Officemanager & Directie-assistent

VCSW - Specialist in sociale zekerheid; Den Haag; On-site; EUR 28,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Collectieve pensioenregeling

Fitnessruimte

24 vakantiedagen + 5 mandatory days

Job summary

VCSW Groep is in Den Haag op zoek naar een Officemanager en directie-assistent die de spil van het kantoor wordt en de rechterhand van de groepsdirectie is. Je combineert organiseren met uitvoering en beheert inkoop, contractbeheer en facilitaire zaken.

Je werkt zelfstandig, handelt proactief en bewaakt vertrouwelijke informatie. De functie biedt ruimte voor groei, korte lijnen en een informele, dynamische werksfeer binnen een groeiende organisatie.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Officemanager/Directie-assistent of vergelijkbaar.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk).
• Rijbewijs B.
• Prima vaardigheid in Microsoft Office en verschillende systemen.

Responsibilities

• Regelen van contracten met leveranciers en ondersteuning van de directie bij afspraken.
• Houden van de kantoorprocessen en administratieve vastlegging.
• Beheer van facilitaire zaken en inkoop/contractbeheer.
• Ondersteunen bij agenda, reizen, vergaderingen en andere organisatorische taken.
• Zorg dragen voor discretie en vertrouwelijke informatie.

Skills

Organisatie

Directie-ondersteuning

Inkoop

Contractbeheer

Facilitaire zaken

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

32-40 uur per week Den Haag

Jij houdt het overzicht. Regelt wat nodig is. En zorgt dat alles loopt.

VCSW Groep groeit hard. We bouwen aan één sterke organisatie met verschillende labels en ontwikkelen ons steeds verder richting een one-stop-HR-shop: van recruitment en HR tot salarisadministratie en alles daaromheen.

Die groei brengt natuurlijk ook de nodige dynamiek met zich mee. Nieuwe collega's, nieuwe locaties, nieuwe contracten en regelmatig een extra BV binnen de groep. Dan is het belangrijk dat iemand het overzicht houdt en zorgt dat de zaken achter de schermen gewoon goed geregeld zijn.

Daar kom jij in beeld.

Als Officemanager & Directie-assistent ben jij de spil van het kantoor in Den Haag én de rechterhand van onze groepsdirectie. Je combineert een praktische en organiserende rol met verantwoordelijkheid voor zaken als inkoop, contractbeheer en facilitaire zaken.

Je wacht niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren. Je ziet wat nodig is, pakt het op en zorgt dat het geregeld wordt.

Over VCSW

VCSW is een snelgroeiende organisatie die actief is op het gebied van sociale zekerheid, HR en payroll. Vanuit verschillende labels helpen we organisaties om hun personeels- en salarisprocessen slimmer en efficiënter in te richten. We zijn volop in ontwikkeling. Naast autonome groei ontwikkelen we onze organisatie verder door samenwerking en uitbreiding van onze labels. Dat heeft direct invloed op recruitment.

Nieuwe teams, nieuwe functies, veranderende behoeften en groeiende ambities zorgen ervoor dat recruitment continu in beweging is. De ene keer gaat het om een specialistisch profiel, de andere keer om een commerciële of operationele functie.

Die dynamiek vraagt om een recruiter die snel kan schakelen, maar altijd kwaliteit voorop blijft stellen.

Wat ga je doen

Jouw werkdag is afwisselend. Het ene moment regel je een contract met een leverancier, het volgende moment ondersteun je de directie bij een belangrijke afspraak. Tussendoor houd je het kantoor draaiende en zorg je dat administratieve zaken goed zijn vastgelegd.

