MT-secretaris

Dienst Justitiële Inrichtingen; Den Haag; On-site; EUR 46,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB) 16,5%

OV-reiskostenvergoeding

ABP pensioenregeling

32–36 uur per week

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkhe

Verlof- en cao-regelingen

Job summary

Dienst Justitiële Inrichtingen zoekt een MT-secretaris voor Ontwikkeling & Support (O&S) van het Shared Service Centrum. Je verzorgt secretariële en administratieve ondersteuning, adviseert binnen het managementteam en coördineert MT-overleggen en strategische bijeenkomsten.

Met een HBO-denkniveau en minimaal 2 jaar relevante ervaring werk je aan verslaglegging, planning en afstemming met interne en externe partijen. Voldoende ruimte voor professionalisering en een vast contract na 1 jaar.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring in projectmatig denken en werken in de afgelopen 5 jaar.
• Vermogen om te verbinden tussen interne en externe partijen voor een soepele samenwerking en effectieve besluitvorming.
• Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en overzicht houden.
• Zeer goede schrijfvaardigheid en concreet adviseren in adviezen.

Responsibilities

• Indrukwekkende secretariële en administratieve ondersteuning aan het management van O&S.
• Agendabeheer en advisering van MT-overleggen en annotatie-adviezen bij te nemen besluiten.
• Coördineren, plannen en organiseren van MT-, Coördinatoren- en strategische bijeenkomsten.
• Opstellen en borgen van verslaglegging en opvolging van actiepunten.
• Beheren van communicatie met interne en externe partijen en beheren van rapportages en annotaties.

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Wil jij een sleutelrol vervullen als MT-secretaris bij Ontwikkeling & Support (O&S) van het Shared Service Centrum (SSC), waar je als adviseur in het managementteam een centrale rol vervuld? Ben je kritisch, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische klantgerichte omgeving!

• Den Haag
• € 4.132,00 - € 6.275,00 bruto per maand op basis van 36 uur
• Schaal 11
• hbo werk- en denkniveau
• Min. 32 uur - max. 36 uur per week
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur: 1 jaar
• Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Dit ga je doen

Als MT-secretaris draag je verantwoordelijkheid voor zowel de secretariële als de administratieve ondersteuning van het management van O&S. Tevens ben je adviseur binnen ons managementteam. Je hebt de taak om het MT-overleg, het Coördinatorenoverleg en de strategische bijeenkomsten te coördineren, plannen en organiseren. Daarbij zorg je voor nauwkeurige verslaglegging en opvolging van actiepunten, wat van groot belang is voor de effectiviteit van ons management. Je houdt actief contact met zowel interne als externe partijen, waardoor alle betrokkenen correct en tijdig worden geïnformeerd. Door jouw actieve deelname aan overleggen en het onderhouden van relaties, speel jij een cruciale rol als verbindende factor tijdens belangrijke besluitvormingsprocessen.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:

• Inhoudelijke ondersteuning aan het management door middel van voorbereiding, advisering en administratieve werkzaamheden;
• Agendabeheer in samenspraak met het secretariaat SSC en advisering van verschillende MT-overleggen en brengt annotatie-adviezen uit met betrekking tot te nemen besluiten;
• De secretaris signaleert knelpunten in de beleidsontwikkeling en bedrijfsvoering en rapporteert en adviseert hierover;
• P & C en jaarplancyclus bewaken om te zorgen dat de processen tijdig en volgens plan verlopen;
• Ondersteunen, beoordelen en schrijven van beleidsmatig stukken op tactisch en strategisch niveau van O&S.

Verder

Beoordeel en adviseer je over de kwaliteit van de geleverde diensten en producten aan zowel interne als externe partijen, en geeft het afdelingshoofd en het MT advies over de te nemen besluiten. In samenspraak met het management coördineer en plan je MT-overleggen, andere bijeenkomsten en klantgesprekken, waarbij je ook het besluitvormingsproces en de verslaglegging verzorgt. Daarnaast stel je rapportages en documentatie op, zoals voortgangsrapportages, beleidsdocumenten, annotaties en andere interne documenten, zowel op verzoek van het MT als op eigen initiatief. Je werkt proces- en projectmatig door sturing te geven aan de planning en voortgang, het bewaken van budgetten in overleg met business control en het opstellen van plannen van aanpak. Wat betreft HR, adviseer je over een actueel overzicht van interne en externe medewerkers.

