Office Manager

Museum Sophiahof; Den Haag; On-site; EUR 37,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens Museum cao schaal 8: €

€3.317 tot €4.212 bruto per maand

32–36 uur per week

Eindejaarsuitkering 3,4%

8% vakantiegeld

Reiskostenvergoeding OV/ km

PFZW pensioenregeling

Job summary

Museum Sophiahof in Den Haag zoekt een Office Manager die verantwoordelijkheid neemt en zelfstandig kan werken. Je beheert de dagelijkse organisatie, ondersteunt de directie en vormt een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers en samenwerkende organisaties in het gebouw.

Daarnaast voer je de administratie en personeelszaken uit, onderhoud je contacten met huurders en leveranciers en draag je bij aan een efficiënte, vertrouwelijke administratie.

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau en ervaring in een administratieve of organisatorische functie.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je communiceert gemakkelijk en helder in Nederlands en Engels; Nederlands is voertaal op kantoor.
• Je bent handig met digitale systemen en leert nieuwe werkwijzen snel.
• Je gaat vertrouwelijk om met informatie en hebt oog voor een goede administratieve organisatie.
• Je hebt belangstelling voor cultuur en maatschappelijke onderwerpen en kent of verdiept je in de verhalen van Museum Sophiahof.

Responsibilities

• Beheer van de dagelijkse organisatie, agenda's en afspraken; overdracht van informatie en organisatie van overleggen.
• Ondersteuning aan directie en bestuur; voorbereiden van vergaderingen en notuleren/verslagen.
• Administratie en personeelszaken; verwerking van facturen, contracten en inkoop.
• Contacten en samenwerking met huurders, leveranciers en organisaties in het gebouw; signaleren en initiëren van verbeteringen.

Skills

Zelfstandigheid

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Nederlands en Engels communiceren

Digitale systemen

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Administratieve software

Job description

Een bijzonder museum zoekt iemand die de boel strak organiseert.

Midden in Den Haag, in een prachtig monumentaal pand met een grote tuin, vind je Museum Sophiahof

Een plek vol verhalen over Nederlands-Indië en Indonesië, over oorlog, migratie, verlies en veerkracht. Verhalen die nog altijd actueel zijn en die we graag met zoveel mogelijk mensen delen.

Museum Sophiahof is volop in ontwikkeling. We organiseren tentoonstellingen, lezingen en evenementen, ontvangen steeds meer bezoekers en hebben een museumcafé dat we verder willen laten groeien. Bovendien werken hier verschillende organisaties samen, ieder met een eigen geschiedenis en identiteit, maar met een gezamenlijk doel.

Dat maakt ons museum tot een levendige en soms behoorlijk drukke plek. En juist daarom zoeken we iemand die overzicht brengt, zaken goed regelt en ervoor zorgt dat collega's prettig kunnen werken.

We zoeken een Office Manager die graag verantwoordelijkheid neemt, zelfstandig kan werken en plezier heeft in het organiseren van de dagelijkse gang van zaken.

Wat ga je doen?

Als Office Manager zorg je dat de dagelijkse organisatie van Stichting Beheer Sophiahof goed verloopt. Je werkt nauw samen met de directeur, ondersteunt het bestuur en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega's, vrijwilligers en de verschillende organisaties in het gebouw.

Je werk is afwisselend. Op een gemiddelde dag houd je je bezig met:

• De dagelijkse organisatie. Je beheert agenda's, bewaakt afspraken, organiseert overleggen en zorgt dat praktische zaken geregeld zijn. Je houdt overzicht, ook als er verschillende dingen tegelijk spelen.
• Ondersteuning van directie en bestuur. Je helpt bij correspondentie, het voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van verslagen en het opvolgen van besluiten. Je zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt en afspraken niet blijven liggen.
• Administratie en personeelszaken. Je ondersteunt bij facturen, contracten, bestellingen en de personeelsadministratie. Je werkt zorgvuldig, gaat vertrouwelijk om met informatie en hebt oog voor een goede administratieve organisatie.
• Contacten en samenwerking. Je onderhoudt contact met de organisaties in ons gebouw, huurders, leveranciers en dienstverleners. Je helpt bij facilitaire zaken en het gebruik van onze ruimtes. Je signaleert wat beter kan en neemt zelf initiatief om dat te regelen.

Je krijgt bij ons de ruimte om de functie verder vorm te geven. We zijn een organisatie in ontwikkeling en vinden het prettig als je meedenkt over hoe we dingen eenvoudiger, slimmer en beter kunnen organiseren.

Wie zoeken we?

We zoeken een ervaren, toegankelijke collega die plezier heeft in het ondersteunen van anderen en tegelijkertijd stevig genoeg in zijn of haar schoenen staat om zelfstandig beslissingen te nemen.

Je hoeft niet overal verstand van te hebben. Wel verwachten we dat je zaken snel oppakt, overzicht houdt en verantwoordelijkheid neemt voor wat je doet.

Wat we belangrijk vinden:

• Je hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau en ervaring in een administratieve, organisatorische of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je werkt zelfstandig, bent nauwkeurig en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je communiceert gemakkelijk en helder in zowel het Nederlands als het Engels. Omdat Nederlands de voertaal op kantoor is, beheers je het Nederlands uitstekend.
• Je bent handig met digitale systemen en maakt je nieuwe werkwijzen snel eigen.
• Je hebt gevoel voor mensen en verhoudingen. Je bent vriendelijk en behulpzaam, maar durft ook duidelijk te zijn.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt belangstelling voor cultuur, geschiedenis en maatschappelijke onderwerpen. Je kent of verdiept je graag in de verhalen en gemeenschappen die met Museum Sophiahof verbonden zijn.

En misschien wel het belangrijkste: je bent iemand op wie we kunnen rekenen. Je ziet wat er moet gebeuren, neemt initiatief en blijft rustig als een dag anders loopt dan gepland. Want dat gebeurt in een museum nog weleens.

Wat bieden wij jou?

Allereerst een bijzondere werkplek, midden in Den Haag, met collega's die betrokken zijn bij hun werk en de verhalen die we vertellen.

We zijn een relatief kleine organisatie, met korte lijnen en weinig hiërarchie. Dat betekent dat je veel eigen verantwoordelijkheid krijgt en dat jouw bijdrage direct merkbaar is. Er is volop ruimte om mee te denken en jezelf verder te ontwikkelen.

Daarnaast bieden we:

• Een afwisselende functie voor 32 tot 36 uur per week.
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar, met uitzicht op verlenging.
• Een salaris volgens de Museum cao, schaal 8: € 3.317 tot € 4.212 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur, afhankelijk van je ervaring en inschaling (salarisniveau juli 2026).
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 3,4%.
• 201,6 vakantie-uren per jaar bij een fulltime dienstverband, naar rato bij deeltijd.
• Reiskostenvergoeding op basis van openbaar vervoer (2e klasse) of € 0,23 per kilometer bij gebruik van eigen vervoer.
• Deelname aan de pensioenregeling van PFZW, waarbij de werkgever 60% van de pensioenpremie betaalt.
• Een fijne werkplek in een monumentaal pand met een prachtige tuin en een eigen museumcafé.

Lijkt het je leuk om bij ons te werken?

Museum Sophiahof heeft de ambitie om de komende jaren verder te groeien. We willen meer bezoekers ontvangen, nieuwe mensen bereiken en de samenwerking tussen de organisaties in ons huis verder versterken.

Daar kunnen we jouw hulp goed bij gebruiken.

Denk je na het lezen van deze vacature: dit past bij mij? Dan maken we graag kennis met je.