Medewerker Personeelsadministratie Reservisten

Werken voor Nederland; Amersfoort; Sur place; EUR 33 000 - 44 000; Plein temps

Résumé du poste

Ministerie van Defensie zoekt een Medewerker Personeelsadministratie Reservisten in Amersfoort. Je bent het betrouwbare aanspreekpunt voor reserveringszaken en zorgt voor orde en naleving van procedures rondom het Reserve-personeel.

Je werkt in het Personeelslogistiek Centrum, combineert zelfstandigheid met teamwork, en verwerkt urenregistratie en werkgeversverplichtingen. Vereisten: MBO 3, Nederlandse taal, ervaring met administratieve processen, en kennis van Microsoft Office.

Qualifications

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• MBO 3 diploma in bedrijfsadministratie of P&A.
• Aanvullende cursussen op administratief personeelsgebied en rechtspositie is een plus.
• Vaardig in Microsoft Office en geautomatiseerde personeelssystemen.
• Minimaal 2 jaar ervaring met administratieve werkzaamheden in een grote organisatie, bij voorkeur overheid.

Responsabilités

• Invullen van informatie- en vraagbaakfunctie en eerste aanspreekpunt voor reservisten.
• Behandelen van informatieverzoeken over procedures, formulieren en administratieve processen.
• Afhandelen van mutatieverzoeken en archiveren van administratieve bescheiden.
• Opstellen en onderhouden van overzichten en managementrapportages.
• Ondersteunen bij aanmelding en registratie voor functie- en specialistische opleidingen.
• Voorbereiden van ceremoniële en representatieve administratieve taken.
• Ondersteunen van bijeenkomsten en evenementen voor reservisten (registraties, aanwezigheidslijsten, nazorg).
• Sollicconstructies en personeelsdossiers; zorgen voor helder overzicht voor de leiding.
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.

Connaissances

Nederlandse taal

Nauwkeurig

Communicatief

Dienstverlenende instelling

Proactief

Formation

MBO 3 diploma bedrijfsadministratie of P&A

Outils

Microsoft Office

Personeelsystemen

Description du poste

Medewerker Personeelsadministratie Reservisten

Vacature kenmerken

Standplaats Amersfoort

Contractduur 24 maanden

Uren per week - 38

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Personeel en organisatie

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij de betrouwbare collega die altijd klaarstaat om een verzoek op te volgen en die voor administratieve orde op zaken zorgt? Communiceer jij op een duidelijke en toegankelijke manier? Dan is dit een mooie baan voor jou: Medewerker Personeelsadministratie Reservisten in Amersfoort!

Defensie is volop in beweging en er wordt hard gewerkt om invulling te geven aan onze Hoofdtaak 1: beschermen wat ons dierbaar is.
Om nog beter invulling te kunnen geven aan deze taak zal de Defensieorganisatie in de komende jaren groeien. Een groot deel van die groei wordt gerealiseerd met aantrekken van reservisten. Zij maken deel uit van de flexibele schil van de krijgsmacht; Reservisten hebben een burgerbaan en daarnaast - vaak in deeltijd - een militaire taak. Hun inzet wordt verwerkt op basis van urenregistratie middels appellijsten.
Als medewerker Personeelsadministratie maak jij onderdeel uit van het P‑administratieteam in het Personeelslogistiek Centrum van de Landmacht. Jouw werk levert actueel inzicht, overzicht en zorgt voor een snelle, juiste opvolging van werkgeversverplichtingen en van informatieverzoeken van reservisten en hun leidinggevenden.
Spreekt dit jou aan? Wil jij bijdragen aan een sterke Reservisten organisatie?

Waar ga je werken?

Als MedewerkerPersoneelsadministratie ga je als burgermedewerker aan de slag bij de staf van het personeelslogistiek centrum van de Landmacht in Amersfoort, op de Bernhardkazerne. Je rapporteert aan de Senior Medewerker Personeelsadministratie en je werkt in jouw team samen met in totaal 6 medewerkers personeelsadministratie en 2 senior medewerkers. Je kunt dus altijd te rade gaan bij een collega! Het team werkt gedurende de week deels op locatie en deels vanuit huis.

