Office Manager

Hortipoint; Leiden; On-site; EUR 41,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

80% dienstverband

Moderne kantooromgeving

Leiden locatie

Job summary

Hortipoint in Leiden zoekt een gedreven officemanager en productiecoördinator voor de vakbladen. Je bent het organisatorische hart van de organisatie en regelt alles op kantoor, van administratie tot productieplanning.

Je werkt nauw samen met redactie, sales, vormgeving en drukker om publicaties op tijd te realiseren. Een HBO-niveau, organisatorische vaardigheden en discretie zijn vereist; HR-ervaring is een pré. Een 80% dienstverband en een prettige werksfeer bieden ruimte voor initiatief.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Organisatorisch sterk en gestructureerd werken.
• Discretie en integriteit bij vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Proactieve houding en aanspreekbaar op deadlines.

Responsibilities

• Verbindende schakel binnen de organisatie en contactpersoon voor medewerkers en leveranciers.
• Secretariële ondersteuning van directie, bestuur en redacties.
• Ondersteuning van HR-processen en personeelszaken.
• Coördineren productieplanning van vakbladen samen met redactie, sales en vormgeving.
• Ontvangen van bezoekers, telefoon en post; coordineren van facilitaire zaken en kantoororganisatie.

Skills

Coördineren

Secretariële vaardigheden

HR-kennis

Planningsvaardigheden

Klantgerichtheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Kantoorsoftware

Drukwerkplanning

Job description

Hortipoint is de uitgever van vijf vakbladen in de groene en sierteeltsector. Met een team van 24 collega’s wordt gewerkt aan het bieden van vakinformatie, zowel in print als digitaal, aan bloemen-, boom- en bloembollenkwekers en hoveniers. Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega voor de functie van:

Krijg jij energie van coördineren, schakelen, zorgen dat alles op rolletjes loopt en deadlines gehaald worden? Dan zoeken wij jou! In deze veelzijdige functie ben jij het eerste aanspreekpunt op kantoor en de spil van de organisatie. Je combineert officemanagement met de productiecoördinatie van onze vakbladen. Dit werk doe je op kantoor, want jij bent degene die daar praktisch alles regelt.

Je bent het organisatorische hart van ons bedrijf en ondersteunt collega's, management en bestuur bij uiteenlopende werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Fungeren als de verbindende schakel binnen de organisatie.
• Secretariële ondersteuning van directie, bestuur en redacties.
• Ondersteuning van personeelszaken en uitvoering van HR-processen.
• Aanspreekpunt voor medewerkers, leveranciers en externe contacten.
• Ontvangst van bezoek, telefoon en post. Coördinatie van facilitaire zaken en kantoororganisatie.

Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van het productietechnische deel van onze vakbladen. Je werkt nauw samen met redactie, sales, vormgeving en drukker om publicaties tijdig te realiseren.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Afstemmen met de hoofdredacties voor wat betreft de aantallen pagina’s en plaatsing daarvan in de vakbladen.
• Bewaken van de productieplanning van de bladen; zorgen dat materiaal op tijd en compleet wordt aangeleverd door redacties, sales en vormgevers.
• Contact onderhouden met de drukker; praktische afstemming rond drukproeven, oplages en verzending.

Wie ben jij?

• Je hebt een open, vriendelijke en collegiale werkhouding.
• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau.
• Je bent organisatorisch sterk, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen zichtbaar aanwezig zijn op kantoor en geconcentreerd doorwerken aan planningen en stukken.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie rond bestuur en personeel.
• Je hebt een proactieve houding en durft collega’s aan te spreken op verantwoordelijkheden en deadlines.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Je hebt ervaring met plannen, coördineren en het ondersteunen van anderen binnen een kantooromgeving.
• Het is een pré als je kennis hebt van HR-zaken en arbeidsrecht.
• Je bent digitaal vaardig, werkt gemakkelijk met verschillende systemen en pakt nieuwe tools, ook AI, graag op.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid.
• Een centrale rol en een fijne werksfeer in een moderne en informele organisatie.
• Een dienstverband van 80%, te verdelen over vier of vijf werkdagen in de week op kantoor.
• Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling en om het werk op kantoor en in de productie zelf slim in te richten.
• Een werkplek in Leiden, op steenworp afstand van het centraal station en de binnenstad.
• Een salaris van €3.700 tot €4.500 bruto per maand op fulltime basis. Arbeidsvoorwaarden volgens de cao voor het uitgeverijbedrijf.

Ben jij de organisator die zowel kantoorprocessen als uitgeefprocessen soepel laat verlopen? Dan maken wij graag kennis met je.