OFFICEMANAGER

Dedimo; Amersfoort; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

WPEX zoekt een officemanager die het medisch secretariaat aanstuurt en de backoffice naar een hoger niveau tilt. Je bewaakt de kwaliteit van administratieve processen en faciliteert een representatieve werkomgeving.

Je werkt nauw samen met planning en onderzoekers, zoekt naar knelpunten en helpt processen echt verbeteren met een hands-on mentaliteit en klantgerichte aanpak.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement/ administratie.
• Ervaring als officemanager, secretaresse of administratief medewerker met een leidinggevende/coördinerende rol.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Affiniteit met commerciële en marketingactiviteiten en een hands-on mentaliteit.
• Gestructureerd, nauwkeurig, proactief en klantgericht.
• Handig met administratieve systemen en Office 365.

Responsibilities

• Aansturen, coachen en plannen van het secretariaatsteam.
• Meewerken in dagelijkse medisch secretaresse taken waar nodig.
• Nauwe samenwerking met planningsteam en onderzoekers om dossiers en afspraken soepel te laten verlopen.
• Bewaken en optimaliseren van administratieve processen en werkwijzen.
• Zorgen voor correcte, klantgerichte communicatie met cliënten en opdrachtgevers.
• Ondersteuning bij commerciële en marketingactiviteiten (nieuwsbrieven, acties, prijslijsten, offertes).
• Facilitaire verantwoordelijkheid voor kantoren: voorraadbeheer en leverancierscontact.

Skills

Leiderschap

Organisatie

Communicatie

Klantgerichtheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Office 365

Job description

Excellente diagnostiek en rapportages. Daarmee onderscheidt WPEX zich al ruim 20 jaar met succes in de markt. WPEX is hét onafhankelijke expertisebureau voor medisch specialistisch onderzoek bij ziekte en arbeidsongeschiktheid. Onze missie? Heldere en deskundige medisch specialistische rapportages leveren waarmee werkgevers, uitkeringsinstanties, verzekeraars én cliënten verder kunnen. We hebben een team van bevlogen specialisten, die veelal multidisciplinair samenwerken. Maatwerk met kwaliteit, integriteit en onafhankelijkheid staat bij ons voorop.

WPEX is een snelgroeiend bedrijf en werkt voor toonaangevende klanten zoals de Rijksoverheid, Justitie, grote verzekeraars en ARBO-/re-integratiebureaus. Het daadwerkelijk doorgronden van de problematiek en de belastbaarheid, dat is wat ons drijft. We groeien hard en zoeken een officemanager die onze backoffice verder professionaliseert

Als officemanager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het medisch secretariaat, de kwaliteit van de administratieve en operationele processen én de facilitaire organisatie van onze kantoren. Je werkt nauw samen met het planningsteam en de onderzoekers, bewaakt de voortgang van onderzoeken en zorgt voor een efficiënte, klantgerichte werkwijze.

Je werkt waar nodig mee in de dagelijkse werkzaamheden van het medisch secretariaat. Zo weet je precies wat er goed gaat, waar knelpunten zitten en waar collega’s tegenaan lopen. Dankzij die inhoudelijke kennis kun je het team beter begeleiden, gerichter ondersteunen en processen echt verbeteren.

Daarnaast heb je praktische commerciële/marketing affiniteit: je ondersteunt bij nieuwsbrieven, marketingacties en zorgt dat informatie in systemen, documenten en waar nodig op de website actueel blijft.

Belangrijkste taken:

• Aansturen, coachen en plannen van het secretariaatsteam.
• Waar nodig meewerken in de dagelijkse medisch secretaresse taken
• Nauw samenwerken met het planningsteam en de onderzoekers om dossiers en afspraken soepel te laten verlopen.
• Bewaken en optimaliseren van administratieve processen en werkwijzen.
• Zorgen voor correcte en zorgvuldige communicatie met cliënten en opdrachtgevers.
• Praktische ondersteuning bij commerciële en marketingactiviteiten (nieuwsbrieven, acties, prijslijsten, offertes).
• Facilitaire verantwoordelijkheid voor onze kantoren: voorraadbeheer, werkplekinrichting, contact met leveranciers en zorgen voor een goed georganiseerde, representatieve werkomgeving.

Dit breng je mee

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement/administratie.
• Ervaring als officemanager, secretaresse of administratief medewerker met een leidinggevende of coördinerende rol.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Affiniteit met commerciële en marketingactiviteiten en een hands-on mentaliteit.
• Gestructureerd, nauwkeurig, proactief en klantgericht.
• Handig met administratieve systemen en Office 365.

Dit bieden wij

• Een afwisselende, sleutelrol in een professionele, groeiende organisatie.
• Een betrokken en collegiaal team.
• Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling.
• Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.