Officemanager (Hbo) 20–24 uur

Vivens Begeleiding; Arnhem; On-site; EUR 31,000 - 38,000; Part time

Job summary

Vivens Begeleiding is in Arnhem op zoek naar een officemanager die stevig in de schoenen staat en de backoffice van een kleinschalige organisatie runt. Je werkt zelfstandig, zorgt voor nauwkeurige personeels- en salarisadministratie en bewaakt deadlines.

Een informele sfeer en ruimte voor verbetering van processen horen erbij. De functie vereist HBO-niveau en biedt een parttime dienstverband van 20 tot 24 uur per week, met een arbeidsovereenkomst volgens de CAO GGZ.

Qualifications

• HB0-/hbo-werk- en denkniveau is vereist.
• Nauwkeurig werken en kennis van dossierbeheer.
• Goede systematische en administratieve vaardigheden.
• Geen probleem met meerdere administratieve processen tegelijk.

Responsibilities

• Personeelsadministratie: mutaties, arbeidsovereenkomsten en dossiers.
• Verzuimadministratie: verzuimgegevens en termijnen beheren.
• Salarisadministratie: gegevens voor salarisverwerking verzamelen en controleren.
• Overige administratieve werkzaamheden: cliëntadministratie, declaraties en financiën ondersteunen.

Skills

Nauwkeurig werken

Snel leren van systemen

Zelfstandig werken

Overziet verbanden

Praktisch ingesteld

Communicatief vaardig

Initiatief nemen

Verantwoordelijkheidsgevoel

Education

HBO-niveau

Job description

Ben jij administratief en organisatorisch sterk, werk je graag zelfstandig en houd je ervan als alles achter de schermen goed geregeld is? Heb je hbo-werk- en denkniveau, zie je snel verbanden en kun je gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Over Vivens Begeleiding

Vivens Begeleiding biedt ambulante begeleiding aan volwassenen met verminderde zelfredzaamheid in een groot deel van Gelderland. Onze ruim 50 ambulant begeleiders ondersteunen meer dan 500 zorgvragers in de regio’s Arnhem, Apeldoorn, Ede, Wageningen en Zutphen.

Vanuit ons centrale kantoor in Arnhem ondersteunen we de zes zelforganiserende teams. De backoffice speelt hierin een belangrijke rol. Samen zorgen we ervoor dat de personeelsadministratie en andere administratieve processen goed verlopen en onze collega’s hun werk goed kunnen doen.

Als officemanager ben je samen met de andere officemanager verantwoordelijk voor het beheer en de dagelijkse werkzaamheden van de backoffice. Je hebt een belangrijke rol in de personeelsadministratie en bent daarnaast betrokken bij verschillende andere administratieve processen. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd, houdt overzicht en bewaakt dat afspraken en deadlines worden nagekomen. Je signaleert waar zaken beter of efficiënter kunnen en denkt mee over het verbeteren van administratieve processen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Personeelsadministratie: verwerken van personeelsmutaties, opstellen en verwerken van arbeidsovereenkomsten, verzorgen van de administratie rondom in- en uitdiensttreding en bijhouden van personeelsdossiers.
• Verzuimadministratie: verwerken en bijhouden van verzuimgegevens, bewaken van administratieve termijnen en ondersteunen bij de bijbehorende processen.
• Salarisadministratie: verzamelen, verwerken en controleren van gegevens voor de salarisverwerking.
• Overige administratieve werkzaamheden: ondersteunen bij de cliëntadministratie, declaraties en financiële administratie.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand met hbo-werk- en denkniveau die verantwoordelijkheid neemt voor eigen werkzaamheden en overzicht houdt over verschillende administratieve processen.

• Nauwkeurig werkt en het belangrijk vindt dat gegevens en dossiers correct en actueel zijn.
• Snel nieuwe systemen en processen leert kennen.
• Zelfstandig werkzaamheden oppakt, prioriteiten stelt en afspraken bewaakt.
• Het grotere geheel overziet en begrijpt hoe verschillende administratieve processen met elkaar samenhangen.
• Praktisch is ingesteld, gemakkelijk schakelt tussen werkzaamheden en niet terugdeinst voor uitvoerende administratieve taken.
• Prettig communiceert en graag samenwerkt met collega’s.
• Zelfstandig beslissingen durft te nemen en initiatief toont.

Ervaring met personeelsadministratie is een pré.

Een computervaardigheidstest kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Wat bieden we jou?

• Een afwisselende functie met een belangrijke rol binnen de backoffice van een kleinschalige organisatie.
• Een zelfstandige functie met ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken over administratieve processen.
• Een nauwe samenwerking met de andere officemanager, korte lijnen en ruimte om zaken praktisch te regelen.
• Een informele werksfeer waarin collega’s elkaar gemakkelijk weten te vinden.
• Een dienstverband van 20 tot 24 uur per week.
• Salaris en arbeidsvoorwaarden volgens de CAO GGZ, schaal 50.

Beschikbaarheid op woensdag is gewenst. De meeste werkzaamheden vinden plaats op ons kantoor in Arnhem.

Heb je vragen over de vacature? Mail dan [e-mail] of bel met Marlon Bosch op 06-34077118.

De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 30 november tussen 09.00 en 12.00 uur. De tweede gesprekken zijn gepland op dinsdag 8 december tussen 09.00 en 12.00 uur.