Office Manager

Werkenbijdeoverheid; Utrecht; Hybrid; EUR 30,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget via Defensie

Defensie uitbetalingsregeling IKP

Job summary

Werkenbijdeoverheid zoekt een Office Manager voor het Expertisecentrum van de Militaire Geestelijke Gezondheidszorg (MGGZ) in Utrecht. Je verzorgt en stuurt administratieve processen, beheert onderzoeksdata en coördineert stages in een deskundig team.

Je ondersteunt daarnaast de verspreiding van kennis via de website en media, en organiseert bijeenkomsten zoals symposia en congressen. Een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast ligt voor de hand.

Qualifications

• Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring in administratief ondersteunende functies.
• Ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur in een onderzoeksomgeving.
• Je bent zeer vaardig in MS-Office en het werken met databases.

Responsibilities

• Administratief beheer: front-office, correspondentie, agenda, dossiers en notuleren van vergaderingen.
• Databeheer & Datamanagement: bijhouden, controleren en verwerken van onderzoeksdata in databases.
• Stagecoördinatie: afhandelen van stageverzoeken, stagiaires inplannen en stageovereenkomsten vastleggen.
• Ondersteuning onderzoek en kennisdeling: beheren van website en media, organiseren van symposia en congressen.

Skills

Organisatie

Communicatie

Notuleren

Databeheer

Stagecoördinatie

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

MS-Office

Databases

Job description

Je komt te werken bij het Expertisecentrum van de Militaire Geestelijke Gezondheidszorg (MGGZ), onderdeel van de Divisie Defensie Gezondheidszorg Organisatie (DGO) van het ministerie van Defensie. Het Expertisecentrum MGGZ heeft als doel om op basis van wetenschappelijk onderzoek aanbevelingen te doen voor de diagnostiek, behandeling en preventie van stress- en trauma-gerelateerde klachten bij Nederlandse militairen en veteranen. Daarnaast coördineert het centrum kennis en ervaring om professionele zorg te bevorderen. Je werkt in een klein, deskundig team van circa 6,5 FTE, bestaande uit onder andere een hoofd, beleidsmedewerkers, wetenschappelijk onderzoekers en adviseurs.

Functieomschrijving
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het verzorgen en aansturen van de administratieve processen binnen het Expertisecentrum. Daarnaast vervul je een belangrijke rol in het datamanagement van onderzoeksgegevens en treed je op als stagecoördinator.

Je werkzaamheden bestaan uit:

Administratief beheer: Je fungeert als het aanspreekpunt (front-office), verzorgt de correspondentie, beheert agenda's, houdt dossiers bij en voorziet in de notulering van vergaderingen. Ook bewaak je de uitputting van budgetten en stelt je managementoverzichten samen.
Databeheer & Datamanagement: Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden, controleren en verwerken van onderzoeksdata in de bestaande databases. Je ondersteunt gebruikers en signaleert eventuele storingen in de systemen.
Stagecoördinatie: Je handelt stageverzoeken af, plant stagiaires in op de juiste plekken, legt stageovereenkomsten vast en zorgt voor het inwerken van stagiaires in de relevante systemen.
Ondersteuning onderzoek en kennisdeling: Je draagt bij aan de verspreiding van kennis door het beheren van de website en media, het beheren van inzetmateriaal voor de mediatheek en het organiseren van bijeenkomsten zoals symposia en congressen.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Tijdelijke aanstelling van 6 maanden met uitzicht op een vaste aanstelling
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Opleiding en ervaring:
Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau.
Je hebt ruime ervaring in administratief ondersteunende functies.
Je hebt ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur in een onderzoeksomgeving.
Je bent zeer vaardig in het gebruik van MS-Office en het werken met databases.

Vaardigheden en competenties:
Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Ervaring met notuleren en administratiebeheer.
Je bent stressbestendig, nauwkeurig en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsbesef.
Je bent een teamplayer die ook een grote mate van zelfstandigheid, inzicht en initiatief toont.
Je bent flexibel en kunt prioriteiten stellen.

Talenkennis:
Nederlands: Uitstekend in woord en geschrift.
Engels: Goed in spreken/luisteren en redelijk in lezen/schrijven.

Hier kom je te werken

De Defensie Gezondheidszorg Organisatie (DGO) is een van de vier divisies van het Defensie Ondersteuningscommando. De DGO ondersteunt de operationele commando’s en draagt bij aan de inzetbaarheid van militairen. Hiervoor bieden we eerste- en tweedelijnszorg, opleidingen en logistieke ondersteuning. Ook ondersteunen we de zorg (inclusief voorbereidingen en nazorg) die de operationele commando’s leveren bij inzet.
De Militaire Geestelijke Gezondheidszorg (MGGZ) is onderdeel van de DGO en levert zowel basis GGZ (BGGZ) als gespecialiseerde GGZ (SGGZ) aan de actief dienende militairen van Defensie en aan post actieve veteranen. De MGGZ telt circa 130 medewerkers verdeeld over 4 regiocentra, een psychiatrische kliniek en een expertisecentrum. De staf van de MGGZ is gehuisvest in Utrecht, de regiocentra zijn gevestigd in Utrecht, Zwolle, Amsterdam en Den Bosch. De nadruk binnen de MGGZ ligt op ambulante zorg, dagbehandelingen en kortdurende opnames. Daarnaast speelt de MGGZ een belangrijke rol in zowel de voorbereiding op uitzendingen als in de zorg tijdens en na uitzendingen in curatief en preventief opzicht.
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.