Office Manager, 24 tot 40 uur

Ignitioncomputing; Eindhoven; Hybrid; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Dagelijks lunch met het team

25 vakantiedagen

Kantoor in Strijp-S, Eindhoven

Regelmatige teamactiviteiten

Job summary

Ignition Computing zoekt een Office Manager die het kantoor Strijp-S in Eindhoven naar een hoger niveau tilt. Je zorgt voor een prettige werkomgeving, bewaakt facilitaire processen en verzorgt HR-administratie zodat het team efficiënt kan samenwerken.

Daarnaast organiseer je onboarding, evenementen en trainingssessies, houd je de administratie up-to-date en ondersteun je bij het beheren van contracten en documenten. Je werkt zelfstandig en communiceert vlot in NL en Engels.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in office management/operations/coördinatie.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheren van kantoorvoorraad, sleutels, post en facilitaire taken.
• Regie over HR-administratie, onboarding en medewerkershandboek.
• Plannen van sollicitaties, verjaardagen, teamuitjes en evenementen.
• Zorgdragen voor deadlines, verslaglegging en consistente administratie.

Skills

Zelfstandigheid

Organisatievermogen

Communicatie

Taalvaardigheid NL/EN

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Ignition Computing en Afterservice delen een kantoor in Strijp-S (Eindhoven) en een team van zo’n 16 mensen. Samen werken we aan software voor een duurzamere wereld. Voor klanten in binnen- en buitenland, van het verlengen van de levensduur van computers tot onderzoek naar kernfusie.

We hebben een goed kantoor en een hecht team. Maar we groeien, en we willen onze interne organisatie professioneler aanpakken. Daarom zoeken we een Office Manager die deze taken bundelt en naar een hoger niveau tilt.

Kantoor en faciliteiten. Jij zorgt dat het kantoor een fijne plek is om te werken. Je houdt bijvoorbeeld de voorraad, sleutels en post bij, stuurt de schoonmaker aan, verbetert de keuken en de zithoek waar nodig, en bewaakt de veiligheid op kantoor. Op termijn zoek je ook mee naar een nieuw kantoor.

Mensen. Jij zorgt dat collega’s zich welkom voelen en dat het team hecht blijft. Denk aan het plannen van sollicitaties, het onboarden van nieuwe collega’s, het organiseren van verjaardagen, teamuitjes en de kerstborrel, en het opzetten van werksessies waarmee het team zich verder ontwikkelt. Daarnaast houd je de HR-administratie bij en help je het werknemershandboek actueel te houden.

Overzicht bewaren. Jij zorgt dat alles wat moet gebeuren ook écht gebeurt. Subsidies, veiligheid, certificeringen en boekhouding worden inhoudelijk door anderen gedaan, maar jij bewaakt de deadlines, plant werksessies in, herinnert mensen op tijd, verzamelt stukken en volgt op tot het af is.

Administratie. Jij helpt de administratieve kant van het bedrijf op orde te houden. Denk aan het bijhouden van vrije dagen, het boeken van zakelijke reizen, en het ordenen van contracten, mappen, mailboxen en documenten. Ook help je onze online aanwezigheid (LinkedIn, websites) actueel te houden, regel je promotiemateriaal en denk je mee over de voorbereiding van conferenties.

Wat voor iemand zoeken we

Iemand die plezier heeft in regelen. Die het overzicht houdt als anderen in de details zitten. Die uit zichzelf ziet wat er moet gebeuren en het oppakt, zonder dat iemand het hoeft te vragen.

• Je werkt zelfstandig en gestructureerd, en zorgt dat collega’s niks vergeten.
• Je voelt je thuis tussen technische mensen en hebt geen moeite met software en online tools.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Een deel van het team is internationaal, dus Engels gebruik je dagelijks.
• MBO werk- en denkniveau en ervaring in office management, operations of kantoorcoördinatie.
• Salaris tussen € 2.600 en € 3.200 bruto per maand bij fulltime. Deeltijd vanaf 24 uur kan ook.
• Dagelijks lunch met het team.
• 25 vakantiedagen, met de mogelijkheid voor extra onbetaald verlof.
• Een levendige werkplek midden in Strijp-S, omringd door andere innovatieve bedrijven.
• Een team dat naast hard werken ook regelmatig samen wat doet, van vrijdagmiddagborrels en spelletjesavonden tot potluck dinners.
• Veel ruimte om de rol zelf vorm te geven in een snelgroeiend bedrijf. We weten wat er moet gebeuren, maar niet precies hoe. Dat ga jij uitvinden, en de rol kan met je meegroeien.