Office & Customer Support Coordinator

Lightswing; Leeuwarden; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Persoonlijk ontwikkelingsbudget

Hybride werkopties na inwerkperiode

Korte communicatielijnen

Job summary

Lightswing is op zoek naar een Office & Customer Support Coordinator om de dagelijkse gang van zaken op het hoofdkantoor in Leeuwarden soepel te laten verlopen. Je onderhoudt klantencontact, verzorgt administratie, coördineert kantoorfaciliteiten en organiseert interne evenementen.

Je bent proactief in het ontdekken van kansen voor efficiënter werken, ondersteunt HR-administratie en draagt bij aan automatisering en AI-gedreven oplossingen. Een hybride werkomgeving volgt na de inwerkperiode.

Qualifications

• Kandidaten hebben mbo+ of bachelor, met organisatorische flair.
• Ervaring als Office Manager/Executive Assistant of vergelijkbaar in klantendienst.
• Gestructureerde, nauwkeurige en servicegerichte werker.
• Snel nieuwe systemen en tools leren.
• Interesse in procesverbetering en efficiëntere werkwijzen.

Responsibilities

• Ondersteunen van klanten en leveren van uitstekende klantervaring.
• In kaart brengen terugkerende vragen en feedback voor verbetering.
• Bijdragen aan klantenserviceprocessen en het verbeteren van workflows.
• Onderzoeken van automatisering en AI om processen te schalen.
• Agenda's beheren en activiteiten plannen; teammates ondersteunen.

Skills

Customer support

Office management

Executive support

Process improvement

Education

MBO+ of bachelor

Tools

CRM software

Office suite

HR administratie software

Job description

Lightswing® zoekt een Office & Customer Support Coordinator

Locatie: ons hoofdkantoor in Leeuwarden

Startdatum: in overleg

Vind je het leuk om structuur aan te brengen, georganiseerd te blijven en collega’s te ondersteunen? Krijg je energie van afwisselende taken en bloei je op in een rol waarin je de verbindende kracht bent binnen een groeiende organisatie? Dan willen we je graag ontmoeten!

Als Office & Customer Support Coordinator sta je in het hart van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt, zodat je collega’s zich kunnen concentreren op waar ze het beste in zijn. Van klantenondersteuning en administratie tot kantoorbeheer en interne evenementen: jij bent degene die alles op de rit houdt.

Je bent ook proactief in het spotten van kansen om slimmer en efficiënter te werken, of dat nu via procesverbeteringen, digitale tools, automatisering of AI-gedreven oplossingen is.

Je verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Klanten ondersteunen en zorgen voor een uitstekende klantervaring.
• Het in kaart brengen van terugkerende vragen, feedback van klanten en mogelijkheden voor verbetering.
• Ideeën aandragen om de klantenserviceprocessen te verbeteren en te stroomlijnen.
• Onderzoeken hoe automatisering en AI kunnen helpen om processen efficiënter en schaalbaarder te maken.
• Agenda’s beheren en helpen bij het plannen van activiteiten.
• Het organiseren van teamevenementen, verjaardagsfeestjes en interne activiteiten.
• Het coördineren van kantoorfaciliteiten en operationele zaken.
• Ervoor zorgen dat de kantooromgeving goed georganiseerd is en dat alles dagelijks soepel verloopt.
• Ondersteuning van de HR-administratie en aanverwante processen.
• Documentatie en interne administratie bijhouden en ordenen.
• Ondersteuning bij diverse administratieve processen binnen de organisatie.
• Het opstellen en beheren van import- en exportdocumentatie.

Wat neem je mee?

• Werk- en denkvermogen op MBO+- of bachelorniveau.
• Ervaring als Office Manager, Executive Assistant, Customer Support Specialist of in een vergelijkbare functie.
• Een gestructureerde, nauwkeurige en georganiseerde manier van werken.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een servicegerichte instelling.
• Het vermogen om snel nieuwe systemen en tools te leren kennen en ermee te werken.
• Een oprechte interesse in procesverbetering en slimmere manieren van werken.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende rol in een snelgroeiend, internationaal gericht bedrijf.
• Korte communicatielijnen, veel vrijheid en echte impact.
• Een marktconform salaris op basis van je ervaring.
• Een contract voor 32 tot 40 uur per week.
• Reiskostenvergoeding, vakantiegeld en een persoonlijk ontwikkelingsbudget.
• Hybride werkopties na de inwerkperiode.
• Leuke collega's in een klein team waaronder performance specialisten, social marketeers en designers.
• Champagne, taart en drankjes om onze overwinningen te vieren, omdat succes gevierd moet worden!

Lightswing® is hét flexibele ophangsysteem voor hanglampen. Vanuit ons creatieve hoofdkantoor in Leeuwarden werken we aan slimme, stijlvolle oplossingen voor het dagelijks leven. Inmiddels zijn we actief via vier internationale webshops, 25+ marketplaces én ruim 70 winkels in binnen- en buitenland. We combineren de energie van een scale-up met de professionaliteit van een gevestigde naam. En we staan pas aan het begin.