Dit neem je mee

• Beschikt over hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring in projectmatig denken en werken in de afgelopen 5 jaar;
• Kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures binnen het Rijk;
• Vermogen om te verbinden zowel tussen interne als externe partijen, voor een soepele samenwerking en effectieve besluitvorming;
• Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en overzicht houden;
• In staat is om problemen te analyseren en verbetervoorstellen te doen. En bekend met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages.

Dit is je kracht:

• Je bent sterk in het verzamelen, analyseren en verwerken van informatie;
• Zeer goede schrijfvaardigheid en je bent sterk in het schrijven van adviezen;
• Je kan goed processen coördineren;
• Je kan goed onderscheiden welke zaken direct moeten worden opgepakt of op een later moment kunnen;
• Je staat stevig in je schoenen en beschikt over organisatiesensitiviteit.

Dit krijg je

• Salarisniveau: schaal 11
• Maandsalaris: € 4.132,00 - € 6.275,00 bruto op basis van 36 uur
• Dienstverband: arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur: 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week: 32
• Maximaal aantal uren per week: 36

Dit bieden we nog meer

Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij je werk goed kunt doen én met plezier naar je werk gaat. Daarom bieden we veel voordelen die je helpen in je dagelijkse werk én in je ontwikkeling.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor extra geld of verlof. Het IKB bestaat uit je vroegere vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• Je kunt dit budget gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofuren, een bonus of een andere optie die bij je situatie past.
• Reis je met het OV? Dan vergoeden we 100% van je kosten.
• Kom je met eigen vervoer? Dan krijg je een vaste vergoeding. De hoogte hangt af van je afstand en vervoermiddel.
• Een sterke pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor de overheid.
• Werk je 36 uur per week? Dan krijg je 144 vakantie-uren en 64 extra verlofuren via het IKB. Werk je meer of minder uren? Dan passen we dit aan.
• Verschillende verlofregelingen uit de cao Rijk, zoals ouderschapsverlof, zorgverlof of adoptie- en pleegzorgverlof.
• Verschillende opleidingen en trainingen die passen bij je werk en ontwikkeling.
• Praktijkgerichte en persoonlijke opleidingen via het eigen Opleidingsinstituut DJI.
• Met je IKB kun je voordelig een nieuwe (elektrische) fiets aanschaffen. Je krijgt hiervoor een werkgeversbijdrage tot € 500,-. Daarnaast kun je tot € 1.500,- extra inzetten uit je IKB.
• Via bedrijfsfitness kun je met korting sporten op je werkplek of bij een sportschool in de buurt.
• Eens per vijf jaar kun je tot € 750,- vergoeding krijgen om je woning te verduurzamen. Dit kun je aanvullen met € 750,- uit je IKB, zodat je in totaal € 1.500,- kunt inzetten.
• Als ouder krijg je bij DJI gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.
• Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan.

Afdelingsomschrijving

Ontwikkeling & Support (O&S) is de afdeling die het Shared Service Center DJI (SSC DJI) en DJI-brede ketenpartners helpt om slimmer, veiliger en toekomstgericht te werken. We verbeteren en automatiseren processen, verbinden systemen en zetten data om in bruikbare inzichten voor én met onze klanten, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken en medewerkers hun werk met plezier uitvoeren.

Ons werkveld is breed: van digitalisering, robotisering (RPA), workflow en process mining tot business intelligence, data governance, data science en AI. Daarnaast verzorgen we het functioneel beheer van SSC-brede applicaties, zoals Qlik Sense, TOPdesk, Celonis, FCC en Smart-Aim.

Ook zijn binnen O&S belangrijke compliance taken belegd, waaronder wet- en regelgeving, informatiebeveiliging, privacy en de AI Act. Veilig, zorgvuldig en verantwoord omgaan met data staat daarbij altijd centraal. Met onze expertise dragen we direct bij aan goed functionerende dienstverlening vandaag én aan de ontwikkeling van SSC DJI en DJI voor morgen. Onze werkwijze is daarbij helder: toekomstgericht en continu verbeteren.