Medewerker Support Office/ Secretariaat

Eindhoven University of Technology; Eindhoven; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

ABP pensioenregeling

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

29 vakantiedagen (41 mogelijk)

Job summary

TU/e Campus & Facilities zoekt een allround Medewerker Support Office en Secretariaat. Je draagt bij aan de bedrijfsvoering, ondersteunt leidinggevenden en teams, beheert agenda's en mailboxen en organiseert vergaderingen.

Je werkt in een dynamische campusomgeving met aandacht voor klantvragen, administratieve processen en servicegerichtheid. Het dienstverband is 24–32 uur, met mogelijkheden tot verlenging en verdere ontwikkeling.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau met relevante administratieve/secretariële ervaring.
• Affiniteit met bedrijfsadministratieve processen en klantgerichte dienstverlening.
• Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel) vereist.

Responsibilities

• Ondersteunen van bedrijfsvoering van Campus & Facilities en bieden van secretariële ondersteuning aan leidinggevenden en teams.
• Beheren van agenda's en mailboxen, organiseren van bijeenkomsten en voorbereiden van vergaderingen.
• Verwerken van klantvragen, meldingen en aanvragen; bewaken voortgang en doorlooptijden.
• Verzorgen van administratieve data in diverse systemen en signaleren van verbetermogelijkheden.

Skills

Microsoft 365

Klantgerichte dienstverlening

Organisatie

Overzicht bewaren

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Planon

Proactis

Unit4

Job description

Introductie

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van regelen, ondersteunen en verbinden? Vind je het leuk om schakelen tussen klantcontact, administratieve processen en secretariële ondersteuning? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Introductie

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van regelen, ondersteunen en verbinden? Vind je het leuk om schakelen tussen klantcontact, administratieve processen en secretariële ondersteuning? Dan zijn wij op zoek naar jou. Bij Campus & Facilities van de TU/e draag je bij aan een prettige, veilige en goed functionerende campusomgeving voor studenten, medewerkers en bezoekers.

Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie. Enerzijds zorg je ervoor dat klantvragen, orders en administratieve processen soepel verlopen. Anderzijds ondersteun je leidinggevenden en collega's met uiteenlopende secretariële werkzaamheden. Dankzij jouw organisatietalent, dienstverlenende instelling en gevoel voor prioriteiten weet je overzicht te behouden en collega's optimaal te ondersteunen.

Functieomschrijving

Geen dag is hetzelfde. Je werkt in een dynamische omgeving waarin je dagelijks schakelt tussen klanten, leveranciers, collega's en uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden.

Als Medewerker Support Office & Secretariaat vervul je een combinatiefunctie waarin dienstverlening, bedrijfsadministratie en managementondersteuning samenkomen.

Afhankelijk van de vraag vanuit de organisatie, de werkvoorraad en de drukte binnen het team ligt de nadruk van je werkzaamheden afwisselend op het Support Office of op het Secretariaat.

Dit betekent dat je de ene periode meer bezig kunt zijn met klantvragen, orderafhandeling, bedrijfsadministratieve processen en het bewaken van de voortgang van meldingen en opdrachten. Op andere momenten ondersteun je leidinggevenden en teams juist intensiever met secretariële werkzaamheden, zoals agenda- en mailboxbeheer, het organiseren van bijeenkomsten en het voorbereiden van vergaderingen.

Samen met je collega's zorg je ervoor dat de dienstverlening continu aansluit bij de behoeften van de organisatie. Je stelt gemakkelijk prioriteiten, schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en speelt flexibel in op veranderingen in werkdruk en capaciteit. Daarnaast denk je actief mee over verbeteringen in processen en dienstverlening en neem je initiatief om deze verder te optimaliseren.

Kortom: je bent een allround ondersteuner die zich thuis voelt in zowel bedrijfsadministratieve als secretariële werkzaamheden en die, afhankelijk van de behoefte van de organisatie, moeiteloos schakelt tussen beide werkvelden.

