Office & People Coordinator

Movement On The Ground; Amsterdam; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Kantoor in hartje Amsterdam

Lunch inbegrepen

Pensioen PFZW

Ontwikkelbudget

Well-being programma

Job summary

Movement On The Ground zoekt een organisatorisch talent voor een veelzijdige administratieve rol in Amsterdam. Je ondersteunt HR, Finance en Fundraising, beheert kantoorprocessen en zorgt voor een soepele dagelijkse gang van zaken.

Je werkt in een dynamische, internationale omgeving met ruimte om door te groeien naar Office Manager en verantwoordelijkheid te nemen voor het reilen en zeilen van het kantoor.

Qualifications

• Opleiding op MBO-niveau vereist of bij voorkeur afgerond mbo-opleiding.
• Eerdere ervaring in een ondersteunende of administratieve rol.
• Goede organisatorische en administratieve vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunen van HR & Office Support circa 50% van de tijd.
• Ondersteunen van Finance en Fundraising en beheren kantoorprocessen.
• Beheren van centrale mailbox, post, teamagenda en reizen boeken.
• Ondersteunen bij onboarding en accounts in systemen zoals Google Workspace en NMBRS.
• Beheer van CRM-gegevens en donor-/partnerrapportages.
• Zorgen voor soepel kantoorbeheer en tijdige communicatie.

Skills

Organisatievermogen

Proactieve houding

Communicatie NL/EN

Education

MBO-opleiding

Tools

Google Workspace

Rydoo

Exact

NMBRS

VerzekeringInzicht

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat floreert in een dynamische omgeving? Wil je jouw skills inzetten voor een organisatie die vluchtelingenkampen wereldwijd transformeert naar menswaardige, veilige en zelfvoorzienende communities? En ben jij klaar om mee te groeien met onze organisatie? Dan zoeken wij jou!

Wie zijn wij?

Bij Movement On The Ground praten we niet alleen over verandering, we creëren die werkelijkheid. Met onze Camp to Campus-filosofie geven we humanitaire hulp een nieuwe betekenis. Samen met bewoners van opvanglocaties en woongroepen creëren we omgevingen waar mensen zich weer mens kunnen voelen, zich kunnen ontwikkelen en kunnen bouwen aan hun toekomst.

Onze organisatie wordt gedreven door een ondernemende cultuur. We zijn betrokken, daadkrachtig en denken in mogelijkheden. Samen zoeken we continu naar duurzame oplossingen die écht impact maken.

Jouw rol: een sterke basis én ruimte om te groeien

Jij bent een belangrijke spil in onze dagelijkse operatie. Je zorgt ervoor dat de administratieve en organisatorische basis staat als een huis en dat onze teams achter de schermen soepel hun werk kunnen doen. Je start met een veelzijdige rol waarin de ondersteuning van HR & Office Support ongeveer 50% van je tijd beslaat. Daarnaast ondersteun je collega’s binnen onder andere Finance en Fundraising. Van het regelen en organiseren van praktische zaken tot het ondersteunen van processen: jij houdt overzicht, pakt aan en zorgt dat dingen geregeld worden.

Tegelijkertijd is dit meer dan een ondersteunende rol. Je krijgt volop de ruimte om MOTG van binnenuit te leren kennen, initiatief te nemen en mee te bouwen aan onze verdere groei. Zie je iets dat slimmer, beter of efficiënter kan? Dan horen we dat graag van jou.

Op dit moment werken we vanuit het kantoor van The Social Hub. Begin volgend jaar verwachten we de stap te maken naar onze eigen locatie. En daar komt iets moois bij kijken: de mogelijkheid om door te groeien naar de rol van Office Manager. Je krijgt de kans om mee te bouwen aan onze nieuwe werkomgeving en op termijn verantwoordelijkheid te nemen voor het reilen en zeilen van ons eigen kantoor.

Kortom: je start met een brede, praktische rol waarin je veel leert en veel kunt betekenen, met volop ruimte om mee te groeien met onze organisatie én met je eigen ambities.

In deze positie is geen dag hetzelfde. Je ondersteunt verschillende teams: van HR en Finance tot Fundraising, en zorgt ervoor dat collega's hun werk optimaal kunnen doen. Dankzij jouw organisatietalent en proactieve houding loopt alles achter de schermen op rolletjes.

• Jij bent de spil van het team. Je ondersteunt bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Van het stroomlijnen van processen tot het opmaken van documenten en presentaties: jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.
• Jij houdt het kantoor draaiende. Je beheert de centrale mailbox, verwerkt de post, plant team-overleggen en beheert de teamagenda. Daarnaast ondersteun je collega's bij het boeken van reizen en andere praktische zaken, help je bij het verspreiden van interne communicatie en zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel verloopt.
• Jij organiseert momenten die verbinden. Je ondersteunt bij de organisatie van inspirerende teamdagen en sportieve evenementen zoals de Dam tot Damloop, kerst- en iftarvieringen, evenementen rondom World Refugee Day en bijeenkomsten voor onze partners en donateurs.
• Jij ondersteunt ons Fundraising & Partnerships-team. Je houdt de CRM-database actueel, bewaakt deadlines voor subsidiecycli en rapportages en zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig wordt verzameld voor donor- en partnerrapportages.
• Jij zorgt voor een vliegende start van nieuwe collega's. Je ondersteunt HR bij het opstellen van contracten, verzorgt de praktische kant van de onboarding, maakt accounts aan in systemen zoals Google Workspace, Rydoo, Exact, NMBRS en VerzekeringInzicht en zorgt ervoor dat alles klaarstaat voor een goede eerste werkdag.
• Jij ondersteunt onze financiële processen. Onder begeleiding van het Finance-team help je bij het beheren van grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers. Daarnaast ondersteun je bij de onboarding van leveranciers en zorg je ervoor dat de administratie zorgvuldig en actueel blijft.
• Jij schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Loopt de dag anders dan gepland? Geen probleem. Jij houdt juist van dynamiek, springt bij waar nodig en weet snel de juiste prioriteiten te stellen.

Kortom: een veelzijdige functie waarin je elke dag bijdraagt aan de Impact die Movement On The Ground kan maken.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand die energie krijgt van een dynamische omgeving, verantwoordelijkheid neemt en graag bijdraagt aan een organisatie met maatschappelijke impact.

• Je bent georganiseerd en nauwkeurig. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en krijgt energie van het regelen en verbeteren van zaken.
• Je bent proactief en flexibel. Je ziet wat nodig is, denkt in oplossingen en beweegt makkelijk mee met veranderingen.
• Je hebt een can-do mentaliteit. Je pakt aan, neemt initiatief en werkt graag samen in een ondernemende omgeving.
• Je communiceert makkelijk in Nederlands en Engels. Je voelt je thuis in een internationale organisatie.
• Je voelt je verbonden met onze missie en je hebt affiniteit met het humanitaire werk.
• Je hebt bij voorkeur een afgeronde mbo-opleiding en ervaring in een ondersteunende of administratieve rol.

Wat bieden wij jou?

• Een ondernemende community: je wordt onderdeel van een gedreven en internationaal team van doeners
• Betekenisvolle impact: een sleutelrol waarbij je direct kunt bijdragen aan een menswaardig bestaan voor mensen op de vlucht.
• Een sterke basis: een kantoor in hartje Amsterdam, inclusief lunch en een pensioenregeling bij PFZW
• Ruimte voor ontwikkeling: een persoonlijk ontwikkelbudget en een well-being programma
• Perspectief: we starten met 6 maanen contract voor 32 uur, met de intentie om langdurig met elkaar samen te werken.