Office & Operations Manager Makelaardij

Maarten van Vliet Makelaars; Heemstede; Presencial; EUR 42.000 - 65.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Fulltime contract

Vaste werkplek

Opleiding in Pipedrive

Kantoor in Heemstede

Directe samenwerking met Maarten

Descripción de la vacante

Maarten van Vliet Makelaars zoekt een Office & Operations Manager die de dagelijkse operatie van het kantoor strak organiseert en de systemen onderhoudt. Je werkt nauw samen met de salesmanager en transactiecoördinator en stuurt proactief planning, dossiers en KPI’s aan.

In deze hands-on rol ben je verantwoordelijk voor Pipedrive, automatiseringen en dashboards, met ruimte voor eigen initiatief en snelle besluitvorming.

Formación

• Ruime ervaring met organiseren of aansturen van dagelijkse operaties.
• Effectief prioriteiten stellen in een commerciële omgeving.
• Kennis van CRM-systemen en procesbewaking.
• Vloeiende communicatie met team en stakeholders.
• Bereidheid om vijf dagen per week op kantoor in Heemstede te werken.

Responsabilidades

• Beheren van telefoon, inbox en dagelijkse planning.
• Plannen van bezichtigingen, fotografie, video-opnames, inmetingen, styling en energielabels.
• Zorgen dat vragen binnen één werkdag worden beantwoord of bij de juiste collega terechtkomen.
• Begeleiden van standaard verkoopdossiers van opdracht tot overdracht.
• Bewaken dat stukken compleet zijn en deadlines worden gehaald.
• Verkopers en kopers op de hoogte houden over voortgang.
• Zorgen dat Pipedrive actueel is en ieder dossier een volgende stap heeft.
• Beheren van velden, pipelines, automatiseringen en dashboards.
• Nieuwe collega’s goed inrichten in Pipedrive.
• Contact onderhouden met Pipedrive-partner en de bouwer van het klantportaal.
• Wekelijks de scorecard en KPI’s voorbereiden; maandcijfers aanleveren.
• Checklists, templates en processen vastleggen en actueel houden.
• Verbeteringen signaleren waardoor het kantoor slimmer en efficiënter gaat werken.

Conocimientos

Organisatie & planning

CRM-ervaring

Procesbewaking

Zelfstandigheid

Communicatie

Educación

HBO-niveau

Herramientas

Pipedrive

Make/Zapier

Descripción del empleo

Jouw rol

Maarten van Vliet Makelaars groeit. Daardoor moet de operatie achter het kantoor net zo strak lopen als de verkoop en woningmarketing aan de voorkant.

Als Office & Operations Manager breng je planning, dossiers, klantcontact en systemen bij elkaar. Ongeveer 70% van je tijd zit in de dagelijkse operatie. De overige 30% gebruik je om Pipedrive, automatiseringen, KPI's en processen slimmer in te richten. Dit is een hands-on rol met veel eigenaarschap, geen stafpositie vanaf de zijlijn.

Jij zorgt dat het kantoor iedere dag goed loopt. De planning klopt, vragen worden opgepakt, dossiers hebben een duidelijke volgende stap en de belangrijkste cijfers liggen op tijd op tafel.

Je houdt je onder andere bezig met:

• telefoon, inbox en dagelijkse planning;
• het plannen van bezichtigingen, fotografie, video-opnames, inmetingen, styling en energielabels;
• zorgen dat vragen binnen één werkdag worden beantwoord of bij de juiste collega terechtkomen;
• het begeleiden van standaard verkoopdossiers van opdracht tot overdracht;
• bewaken dat stukken compleet zijn en deadlines worden gehaald;
• verkopers en kopers op de hoogte houden over de voortgang;
• zorgen dat Pipedrive actueel is en ieder dossier een volgende stap heeft;
• beheren van velden, pipelines, automatiseringen en dashboards;
• nieuwe collega’s goed inrichten in Pipedrive;
• contact onderhouden met de Pipedrive-partner en de bouwer van het toekomstige klantportaal;
• wekelijks de scorecard en KPI's voorbereiden;
• maandcijfers aanleveren en afwijkingen signaleren;
• checklists, templates en processen vastleggen en actueel houden;
• verbeteringen signaleren waarmee het kantoor slimmer en efficiënter kan werken.

Voor koopakte-concepten werk je samen met de senior transactiecoördinator.

Jouw profiel

Je hebt ruime ervaring met het organiseren of aansturen van dagelijkse werkzaamheden binnen een commerciële omgeving. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en spreekt collega’s op een duidelijke manier aan wanneer iets niet goed loopt.

Dit neem je mee:

• hbo werk- en denkniveau;
• ervaring met dagelijkse operatie, planning, dossiers of binnendienstprocessen;
• ervaring met CRM-systemen;
• gevoel voor processen, cijfers en voortgangsbewaking;
• het vermogen om zelfstandig besluiten te nemen en overzicht te houden wanneer het druk wordt;
• fulltime beschikbaarheid en bereidheid om vijf dagen per week op kantoor in Heemstede aanwezig te zijn.

Dit is een plus

• ervaring binnen de makelaardij;
• een achtergrond in hypotheekadvies of notariaat;
• ervaring met Pipedrive;
• ervaring met automatiseringen en integraties, zoals Make, Zapier of vergelijkbare koppelingen;
• ervaring met KPI's, scorecards of maandrapportages.
• Een makelaarsdiploma is niet nodig.

Wat we bieden

Je krijgt een belangrijke positie binnen een kantoor dat volop in ontwikkeling is. Je werkt direct samen met Maarten van Vliet en hebt invloed op de manier waarop de operatie, systemen en processen meegroeien met het kantoor.

Je kunt rekenen op:

• veel eigenaarschap over de dagelijkse operatie;
• directe samenwerking met Maarten;
• een vast weekritme en kwartaalsessies;
• opleiding in Pipedrive en automatisering;
• betrokkenheid bij de verdere ontwikkeling van systemen en het klantportaal;
• een marktconform salaris, afhankelijk van ervaring;
• een fulltime contract;
• een vaste werkplek op kantoor in Heemstede.

Je werkt dagelijks samen met de salesmanager, senior transactiecoördinator en coördinator aankoop.

Over ons

Maarten van Vliet Makelaars is een NVM-makelaarskantoor in Heemstede, actief in Kennemerland en Amsterdam. Het kantoor begeleidt klanten bij aankoop, verkoop en taxatie en richt zich onder meer op woningen in het midden- en hogere segment.

Het kantoor werkt met veel aandacht voor woningmarketing en video. Iedere woning krijgt een cinematische video en Maarten van Vliet Makelaars werkt hiervoor met een eigen videograaf.

Het team bestaat uit makelaars, binnendienst en marketing. In deze rol zorg jij dat de operatie en systemen achter die commerciële organisatie meegroeien.

Verhuis naar je toekomst. #FindYourFuture