Wat ga je doen als Medewerker Support Office en Secretariaat:

Binnen deze functie ligt het zwaartepunt op de ondersteuning van de bedrijfsvoering van Campus & Facilities. Je zorgt ervoor dat klantvragen, meldingen, opdrachten en administratieve processen correct en tijdig worden afgehandeld. Daarnaast bied je secretariële ondersteuning aan leidinggevenden en teams, bijvoorbeeld bij agenda- en mailboxbeheer, het organiseren van bijeenkomsten en het voorbereiden van vergaderingen.

Samen met je collega's van het Support Office & Secretariaat draag je bij aan een professionele, klantgerichte en efficiënte dienstverlening. Je denkt actief mee over verbeteringen in processen en dienstverlening en neemt initiatief om deze verder te optimaliseren.

Wat ga je doen?

• Support Office & Bedrijfsadministratie
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega’s en leveranciers C&F.
• Verstrekken van informatie aan klanten, studenten, medewerkers en leveranciers.
• Registreren, beoordelen en uitzetten van klantvragen, meldingen en aanvragen.
• Uitvoeren en bewaken van het orderafhandelingsproces, waaronder offerteaanvragen, opdrachtverstrekking, dossieropbouw en administratieve controles.
• Registreren van ontvangsten en verwerken van factuurstromen.
• Bewaken van voortgang, doorlooptijden en tijdige afhandeling van klantvragen en opdrachten.
• Beheren, controleren en actualiseren van administratieve gegevens in diverse systemen.
• Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in processen en dienstverlening.
• Secretariaat & Managementondersteuning
• Ondersteunen van leidinggevenden en teams bij organisatorische en secretariële werkzaamheden.
• Beheren van agenda's en mailboxen.
• Plaatsen van bestellingen via digitale inkoopapplicaties.
• Organiseren, voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van correspondentie en documentatie.
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten.
• Ondersteunen bij dienstbrede activiteiten, projecten en personele processen.
• Fungeren als verbindende schakel tussen verschillende afdelingen, stakeholders en externe partijen.

Functie-eisen

• MBO+ werk- en denkniveau, aangevuld met relevante administratieve, secretariële of facilitaire ervaring.
• Ervaring in een ondersteunende functie waarbij dienstverlening, administratie en organisatie samenkomen.
• Affiniteit met bedrijfsadministratieve processen en klantgerichte dienstverlening.
• Ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel.
• Je vindt het leuk, te leren, de administratie in de daarvoor aanwezige applicaties (zoals Planon, Proactis en Unit4) uit te voeren.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer verschillende werkzaamheden tegelijkertijd om aandacht vragen.
• Je bent proactief, servicegericht een teamspeler die eigenaarschap toont en initiatief neemt.
• Je communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en stakeholders.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels (B2-niveau).

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station.

Het betreft een dienstverband van minimaal 24 en maximaal 32 uren voor de periode van 1 jaar, eventueel via onze interne detacheringsorganisatie EuFlex, met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling (Indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd).

Daarnaast Bieden We Jou

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e‑campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend op doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.

Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de volledige levenscyclus van het vastgoed van de TU/e en levert essentiële facilitaire diensten op de 75 hectare grote TU/e-campus. Dit omvat vastgoedontwikkeling, projectmanagement, het beheer en onderhoud van alle gebouwen, installaties en infrastructuur én een breed scala aan facilitaire diensten die bijdragen aan een soepel, veilig en gastvrij verblijf voor studenten, medewerkers, bezoekers en partners.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Edwin Spanjaards, Manager Business Support/ Quality C&F, [e-mail], [phone] of Eveline de Kleijn-Goeloe, coördinator Support Office/Secretariaat, [e-mail], telefoon [phone].

Informatie over de arbeidsvoorwaarden en voor overige vragen kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, [e-mail] of bel 040 247 4486.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.