Wat ga je doen?

Je zorgt ervoor dat de administratieve en personele processen rondom ons Reserve‑personeel soepel verlopen. Tot je dagelijkse werkzaamheden behoren onder meer:

• Invullen van informatie‑ en vraagbaakfunctie. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor alle administratieve aangelegenheden van reservisten;
• Behandelen van verzoeken om informatie over procedures, formulieren en administratieve processen;
• Afhandelen van mutatieverzoeken, verwerken en archiveren van administratieve bescheiden;
• Opstellen en onderhouden van overzichten en management‑rapportages;
• Ondersteunen bij aanmelding en registratie voor functie‑ en specialistische opleidingen;
• Voorbereiden van ceremoniële en representatieve administratieve taken Ondersteunen van bijeenkomsten en evenementen voor reservisten (registraties, aanwezigheidslijsten, nazorg);
• sollicitaties en personeelsdossiers; zorgen voor helder overzicht voor de leiding;
• Signaleren van knelpunten, fouten, doen van verbetervoorstellen.

Wie ben jij?

In deze leuke baan combineer je zelfstandigheid met een collegiale, dienstverlenende instelling. Je bent daarbij:

• Betrouwbaar & accuraat – je levert kwaliteit en je bent een collega waarop men kan rekenen, ook als het druk is;
• Administratief sterk – je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• Communicatief – je combineert een vriendelijke en zakelijke toon. Je luistert goed, vraagt door en beantwoordt vragen duidelijk en snel.
• Mensgericht & toegankelijk – je snapt het belang van een goede medewerker ervaring; je spreekt de taal van reservisten en officieren en zorgt ervoor dat ze zich gehoord voelen;
• Proactief & oplossingsgericht – je signaleert knelpunten, neemt initiatief en staat altijd klaar met een concrete oplossing;
• Flexibel & leergierig – je beweegt mee als het nodig is en als het kan en je blijft graag bijleren om je rol als vraagbaak in te kunnen vullen.

Wat neem je mee?

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• MBO 3 diploma, bijvoorbeeld bedrijfsadministratie of P&A;
• Aanvullende functiegerichte cursussen op administratief personeelsgebied en rechtspositie of arbeidsrecht zijn een plus;
• Je bent vaardig in het Microsoft Officepakket en in werken met geautomatiseerde personeelssystemen;
• Je hebt al minimaal 2 jaar ervaring met uitvoeren administratieve werkzaamheden in een grote organisatie, bij voorkeur bij de overheid;

Overig:

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.
Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel?

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Dit salaris is op basis van een 38-urige werkweek

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

Wat zegt Krelis over deze leuke baan?

Ik vind mijn werk gevarieerd, maar ook overzichtelijk. Je werkt in een leuk professioneel team waarin er veel kennis is over processen, procedures, wetten en regels. We leren van elkaar en met elkaar. Collegialiteit en een goede onderlinge sfeer is belangrijk, maar daar zorgen we met elkaar voor. We kunnen elkaar aanspreken op zaken die niet lekker lopen, zodat het weer soepel verder kan.
Het werk is afwisselend, dat varieert van het verwerken van mutaties in de diverse systemen tot het opstellen van een beslissingslijst voor in- en uitstroom. De reservisten komen in alle soorten en maten; iedereen heeft weer andere omstandigheden waardoor er allerlei vragen opkomen die net weer nadere aandacht vragen. Sommigen vragen zijn open deur, maar soms verlangt het best wel even wat uitzoekwerk, —maar dat maakt mijn baan juist zo interessant.
En het geeft me een goed gevoel om te zien hoe ik kan meewerken aan het beantwoorden van al die vragen en om de administratie lekker vlot te laten lopen.
Krelis, MedewerkerAdministratieP‑Beheer (Reservisten)

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

De heer A. Crepin
[e-mail]
0612093204