Officemanager (585910)

Ministerie van Defensie; Den Haag; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Pensioenregeling ABP

Vergoeding woon-werkverkeer of OV-abon

OV-abonnement met onbeperkt reizen

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een officemanager die het projectdirectieondersteuning kunt versterken. Je coördineert secretarieel beheer, bewaakt voortgang en verzorgt notulen en stukken voor interne en externe partijen.

De functie vereist ervaring in bestuurlijke of politiek-sensitieve omgevingen, sterke organisatie- en communicatieve vaardigheden en gedegen MS Office-kennis. Een 38-urige werkweek en uitzicht op een vaste aanstelling worden geboden.

Qualifications

• Ervaring met managementondersteunende werkwijzen en secretarieel beheer.
• Ervaring in een bestuurlijke of beleidsomgeving of politiek-sensitieve context.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Je coördineert het secretarieel en administratief beheer, prioriteiten stellen en zorg dragen voor efficiënte afhandeling.
• Je schat belang en urgentie in, legt verbanden en bewaakt voortgang en tijdige afhandeling van taken.
• Je verzorgt verslaglegging, notuleren en opstellen en redigeren van stukken en correspondentie.
• Je regelt PIOFACH-voorzieningen en coördineert screeningaanvragen voor commissieleden of onderzoekers.
• Je handelt vragen en verzoeken af met oog voor aard en inhoud.
• Je coördineert informatiestromen en fungeert als buffer tussen interne organisatie en externe partijen.

Skills

Managementondersteuning

Secretarieel beheer

Coördinatie informatiestromen

Administratieve procedures

Microsoft Office

Tools

Microsoft Office

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 80.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.500 burgers en militairen.

De Projectdirectie Ondersteuning Commissies (POC) ondersteunt externe commissies van onderzoek (CvO’s) naar en door Defensie. Het onafhankelijk onderzoek is gericht op waarheidsvinding met het oog op publieke verantwoording en lering trekken door Defensie. De onderzoeken zijn politiek-bestuurlijk gevoelig van aard. Het doel van de projectdirectie is het waarborgen van een zorgvuldig en doelmatig proces en heldere communicatie tussen betrokken partijen. De projectdirectie signaleert ontwikkelingen, coördineert en initieert de noodzakelijke activiteiten, zorgt voor de afhandeling van personele en administratieve taken, communicatie, beschrijvingen van processen en werkwijzen. De POC is voor Defensie en de CvO's het vaste aanspreekpunt en fungeert hierin als kennis- en expertisecentrum. De POC ressorteert onder de Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA), onderdeel van de Bestuursstaf, die verantwoordelijk is voor (het organiseren van) inhoudelijke advisering aan de politieke en ambtelijke top.

De POC vervult een brugfunctie tussen het ministerie en de commissies van onderzoek. Jij bent als officemanager verantwoordelijk voor het effectief ondersteunen van de projectdirectie en het waarborgen van een soepele uitvoering van administratieve en organisatorische taken:

• Je coördineert het secretarieel en administratief beheer, waarbij jij prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat alles efficiënt wordt afgehandeld;
• Je schat het belang en de urgentie in van verschillende zaken, legt verbanden en weegt consequenties af, en je bewaakt de voortgang en tijdige afhandeling van taken. Je signaleert en herinnert aan lopende zaken. Je stelt overzichten samen, inclusief de managementrapportages;
• Je zorgt voor verslaglegging, notuleren en het opstellen en redigeren van stukken en correspondentie op basis van globale aanwijzingen;
• Je regelt de PIOFACH-voorzieningen voor de commissies van onderzoek en coördineert de screeningaanvragen voor commissieleden of onderzoekers;
• Je handelt diverse vragen, verzoeken en gesprekken af, met oog voor de aard en inhoud ervan;
• Je coördineert complexe informatiestromen en fungeert als buffer tussen de interne organisatie en externe partijen.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• Onder behoud van een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Werk- en denkniveau: MBO+

Kennis en vaardigheden:

• Je hebt ervaring met managementondersteunende werkwijzen, secretarieel beheer, coördinatie van informatiestromen en administratieve procedures.
• Je hebt ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke of beleidsomgeving of politiek-sensitieve context.
• Je hebt ervaring met gegevensverzameling en managementinformatie.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office, zoals Excel, Word en PowerPoint.

Competenties:

• Het vermogen om de behoeften en verwachtingen te begrijpen en hierop te reageren met passende oplossingen en diensten.
• Een pro-actieve houding, flexibel en resultaatgericht;
• Verbindend en dienstverlenend;
• Plannen en organiseren;
• Samenwerken en reflectief vermogen.

Hier kom je te werken

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure