel intern als extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Sollicitaties of cv’s die door (tussenkomst van) werving – en selectiebureaus worden ingediend, worden niet geaccepteerd. Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld. Delen op LinkedIn stellen we daarentegen wel op prijs.

• Sollicitatie
• Ontvangstbevestiging
• Sollicitatiegesprek(ken)
• Arbeidsvoorwaardengesprek
• Aan de slag

“Ik vind het mooi dat je bij de provincie echt wordt gehoord en dat jouw input telt"