Office Manager | 20-24 uur

RIFT Development B.V.; Eindhoven; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

25 vakantiedagen

Flexibel urenpatroon (4 dagen)

Résumé du poste

RIFT Development B.V. zoekt een Office Manager die het organisatorische hart van de organisatie vormt.

Je zorgt voor structuur, overzicht en een prettige werkomgeving, werkt nauw samen met de HR‑team en de co-CEO, en bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische en administratieve vragen. In deze snelgroeiende scale-up speel je een sleutelrol in onboarding, facilitaire coördinatie en administratieve HR-processen.

Qualifications

• Ervaring in een Office Manager-, Management Assistent- of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Enkele jaren ervaring in een ondersteunende rol en zelfstandig prioriteiten kunnen stellen.
• Je past je aan bij veranderende plannen en houdt overzicht.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail; servicegerichte, proactieve houding.
• Goede professionele communicatie in het Nederlands en Engels.

Responsabilités

• Beheer van kantoorvoorzieningen, werkplekken en faciliteiten.
• Coördineren onboarding, laptops, accounts en toegangspassen.
• Ondersteunen administratieve HR-processen en lichte financiële werkzaamheden.
• Beheren van agenda’s, notulen en opvolging van acties.
• Ondersteunen bij events, leverancierscontact en logistieke coördinatie.

Connaissances

Communicatieve vaardigheden

Interpersoonlijke vaardigheden

Proactief handelen

Nederlandse en Engelse communicatie

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt terwijl wij de energietransitie versnellen?

Bij RIFT bouwen we aan iets nieuws: een duurzaam energiesysteem op basis van ijzerbrandstof. Dat betekent werken in een omgeving waar veel gebeurt, plannen regelmatig veranderen en collega’s volop bezig zijn met de ontwikkeling van een nieuwe technologie.

En daar kom jij om de hoek kijken.

Als Office Manager ben jij het organisatorische hart van onze organisatie. Je brengt structuur, houdt overzicht en zorgt ervoor dat collega’s kunnen doen waar ze goed in zijn. In onze snelgroeiende scale-up gebeurt er veel tegelijkertijd en speel jij een belangrijke rol in het creëren van rust, overzicht en een prettige werkomgeving. Je maakt onderdeel uit van het HR-team, dat bestaat uit drie collega’s, en werkt daarnaast nauw samen met onze co-CEO. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische en organisatorische vragen, ondersteunt de directie en zorgt ervoor dat facilitaire en administratieve processen soepel verlopen. Van het organiseren van onboarding en interne events tot het beheren van agenda’s en het regelen van alles wat nodig is op kantoor: jij zorgt ervoor dat de organisatie achter de schermen op rolletjes loopt.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische en organisatorische vragen en ondersteunt de directie bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je bent graag onder de mensen, houdt van regelen en krijgt energie van een omgeving waar geen dag hetzelfde is.

Wat ga je doen?

Je zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s als het gaat om praktische en organisatorische vragen. Je zorgt voor een prettige en professionele werkomgeving.

• Je beheert kantoorvoorzieningen, werkplekken en faciliteiten.
• Je onderhoudt contact met leveranciers en externe partijen.
• Je coördineert bestellingen, contracten en serviceafspraken.
• Je houdt voorraden op peil en zorgt dat alles aanwezig is wat collega’s nodig hebben.
• Je ondersteunt bij praktische ICT-zaken en bent de schakel naar externe IT-partners wanneer nodig.

Je ondersteunt collega’s gedurende hun hele loopbaan bij RIFT

Je speelt een belangrijke rol in het creëren van een prettige werkomgeving en ondersteunt verschillende HR-processen.

• Je organiseert onboardingtrajecten voor nieuwe collega’s.
• Je zorgt dat alle faciliteiten op tijd geregeld zijn, zoals laptops, accounts en toegangspassen.
• Je ondersteunt administratieve HR-processen zoals personeelsmutaties en verzuimregistraties.
• Je ondersteunt waar nodig bij lichte financiële administratieve werkzaamheden en ondersteunt in operationele administratieve processen.
• Je organiseert attenties en draagt bij aan een betrokken en persoonlijke cultuur.

Je brengt structuur en overzicht

Je zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen goed verlopen en dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt.

• Je beheert de algemene inbox en verwerkt binnenkomende correspondentie.
• Je verzorgt document-, contract- en dossierbeheer.
• Je ondersteunt het managementteam bij agendabeheer en planning.
• Je bereidt vergaderingen voor, organiseert deze en verzorgt waar nodig de notulen en opvolging van actiepunten.

Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en zorgt dat zaken worden opgevolgd.

Je ondersteunt evenementen en bijeenkomsten

Van een interne kwartaalbijeenkomst tot een teamdag of bezoek van externe relaties: jij zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.

• Je plant en organiseert vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten.
• Je verzorgt de praktische voorbereiding en logistieke coördinatie.
• Je zorgt dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen.
• Je houdt overzicht over alle details, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.

Wie zoeken we?

Je bent iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, makkelijk contact maakt, plezier haalt uit het ontzorgen van anderen en met beide benen op de grond staat. Je vindt het leuk om overal iets van te weten en schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden.

Je bent de persoon die overal nét even eerder ziet wat nodig is en het vervolgens gewoon regelt.

Daarnaast:

• Heb je ervaring in een Office Manager-, Management Assistent- of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Heb je enkele jaren ervaring in een ondersteunende functie en ben je gewend om zelfstandig prioriteiten te stellen.
• Laat je jezelf niet snel uit het veld slaan wanneer plannen veranderen.
• Heb je een hoog afwerkingsniveau en oog voor detail.
• Ben je proactief, servicegericht en betrouwbaar.
• Ben je een luisterend oor voor collega’s en draag je bij aan een positieve werksfeer.
• Werk je gemakkelijk met Microsoft 365 en andere digitale systemen.
• Communiceer je professioneel in het Nederlands en Engels.

Dit mag je van ons verwachten

Werken bij RIFT betekent werken aan een missie die ertoe doet, samen met gedreven collega’s die graag de handen uit de mouwen steken.

• Een salaris dat past bij jouw kennis, ervaring en verantwoordelijkheden.
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Veel flexibiliteit om je uren te verdelen over vier werkdagen.
• Een fijne werkplek in hartje Eindhoven, op loopafstand van het station.
• Veel ruimte om eigenaarschap te nemen en je werk op jouw manier te organiseren.
• Een enthousiast team waarin hard werken en plezier maken hand in hand gaan.
• Regelmatig leuke teamactiviteiten, borrels en momenten om samen successen te vieren.

Waarom RIFT?

Bij RIFT krijg je de kans om een belangrijke rol te spelen binnen een snelgroeiende organisatie die werkt aan de toekomst van duurzame energie.

Je komt terecht in een ambitieus en enthousiast team waar veel ruimte is voor initiatief, eigenaarschap en nieuwe ideeën..

We houden van aanpakken, helpen elkaar vooruit en vieren successen samen.

Je draagt misschien niet direct bij aan de ontwikkeling van onze technologie, maar zonder jou kunnen veel van onze collega’s hun werk niet optimaal doen.

Jouw impact is elke dag zichtbaar.

Samen bouwen we niet alleen aan een nieuwe energietechnologie, maar ook aan een organisatie waar mensen graag werken en het beste uit zichzelf kunnen halen.

Zo zien jouw werkplek eruit

Bekijk hieronder een sfeerimpressie van ons kantoor in Eindhoven.