Je Houdt Je Onder Andere Bezig Met

• Je zorgt dat het kantoor in Den Haag en de andere vestigingen goed georganiseerd, representatief en praktisch ingericht zijn.
• Je beheert facilitaire zaken en zorgt ervoor dat problemen snel worden opgelost.
• Je onderhoudt contact met leveranciers en bent verantwoordelijk voor inkoop en contractbeheer.
• Je onderhandelt over contracten, bijvoorbeeld op het gebied van facilitaire dienstverlening, abonnementen en het wagenpark.
• Je houdt afspraken, looptijden en voorwaarden scherp in de gaten en zorgt dat we goede afspraken maken.
• Je bent de vaste rechterhand van de groepsdirectie en ondersteunt bij agenda, afspraken, reizen, vergaderingen en andere organisatorische zaken.
• Je bereidt vergaderingen voor, bewaakt acties en zorgt dat afspraken worden opgevolgd.
• Je ondersteunt bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden binnen de groep.
• Je houdt overzicht over documenten, contracten en andere belangrijke informatie, ook wanneer er nieuwe entiteiten of locaties bijkomen.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en weet wat prioriteit heeft.

Geen dag is precies hetzelfde. Juist de combinatie van organiseren, regelen, ondersteunen en verbeteren maakt deze functie interessant.

Wat vragen we van jou

Je bent iemand die graag de touwtjes in handen heeft en energie krijgt van een omgeving waarin veel gebeurt.

Dit Heb Je Nodig

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Officemanager, Directie-assistent, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je beheerst Nederlands en Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een rijbewijs B.
• Je bent handig met Microsoft Office en kunt snel je weg vinden in verschillende systemen.

Dit typeert jou

Je hoeft niet voor alles ervaring te hebben. We vinden het belangrijker dat je zelfstandig kunt werken, snel schakelt en verantwoordelijkheid neemt voor wat je oppakt.

Je

• houdt van regelen en organiseren en vindt het prettig als zaken gewoon goed voor elkaar zijn;
• bent servicegericht, maar durft ook kritisch te zijn als een afspraak of leverancier niet levert wat is afgesproken;
• hebt affiniteit met inkoop, contractbeheer en facilitaire zaken;
• bent gewend om dicht bij een directie te werken en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• houdt het hoofd koel wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen;
• ziet werk liggen en komt zelf in actie;
• bent nauwkeurig, maar verliest het grotere plaatje niet uit het oog;
• communiceert makkelijk met collega's, leveranciers en directie;
• bent flexibel en vindt het leuk om mee te bewegen met een organisatie die volop in ontwikkeling is.

Werken bij VCSW Groep

Bij VCSW Groep gebeurt veel. We groeien, ontwikkelen nieuwe dienstverlening en voegen regelmatig nieuwe bedrijven en collega's toe aan onze organisatie.

Dat betekent dat we niet alles vooraf hebben uitgedacht. We zoeken daarom mensen die zelfstandig kunnen handelen, verantwoordelijkheid pakken en niet bang zijn om iets op te pakken dat nog niet eerder is gedaan.

Je werkt met korte lijnen en hebt veel contact met collega's en de directie. We vinden het belangrijk dat we elkaar kunnen vertrouwen, afspraken nakomen en elkaar helpen wanneer dat nodig is.

Zie jij dat een proces slimmer kan? Dan is het fijn als je dat niet alleen signaleert, maar ook met een oplossing komt. We willen iedere dag een beetje beter worden in hoe we samenwerken en onze organisatie laten draaien.

Wat bieden wij jou?

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt binnen een groeiende organisatie. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken en daadwerkelijk invloed te hebben op hoe zaken worden georganiseerd.

Je Kunt Rekenen Op

• Een salaris tussen €2.500 en €4.500 bruto per maand obv 40 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een functie van 32 – 40 uur per week.
• Den Haag als standplaats, met incidenteel werkzaamheden op een andere vestiging.
• Veel zelfstandigheid en ruimte om zaken op jouw manier goed te organiseren.
• Een afwisselende functie met direct contact met de groepsdirectie.
• Een organisatie die volop groeit en waarin jouw rol mee kan ontwikkelen.
• Korte lijnen en een informele werkomgeving.
• 24 vakantiedagen + 5 aanvullende mandatory days.
• Een collectieve pensioenregeling.
• Fitnessruimte in ons kantoorpand