Medewerker studentenzaken (0,8 - 1 fte)

Universiteit Leiden; Leiden; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,3%

Vakantietoeslag 8%

Pensioenregeling ABP

Reiskostenvergoeding OV

Thuiswerkvergoeding

Laptop en telefoon van de universiteit

Hybride werken mogelijk

Job summary

Universiteit Leiden zoekt per 1 december een Medewerker studentenzaken (0,8-1 fte) voor het Onderwijs Servicecentrum van de Faculteit der Sociale Wetenschappen in Leiden. Je roostert onderwijsprogramma’s, ondersteunt bij vakinschrijvingen en verzorgt studievoortgangsadministratie voor POWE.

Je werkt nauw samen met de onderwijscoördinator, docenten en commissies, en bent first point of contact voor POWEmedewerkers. Hybride werken binnen Nederland is mogelijk.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Uitstekende kennis van Excel en Word.
• Werkervaring in een soortgelijke functie.
• Ervaring met uSis is een pré.
• Ervaring met roosterprogramma TermTime is een pré.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Flexibiliteit en proactieve werkhouding.

Responsibilities

• Roosteren van de onderwijsprogramma’s van de opleidingen van het Instituut Politieke Wetenschap (POWE).
• Nauwe samenwerking en afstemming met de onderwijscoördinator bij POWE over rooster, vakinschrijvingen en benodigde capaciteit.
• Contactpersoon voor medewerkers en commissies van POWE.
• Aanspreekpunt voor docenten.
• Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen rondom de onderwijsprogramma’s van de opleidingen van POWE.
• Voeren van de studenten- en studievoortgangadministratie.
• Het beantwoorden van informatieverzoeken van studenten en docenten vooral per e-mail.
• Administratieve ondersteuning bij de overige werkzaamheden van het OSC.

Skills

Excel

Word

Klantgerichtheid

Teamwork

Proactief handelen

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

uSis

TermTime

Job description

Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies

De Faculteit der Sociale Wetenschappen zoekt voor het Onderwijs Servicecentrum van de Faculteit der Sociale Wetenschappen per 1 december een Medewerker studentenzaken (0,8 - 1 fte)

Hier ga je werken

De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onzewebsite voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Het Onderwijs Servicecentrum (OSC) van de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) is het centrale aanspreekpunt op het gebied van onderwijsadministratie en -logistiek. Studenten kunnen er bijvoorbeeld terecht voor vragen over vakken, tentamens, roosters, studievoortgang, afstuderen en het studievoortgangssysteem uSis. Docenten worden onder andere ondersteund bij de organisatie van tentamens, cursus evaluaties en bij de invoer van studieresultaten.

Het OSC is gevestigd in het Agora-gebouw in Leiden en heeft daarnaast een kantoor in het Spui in Den Haag. Het team bestaat uit ongeveer 20 enthousiaste en betrokken collega’s die samen zorgen voor een goede dienstverlening aan studenten, docenten en opleidingen. Het is een prettig en collegiaal team waarin wordt samengewerkt, kennis wordt gedeeld en ruimte is om elkaar te helpen en van elkaar te leren.

Het OSC bestaat uit een frontoffice waar vragen aan de balie, per telefoon en per e-mail worden beantwoord en een backoffice waar taken plaatsvinden die gericht zijn op de organisatie van het onderwijs. Het OSC ondersteunt de instituten Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie.

Het OSC is op zoek naar een medewerker studentenzaken die fungeert als roosteraar/accountmedewerker binnen het cluster dat verantwoordelijk is voor de opleidingen van het Instituut Politieke Wetenschap. Standplaats voor deze functie is vooral Leiden en deels Den Haag.

• Roosteren van de onderwijsprogramma’s van de opleidingen van het Instituut Politieke Wetenschap (POWE).
• Nauwe samenwerking en afstemming met de onderwijscoördinator bij POWE over rooster, vakinschrijvingen en benodigde capaciteit.
• Contactpersoon voor medewerkers en commissies van POWE.
• Aanspreekpunt voor docenten.
• Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen rondom de onderwijsprogramma’s van de opleidingen van POWE.
• Voeren van de studenten- en studievoortgangadministratie.
• Het beantwoorden van informatieverzoeken van studenten en docenten vooral per e-mail.
• Administratieve ondersteuning bij de overige werkzaamheden van het OSC.

Dit breng je mee

De ideale kandidaat is een kwaliteit-, resultaat- en klantgerichte collega die graag in teamverband werkt en pro-actief het werk benadert en beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Uitstekende kennis van Excel en Word.
• Werkervaring in een soortgelijke functie.
• Ervaring met studenteninformatiesysteem uSis is een pré.
• Ervaring met roosterprogramma TermTime is een pré.
• Affiniteit met softwareprogramma’s en je kunt deze snel eigen maken.
• Flexibiliteit, daadkracht en het vermogen klanten rustig te benaderen als zich een probleem voordoet.
• Het vermogen om goed te schakelen en gemakkelijk in te spelen op veranderende omstandigheden en daarbij beleid weet om te zetten naar uitvoering.
• Het vermogen om knelpunten te analyseren en voorstellen te doen voor verbetering.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Een levendige werkomgeving met veel contacten in een gezellig team. Aanstelling vindt plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal € 3.537,- en maximaal € 4.673,- bruto per maand (salarisschaal 8).

• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor eventueel een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Stephanie Trousselot, Teamleider van het Onderwijs Servicecentrum, [e-mail] . Sluitingsdatum 1 november 2026.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in week van 2 november 2026. Je wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn in deze periode. Indiensttreding bij voorkeur zo spoedig mogelijk.

Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.

• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.

Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid

Faculteit / Eenheid: de Faculteit Sociale Wetenschappen

Contactpersoon: Stephanie Trousselot, Teamleider van het Onderwijs Servicecentrum